水利工程建设项目档案管理探讨

刘丽（黑龙江省甘南县音河水库管理处，黑龙江甘南162100）



水利工程建设项目档案管理探讨

刘丽
（黑龙江省甘南县音河水库管理处，黑龙江甘南162100）

摘要：随着现代化建设的不断推进，水利工程建设的地位越来越重要，对水利工程进行合理的管理也是十分重要的。其中，对水利工程的项目建设管理是一个关键环节，项目档案管理的效果好坏直接影响水利工程的绩效。但是目前我国的水利工程建设项目管理工作有很多问题，这些问题有人员和非人员两方面的因素。

关键词：水利工程；档案管理；监督管理

1　目前水利工程建设项目档案管理中存在的问题

1.1水利工程项目档案的信息收集问题

水利工程工作量巨大，涉及的问题多，范围广。如果想要真实地反映水利工程在建设过程中的状态还有建设完工之后的使用状况，利用正确充足的信息进行正确的项目档案管理是存在一定困难的。目前很多水利工程档案管理人员只是将工程管理的建造人员移交上来的信息进行一下简单的整理就记录进档案中，并没有亲自进行信息收集，也就谈不上对这些信息的真实性和准确性进行检验，也不能保证信息收集的全面性。档案收集还存在着不能及时采集，信息之所以具备有效性就是在及时的时间反映水利工程工作现场最真实的状况，但是在现实操作中，这点做得很不到位，很多档案管理人员都把对档案的归集整理工作大量的堆积到工程完成后期，完全是为了应付检查而准备。这些问题都是在信息收集过程中存在的不能忽视的问题。

1.2监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高

由于很多领导部门对水利工程中档案管理的工作不重视，导致领导人员对管理项目档案的岗位安排也不重视，这是造成监督管理水利工程项目档案的人员素质水平不高的一个直接原因。进行档案管理的人员基本上是从水利工程建筑一线上退居二线的建设人员或者是刚刚上任的新员工，他们都没有专业的进行档案管理的知识，甚至有的水利工程单位连基本的人员配备数量都不能保证。没有专业的档案管理知识，就会导致工作人员在进行档案管理时不能对档案进行分门别类的处理，导致信息混乱。而且如果工作人员素质水平不高也就不具备管理意识，没有主动去收集资料和主动解决问题的意识，使管理过程中出现的很多问题都得不到及时解决。

1.3对水利工程建设项目档案管理仍采用传统方法

随着科学技术的发展，各行各业都将信息化技术引入到建设环节或者管理过程中，水利工程也在各方面都大量的引进了科学信息技术，但是在对项目档案的管理问题上，信息化技术的投入力度还是不够的。很多单位对水利工程的项目档案进行管理时还是采用传统的方法，采用人员手工填制的方法进行档案增加，在进行查阅时需要人工检索，将档案都统一放置在档案室里，不能通过网络这样便捷的渠道进行查阅。对信息数据的处理方式上也是大部分采用人员分析、人员登记、人员审核的做法，这使得大量的时间和精力被浪费，对保证信息的准确性和及时性也十分不利。

1.4水利工程项目档案管理相关制度和体系不完善

项目档案管理制度不完善会导致很多问题，没有统一严格的制度标准，信息资料登记的不完善全面，使信息内容丢失。没有相应的制度条例和标准来衡量说明哪些是信息应该反馈的重点内容，也会使档案的重点模糊，不能反映真实的情况。没有制度的约束，使得各部门之间的关联性不大，不能有效地进行很好的沟通。领导分工也不明确，不能实施有效的管理，对档案的管理和监督也没有专业的部门和制度保证。而且，即便是有些水利工程所在的单位制定了相应的制度和体系，但是并不会认真的去完成。

2　档案管理过程中出现问题的解决措施

2.1提高对水利工程档案信息收集的效率

针对水利工程的工程量大、范围广、时间长的特点，为了更好地收集到所需信息，可以采取拓宽信息收集渠道的方式来进行收集。比如，可以采取多个部门同时提供和收集信息的方式。在水利工程的建设和建成后维护的过程中，都是需要各部门积极合作，所以信息在各个部门中也是相互流通的。对于信息的收集，不能只是片面地考虑某个部门的信息，而是要从全局出发来收集信息，这样就可以保证信息的全面性，另外，各个部门之间可以对流通的信息进行监督和检验，提高信息的准确性。还可以通过分项目进行信息收集的方法来拓宽收集渠道，这样不仅可以更加详细地反映重点项目的情况，还可以大幅度提高项目的精准性。在水利工程的现场建设情况有新的进展或者发生情况时，相关部门要将这类信息及时记录并且及时移交进行登记，保证信息及时有效，以反映真实情况，不能把信息收集的登记工作推迟。只有这样，才能让信息为项目档案的建立以及水利工程的实施提供帮助。

2.2提高人员素质水平

对档案管理工作进行精良人员配备十分重要。应该吸收有专业档案管理知识的人才，保证档案管理部门的职工数量。为了提高工作人员素质，应该定期举行专业知识讲座，定期进行人员培训、进修。为了适应现代管理技术的发展，应该讲解信息化技术在项目档案管理中的应用。该提高管理工作人员工作意识，认识到自己工作的重要性，提高工作的认真程度和谨慎性，主动做好本职工作，改变传统项目档案管理思想，运用现代思想进行水利工程项目档案管理。

2.3提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平

科学技术的飞速发展为提高工作效率带来了福音。企业应提高水利工程建设项目档案管理的信息化水平，不能再应用传统的方案进行项目档案的管理。对不同的水利工程项目建立专门的信息系统，信息在系统中自动生成，在记录档案时可以直接使用，档案建立完成后可以智能校验。如果要查阅档案，也可以通过对信息系统进行检索操作来方便快捷的进行查阅，节省大量人力物力及时间精力，提升档案建立的真实全面性。

2.4建立完善的水利工程项目档案管理体系和制度

对水利工程建立完善的档案管理体系和制度要贯彻国家有关的法律法规、条例政策，还要结合自身水利工程的特点来制定统一的标准，使得档案建立的过程中，有据可依，明确什么是重点内容，内容应该怎样建立的问题。同时，还要加强各部门之间的沟通交流，让项目档案管理的体系和制度形成一个整体。制度和体系一旦建立，各部门就要严格实施，不能应付了事。

3　结语

水利工程在现代化建设中的作用越来越大，其过程中的任何一个细节都不能放过。对于水利工程项目档案建设管理中存在的信息收集不到位、人员素质不够、信息化技术应用不够、制度体系不完善的问题，应该采取提高信息收集的效率、加强人员素质、大量应用信息技术、完善制度体系的措施。

参考文献：

［1］张艳铃.浅析水利工程建设项目档案管理［J］.科技情报开发与经济，2011，（10）：55.

［2］徐红.水利工程建设项目档案管理探讨［J］.江淮水利科技，2012，（04）：39.

中图分类号：TV512；G271

文献标志码：A

文章编号：1674- 8646（2016）02- 0122- 02

收稿日期：2015- 12- 15

作者简介：刘丽（1982-），女，黑龙江甘南人，学士，馆员，从事档案管理研究。