浅谈档案人员在信息化建设中的素质提高

杨祯（中国电子科技集团公司第49研究所信息中心，哈尔滨150001）



浅谈档案人员在信息化建设中的素质提高

杨祯
（中国电子科技集团公司第49研究所信息中心，哈尔滨150001）

摘要：新形势下的档案管理具有综合性、系统性、整体性等特点，是一项复杂的系统工程。作为档案的管理者，档案人员保管着档案本体，承担着重要作用，其素质直接影响档案事业的发展。从档案管理信息化出发，对现阶段信息化背景下档案工作存在的问题及难点进行了分析，重点探讨了新形势下档案工作人员的素质培养。

关键词：信息化建设；档案人员；素质提高

时代在进步，社会在发展，随着信息化的逐渐推进，越来越多的数据被统计，越来越多的资料被保存。面对繁复驳杂的档案资料，信息的保存、检索、使用面临着新问题，档案管理的价值日益提升。档案工作的任务、工作环境、服务职能、管理方式等都发生了很大的变化。

1　现阶段档案人员存在的不足

1.1工作思想，落后时代

信息化档案管理方兴未艾，档案工作人员不适应信息化档案管理，有一大部分档案工作人员思想因循守旧，依然持有“档案工作人员要求仅包括熟悉业务，编研，馆藏，并能够保守机密文件”这种理念。与以前简单的纸质资料相比，新时代资料无论是从数量还是质量都有着爆炸式的疯狂增长。如果不能改变工作思想，因循守旧，故步自封，必然会使得档案管理的速度和质量的下降，产生一系列的不良影响。除此之外，观念的陈旧会使一些人缺乏创新的思考，更不愿和外界交流，不利于档案管理的发展。

1.2不思进取，方法陈旧

新时代的档案管理是以信息技术广泛应用为主导,档案信息资源建设为核心,信息网络为基础,信息人才为依托，不同于以前简单的以保管档案为目的，它是一个以处理各类材料，管理档案工作室，监督档案的流动为核心，以档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系，需要大量的创新型、能力型人才。而当前的档案人员多数能力不足，有的甚至存在档案工作是“档案工作是一生一阶段受一次性教育就一劳永逸的”观念而不思学习，导致专业知识匮乏，难以有力的利用各种新型技术对档案进行管理与处置。档案处理归类速度下降，拖慢了档案被检索、应用的效率，可能产生拖慢社会建设的脚步，引起一系列不利影响。

1.3自我约束，统一监督

我国信息化档案管理还处于起步阶段，难免会存在较多的问题，档案工作不像薪酬等工作，对错立竿见影，有时很多年后才会发现错误，由于错误不易及时发现，甚至出现档案人员钻空子篡改档案资料，扭曲档案内容。这会影响档案的真实性，让档案的使用者蒙受不必要的损失，同时对档案的提供者的信誉造成影响。工作者不规范的行为也会对我国广大人民群众产生不利的引导与影响。这种现象的解决单纯依靠档案人员的自我监督与检查核实是远远不够的，更需要档案管理部门的监督与约束。只有两者并行，才能提高服务质量，让档案更好的服务于社会主义建设。

2　如何提升档案人员素质

2.1抛弃固守，沟通交流

不同于以前的档案管理，新形势下档案的信息化建设工作范围广，工作难度大，对档案工作者提出了新的、全方位的工作要求。让档案工作人员改变陈旧固守的思维方式是一项巨大挑战。新的工作要求档案人员虚心开放，接受并借鉴有意义的、国内外新的工作思路与方式，用发展的眼光看待档案工作，有针对性的、有序、高效的解决工作中遇到的问题，处理新情况。同时档案人员也应将视野放开，不仅仅把档案工作放在档案馆里。长期以来，档案馆资源导向型服务方式是制约档案信息化和档案价值广泛实现的重要瓶颈。因此档案人员应转换为以用户需求为核心，满足用户各层面需求的服务。比如档案馆可以和科研单位建立合作，也可以与企业单位建立联系，以一种开放的姿态面对世界，可以对双方起到互利共赢的作用：二者横向联系，各取所长并共同发展。对于前者，科研人员是档案的直接使用者，在使用过程中，科研工作者可以给予档案馆的各项业务工作指导或参与档案馆的科研培训工作，使档案馆的基础工作有极大改变，档案馆人员的素质得到了提高。对于后者，可以对档案工作者提供经济上、技术上的支持，这种三位一体、共同发展的模式使得档案工作的效率及质量稳步的提高。

2.2开拓创新，掌握知识

信息化档案建设工作意义重大，在互联网飞速发展，网络沟通日益频繁的今天，以计算机和软件应用为标志的档案网站的建立与维护，可以及时有效地让档案发挥其应有的作用，让档案更好地服务于社会。除了简单的提供资料查询外，还可以通过网站普及宣传国家一些新的政策，提供在线答疑等服务，而这一切的基础都是档案人员能够熟练的使用计算机，可以说熟练使用计算机是新时代对档案人员的基本要求。因此，档案部门对档案人员的定期技术培训，考核来强化工作人员对新工具的使用，以组建一支高素质的档案管理队伍势在必行。目前档案机构只有增加高学历的专业人员，加快专业人员知识更新速度，档案人员才能跟上时代发展的步伐，实际技能才能满足现代化档案馆服务手段和服务职能的要求。技术在迅猛发展，社会在不断进步，面对新的机遇与挑战。为适应档案事业的需要，档案部门的领导应站在新的高度，以开拓进取的精神，紧密结合新的工作要求，用新的眼界、新的思考方式，研究新的管理理论、探索管理方法、创造新技术、解决新问题，与时俱进，担负起推动档案事业现代化建设的历史使命。档案人员本身也应该改变观念，以新的知识学习为工作的主要内容之一，进行以系统进修、培训或自学为主要形式的素质教育，将成为档案工作者任职的继续教育与“终身”教育合二为一。

2.3统一规范，加强管理

档案信息化建设拓宽了获取档案信息的渠道，使档案信息的检索、获取、使用更加便利。但是，档案人员工作的失职导致的档案泄露、丢失现象也日趋严重。档案的泄露会给档案的提供者和获取者双方造成不可估量的影响和损失，尤其是一些重要的档案，其损失和影响甚至不低于一场小规模的战争。因此，更要求档案工作人员认真学习党的政策、法规。国家也可以设立法律，以法律的力量规范和约束档案工作人员，让档案工作更加透明，更好地服务于社会发展。

3　结语

信息化时代，档案管理工作要求工作人员具有更高的道德素质和文化素质，这两种素质将直接影响档案工作的效率与质量。档案工作者只有与时俱进的不断学习，不断实践，才可以不断提高自身综合素质。档案部门也应当加强对档案人员的素质培养及监督，使用新思想、新要求，加倍努力，才能提高档案管理系统人员的整体素质，让档案管理更加科学、有效，为实现中华民族的伟大复兴的美好蓝图贡献力量。

参考文献：

［1］韩晓梅.信息化背景下档案工作者的素质培养［J］.林区教学，2013，（04）：195.

［2］郑超仙.浅谈提高档案工作者的素质加快档案信息化建设的步伐［J］.黑龙江科技信息，2011，（21）：231.

中图分类号：G270

文献标志码：A

文章编号：1674- 8646（2016）02- 0095- 02

收稿日期：2015- 12- 25

作者简介：杨祯(1984- )，男，山东掖县人，学士，助理工程师，从事档案信息化研究。