新时期人事档案管理信息化建设研究

杨秀梅

（吉林省柳河县公路管理段，吉林柳河135300）

新时期人事档案管理信息化建设研究

杨秀梅

（吉林省柳河县公路管理段，吉林柳河135300）

信息化时代把各行各业都推入到数字化管理大门中，研究新时期人事档案管理信息化成为现代管理的客观要求。从新形势下建设人事档案管理信息化必要性、人事档案信息化管理现状、构造人事档案管理信息化措施三方面进行阐述，以加快人事档案管理信息化构造。

人事档案；管理信息化；建设；研究

1 新形势下建设人事档案管理信息化的必要性

1.1 努力构建现代化人事档案管理形式

人们处在强大的信息时代，时代要求人们挖掘各类信息，因此打造人事档案管理信息化，建设现代化人事档案管理模式是目前急需解决的问题。只有跟随时代步伐，方可将繁重的工作变为灵活机动的流程。只有档案管理实现信息化，方可从源头上让人事档案管理工作效率得到提高。

1.2 推动人事档案信息资源实现共享

信息化强化关联效应，交叉管理应用不同信息，可以变信息为商机。换言之，在现代市场经济条件下，信息资源已成为重要战略资源。开展人事档案管理信息化建设，可以让人才最大价值得到发挥，人事档案信息资源实现共享，为现代化建设提供服务，运用科学化管理给人事信息实施加密措施，推动人才发展。

1.3 便捷查阅人事档案信息

从前需要很长时间才能查阅到一个档案，现在通过计算机的集成处理，无论复杂程度多高的数据都能很快处理，查阅时间缩短，查阅程序得以简化。数字化与电子化在很大程度上让档案查阅变得更为便捷。高数字化已取代馆藏人事资料与纸质档案信息，给人们随时查阅人事档案信息提供便利，让档案使用价值得到充分发挥。

1.4 档案资源得到有效开发与运用

计算机的运用使开发与应用档案信息资源的比重大为提高，在人事档案管理方面，发挥了巨大作用。这一新型管理模式推动转变管理方式，尤其是提升了人事档案利用率。人事档案本身就是给人事工作提供服务，开发与运用软件可以构建立体化、全面化、多层次人事档案资源集成模式。这种新型管理模式完全可以满足新时期档案工作的各种要求，适应社会发展，为经济建设提供服务。

2 人事档案信息化管理现状

2.1 意识淡薄，重视程度不高

在我国，一般事业单位对人事档案管理信息化工作都不太关注。大部分把它看成是个辅助类工作，无须当成重点工作来完成，未从思想意识上认清人事档案管理工作的重要性。意识淡薄，加上缺少财力与人力投入，人事档案管理信息化建设发展受到严重制约。

2.2 传统管理模式效率不高

一些事业单位仍沿用传统管理模式管理人事档案，出现大量重复性劳动，工作效率大打折扣。同时，当今实体档案仍占据主导地位，运用这些人事档案，反复多次翻阅易损坏档案，档案保存就难以落到实处。

2.3 人事档案数据库系统不完善，信息安全建设滞后

在我国，不少事业单位都不太重视建设人事档案管理信息化的基础设施，更没有系统化且整体性强的数据库，数据收集不全，一些信息存在错误，未及时更新信息，从而人事信息相对混乱。实现计算机管理的项目仅仅是档案目录编辑、人员基本信息、档案转递等，信息化程度不高，也就无法实现资源共享。

2.4 缺乏素质高、复合型人才

通常情况下，采用手工方法装订传统人事档案，不要求有高素质人员。但是人事档案管理正慢慢朝现代化方向迈进，这就需要有一批复合型且高素质的人才加入到人事档案管理队伍当中来。

3 实现人事档案管理信息化的措施

3.1 更新思想、完善制度、增加投入、强化队伍建设

要以更新思想、转变观念作为建设人事档案管理信息化的准入点，从思想源头上明确人事档案管理工作的必要性，提升数字化管理工作的意识。通过不同途径募集资金，以支付建设信息化与运行系统的费用，加大力度开发软硬件基础设施，努力构建人事档案信息化网络。另外，建设系统安全保密机制，打造高素质队伍，制定高效率培训机制，打造出一批复合型人才。

3.2 大力推进人事档案信息数据库网络化的建设

把事业单位网络服力器作为数据平台，加强网络与人事档案管理信息化的辅助软件建设，给予安全性高且可信赖的信息服务网络，以扩大人事档案信息化所涉及范畴。此外，依据职能部门管理权限的差异，分别规划出不同的模块，整合相关部门数据，以打造全面的计算机网络化管理模式，使人事档案管理信息化网络系统呈现整体化、智能化且多层次的特点，为决策人事提供可参考的数据。

3.3 提高档案管理人员的素质与能力

在人事档案管理信息化建设工作中，需进一步提升档案管理人员基本素质与工作能力，使其服务水平迈上新台阶。在开展人事档案信息化管理工作时，需运用计算机加工处理文字、声音、图像等，用数字化方式存储人事档案信息，并利用人事档案管理平台传输与共享人事档案，以满足人们对人事档案的要求。档案管理人员要具备处理信息的基础知识，掌握相关档案管理知识，带着高度责任意识加入到人事档案管理信息化建设工作中，推动人事档案管理水平提升。

3.4 加强人事档案管理信息化系统的网络安全

网络安全防护工作需要从以下几方面着手：首先，高度关注网络安全检测，在共享网络设备上安装入侵检测系统，适时对进出网络数据进行统计分析，一旦出现安全隐患，立刻进行处置。其次，实施有效安全防护手段，严格划分各类信息资料秘密等级，设立查阅限制，通过密码与身份对其进行确认，防止破坏或泄漏人事档案，数据库适时进行备份。最后，设立软件系统的访问限制，或通过防火墙控制访问行为。运用以上措施，强化管理信息库，更好地维护信息库。

4 结语

档案管理未来发展趋势是档案管理信息电子化，但是，档案管理信息化建设将是一项耗时长、系统化且复杂程度高的工作，不但档案管理人员要积极参与，单位内部其他人员也要积极配合。对档案管理部门在信息化建设中出现的问题，要高度重视，适时实施针对性强的手段或措施，推动档案管理部门尽快实现人事档案管理信息化，以更好地应对社会经济的快速发展。

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［4］王艳秋.浅谈新时期人事档案管理信息化建设［J］.黑龙江史志，2015，（35013）：156.

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［6］史晓璐.论新时期人事档案管理信息化建设［J］.才智，2014，（06）：299.

Research on personnel archives management informatization construction in the new era

YANGXiu-mei
（Liuhe CountyHighwayManagement Section ofJilin Province，Liuhe 135300，China）

All walks of life have been pushed into the door of digital management，personnel archives management informatization has become the objective requirements of modern management.This paper elaborated from the aspects of the necessity，management status and management measures so as to speed up personnel file management informatization construction.

Personnel archives；Management informatization；Construction；Research

G275.9

A

1674-8646（2016）13-0142-02

2016-05-24

杨秀梅（1970-），女，吉林柳河人，馆员，学士，从事档案管理研究。