提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

冯跃萍

（吉林省地矿测绘院，长春130062）

提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

冯跃萍

（吉林省地矿测绘院，长春130062）

档案管理对于事业单位的整体发展有着十分重要的作用。对档案进行全面的管理，不仅是对事业单位内部档案内容的整理和完善，也是实现档案管理标准提升的重要途径，对于单位的长远发展具有重要意义。当前，管理工作越来越倾向于信息化的管理方式，因此，如何做好事业单位档案管理的信息化建设，成为事业单位档案管理工作的重点内容。

事业单位；档案管理；信息化

1 档案管理信息化的意义

一方面，通过信息化数据库的建设，能够使档案信息内容以数据的形式保存下来，这对于档案管理工作而言是非常重要的。数据化的管理方式能够提升档案管理的准确性，在一定程度上规避由于传统档案管理形式带来的人为影响，这对档案工作来说是非常重要的，也不允许出现任何差错。因此，利用信息化的数据形式能够规避档案中的错误，提升档案的整体水平和标准。另一方面，在档案管理工作中，利用信息化的档案管理方式，有利于提高档案管理工作的效率，对于档案管理工作水平的提升是有重要帮助的。从这个角度来说，传统的档案管理方式对于人力管理的成本要求比较高，对于管理人员来说，这种工作方式带来的压力比较大，负担沉重。实行信息化档案管理后，档案管理人员可以参与到数据化、信息化的管理工作模式中，对档案信息进行管理和规范，电子化的运行方式大大缩短了档案管理工作需要耗费的时间，提升了工作的准确性，保障了工作的质量。因此，开展档案管理信息化工作，也能在很大程度上实现档案管理标准水平的提升。

2 事业单位档案管理信息化开展中存在的问题

2.1 事业单位档案管理信息化的硬件设施支持不足

硬件设施建设是指在信息化实现的过程中，事业单位实现档案管理数字化的硬件设备保障，包括数据化的管理设备等，是支持单位档案管理工作顺利开展的重要设施。当前，在事业单位档案信息化管理方面，很多事业单位内部缺乏足够的资金用于支持档案信息化管理工作的开展，主要表现在信息化档案管理设备采购资金不足，现有的档案管理基础设施陈旧老化，已经不能很好地满足信息化档案管理工作开展的要求。在信息化档案管理工作中，信息化管理的设备是档案管理工作开展的基础，也是进行档案数据化管理的重要支撑，但是目前这方面仍存在明显的欠缺和不足。

2.2 事业单位档案管理人员对于信息化管理的认识存在不足

在事业单位档案管理工作的开展过程中，除了要有专业的档案管理工作设备，档案管理工作人员对于信息化工作开展的认识也是非常重要的，只有具备了更加专业的档案管理工作认识，才能在档案管理工作中全面践行信息化的管理工作标准，提升管理能力。

从目前事业单位档案管理工作的发展情况来看，在很多事业单位中，档案管理工作人员对管理工作的认识比较守旧，档案管理工作思维和工作意识还停留在比较传统的管理思想角度上，这与档案管理工作人员的工作特点有很大关系，很多事业单位对于档案管理工作人员的要求不高，工作考核标准宽松，直接影响了档案管理人员管理思维的形成和管理思想的全面发展。此外，档案管理人员思想意识不到位，在很多事业单位内部，档案管理人员年龄普遍偏大，这些管理人员对于档案管理工作的思想认识已经固化，改变空间不大，对于接受新的信息化档案管理工作方法，在思想认识方面还存在很多不足。

2.3 事业单位档案管理工作培训力度存在不足

如何更好地实现档案的信息化管理，从一定程度上来讲，考验的也是事业单位内部管理层对于档案信息化管理工作的认识是否到位，这种认识表现在两个方面：第一，从软件设施的培养角度，事业单位对档案信息化管理工作开展是否具备高度的培养能力。如今，事业单位内部管理层对档案信息化管理工作的认可程度不高，管理层对信息化的重视水平有限，直接影响了事业单位信息化工作的全面开展，因此，从这个角度来说，事业单位档案信息化管理工作的开展面临的各种问题和阻碍得不到及时有效的解决。第二，从事业单位对档案信息化管理工作开展的支持程度角度而言，在事业单位内部，缺乏全面的档案信息化管理工作相关培训，无论是技术方面的培训，还是管理思想方面的培训，都是很多事业单位发展中存在的短板。而从培训角度来说，对事业单位档案信息化管理工作开展各种培训，也是提升信息化档案管理工作软实力的重要手段。

3 开展事业单位档案信息化管理工作的对策分析

3.1 加强对事业单位内部档案信息化管理基础设施的投入

要想更好地推进档案管理的信息化工作，基础硬件设施一定要到位，需要事业单位内部提供更加丰富的资金，用于购置相关档案信息化管理工作的基础设备。在单位内部的财务预算方面，应增加对专业信息化设备的投入，全面评估单位内部的发展情况，对单位的设备需求有一个基本的把握，为档案管理信息化的开展提供更加有针对性的档案管理设施。

3.2 细化对档案管理工作的考核标准

事业单位内部要有针对性地对档案管理信息化工作进行考核，提高对档案管理工作人员的考核标准，针对当前档案管理工作的发展情况，进行进一步的考核设计。在考核标准设定过程中，要注重将信息化档案管理工作情况纳入档案管理工作考核标准之内，通过这种方式，能在一定程度上激发档案管理工作人员对于档案管理工作的全面认识，提高工作人员对档案管理的重视程度，在思想上对档案管理工作人员进行培养。

3.3 加强对档案管理信息化的培训工作

培训是实现档案管理信息化的另一个重要手段，在事业单位发展过程中，档案管理工作的信息化缺乏先进的技能培训和管理思想培训工作，未来，单位要注重从这些方面加大力度。一方面，要重点加强对事业单位内部的信息化技能培训，从技术角度提升工作人员的能力，进而提升档案管理的工作水平。另一方面，从管理思想的角度，要不断对管理人员进行思想培养。

4 结语

档案管理的信息化标准还在不断推进，未来，事业单位要更加重视档案的信息化管理工作，从多角度提升档案管理的信息化水平。

［1］粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略［J］.东方企业文化，2013，（16）：128-129.

［2］项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设［J］.科技资讯，2013，（30）：214-216.

［3］陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究［J］.赤子（上中旬），2015，（07）：144.

Strategies of enhancing record management informatization of institutions

FENGYue-ping
（Mineral Surveyingand MappingInstitute ofJilin Province，Changchun 130062，China）

Record management has a very important role for overall development of institutions.Comprehensive management of archives can not only perfect records of institutions，but also raise the standard of records management，which has an great significance for long-term development.Currently，management has increasingly inclined to information management.Therefore，informatization management has become the focus content of institutions'record management.

Institutions；Record management；Informatization

G275.9

A

1674-8646（2016）13-0138-02

2016-05-12

冯跃萍（1979-），女，吉林公主岭人，助理馆员，学士，从事事业单位档案管理研究。