浅谈水利管理档案工作中的几点做法和体会

潘小玲

（甘肃省水利厅水利管理局，甘肃 兰州730000）

浅谈水利管理档案工作中的几点做法和体会

潘小玲

（甘肃省水利厅水利管理局，甘肃 兰州730000）

水利管理档案是水利管理工作环节中不可缺少的一部分，为灌溉工程管理、水库河道管理，计划经营管理等工作提供了文字和数据资料，笔者通过自己在水利管理档案工作中二十几年的工作经验，浅谈了自己的工作体会。

档案管理；水利

水利管理档案产生于整个水利工程基本建设和运行管理全过程，贯穿着工程项目前期工作、项目建设管理和项目建后管理等环节，包括资金下达、方案审查、招标投标、勘测设计、工程施工、建设监理、质量监督等，是水利工程建设全过程的真实反映与记录，是在项目工程建设过程中形成的对水利工程管理单位有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的文件资料，是项目工程建设过程中和竣工验收时必要的条件，是水利工程建设、生产运行、检修扩建等各个阶段的计划决策的重要依据。因此水利工程档案管理的质量成为影响水利工程质量的重要因素，在水利工程建设和工程运行管理中占据非常重要的地位。

1　现存档案情况

甘肃省水利厅水利管理局是具有行政职能的县级事业单位，档案专职人员1名，档案库房40m2。截至2013年，共归档各类案卷1548卷，9959件，底图75张，非纸质载体档案361盘。其中，文书档案812卷，9959件，非纸质载体档案305盘；科技档案540卷，底图75张，非纸质载体档案56盘；会计档案194卷。永久保存档案1100卷，6936件。

2　档案管理工作中的主要做法

2.1健全制度

认真学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》以及《甘肃省档案工作规范化管理实施办法》等法律、法规，建立健全各种规章制度，制定了《档案保管制度》《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案工作人员职责》等，从规章制度上加强了对档案的管理。同时还制定了《文书档案管理办法》、《科技档案管理办法》、《电子文件管理办法》、《归档文件整理规则》、《文件材料归档范围保管期限》等，确保了档案管理工作的规范和整理工作的有章可循。同时，“建立了内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中”［1］。

2.2分工明确

为了档案管理工作顺利有序开展，落到实处，形成了分管领导全面负责、办公室主任亲自抓、档案管理人员具体管、科室指定专人具体负责的档案管理网络。明确了档案分管领导、档案专职人员、档案兼职人员等职责，使档案管理真正落到了实处。

2.3督促指导

档案归档管理工作能否做全、做细、做准，能否真正发挥它的作用，最重要的是归档的文件材料是否能收集齐全，这是做好档案管理工作的前提，如果文件材料收集不全，业务水平再高的档案人员也只能望文叹息，只有收集齐全了，才能按档案管理的标准进行整理、分类、编目、装盒，上架。为了确保档案的齐全、完整，做到不散、不乱、不丢、不坏，每年档案管理人员都要多次深入科室，对科室收集的文件材料进行督促、检查、指导，使收集的文件材料尽可能齐全，确保文件材料归档的完整性。

2.4强化意识

档案管理人员的责任意识是搞好档案工作的关键，这就要加强档案人员责任意识教育，要求档案管理人员本着对历史负责、对单位负责、对人民负责的精神，要有责任心、有耐心、更细心、而且还要有良心，自觉从思想上、行动上热爱档案工作，确保档案安全，发现问题及时解决，不断增强档案利用的安全意识，正确处理好安全保管和方便利用的关系，确保档案不丢失、不损坏，档案信息不失密、不泄密。

3　档案管理中的几点体会

3.1领导重视是搞好档案工作的关键

前些年，由于对档案工作重要性认识不够，不太重视档案工作，档案室硬件投入不足，档案室、阅览室、档案管理人员办公室合署在一起，科室新调入暂时没地方安排的工作人员、没有岗位的工作人员都被安置在档案室办公，仅有的几组档案存放柜也柜锁不全，锈迹斑斑，破烂不堪。总之，档案室是一个人人都可以随意进出的公共场所，没什么秘密可言，也没必要保密。

近几年，领导比较重视档案工作，经常强调档案工作的重要性，特别在科级干部会议上时常询问科室领导文件资料的收集整理情况，加大了对档案设施的投入，按照档案管理的有关标准对档案室进行了整治，把档案室与阅览室、办公室分开，并安装了密集架和遮光窗帘，购置了防磁柜等等，使档案室面貌焕然一新，成了名符其实的档案室。同时，领导不定时询问并解决档案工作中存在的问题，督促科室分管领导及科室负责人每年按时收交各科室业务工作资料，以便档案室统一归档。

3.2吃苦敬业是搞好档案工作的根本保证

档案工作看似简单，实为繁琐，档案管理人员如果没有很强的敬业精神和耐心细致的负责态度，档案工作也很难搞好。以前档案人员对形成的需要归档的文件资料，只按文件的大致内容和文件作者分类、组卷，没有明确的保管期限，查找起来极不方便，且有不少文件由个人和科室保管，使文件未能转化为档案，这些文件没有专用档案柜，到处堆放，污损、丢失严重，使一些该归档的文件材料没有归档，造成档案的利用率低下。

为了从根本上解决档案不齐全、不完整、不统一的问题，使职工明白文件资料属于单位不属于科室和个人，在领导的支持下，档案人员决定对单位成立以来所有归档的和未归档的文件资料进行一次大的清理整顿，再不能“头痛医头，脚痛医脚”了，以从根本上解决档案不全、难查、利用率低下等问题。针对问题，一是档案管理人员提出了具体的整改方案；二是单位从业务科室抽调了两名档案兼职人员协助档案室工作；三是单位几次下文督促。分管领导和档案管理人员多次深入科室，要求科室及个人把历年的文件（包括文书材料、科技材料、声像材料、会议材料等）进行全面清理，该存的存，该交的交。档案室将收集的文件资料按照省档案局统一标准进行整理，对历年来不符合要求的案卷重新拆卷、添补、整理、装订、换封等，使长期分散于科室和个人手中的材料得以妥善保管，从而加强了对文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、实物档案等各类档案的归档立卷工作，以保证档案的齐全、完整与安全。

这项工作前后用了两年多时间，整理了单位成立以来30多年的文件资料，整理中我们采取了按年度从后往前推的办法，遇到不懂的问题，及时请教厅档案管理人员和档案局有关人员，还邀请了档案局业务指导处的两位同志到单位具体指导，避免多走弯路，确保了各门类档案的集中统一管理和有效利用，使档案保管条件符合国家规范要求，保证了档案的安全，使不同时期的档案都能排列有序，标识清楚，便于查阅、开发和利用，基本实现了档案管理的标准化、规范化、现代化、

3.3理论与实践相结合是搞好档案工作的基础

“现代档案工作者一定要有丰富、广博的知识，政治、经济、科学、文化方面的知识都要掌握一点，还要学习一点外语，这样才能不断适应新时期、新形势对档案工作的要求”［2］。所以档案工作者不能整天只坐在室内，与案卷照面，与资料为伴，还必须加强档案管理人员的思想政治觉悟、档案意识和敬业精神。多学习、多关心、多留意档案工作方面的新政策、新标准、新要求，积极参加省档案局组织的档案业务培训班，学习掌握国家和我省现行最新的档案业务标准和规范。与此同时，积极参加省厅组织的每年一次，为期十天的档案实务操作培训班，通过这个培训班，把学到的理论知识与实践经验紧密的结合起来，解决了档案整理过程中许多不懂、是是而非的问题，对一些有争议的问题，厅档案管理人员出面请教省档案局有关人员，并将最终结果反馈于每一位参加培训的人员，避免类似错误的发生。厅档案管理人员还抽出时间带领学员们参观档案工作搞得好的兄弟单位，学习借鉴他们好的方法。

通过这种很直观的档案培训，档案工作人员面对自己单位成堆成捆的文件不再头痛害怕、盲目惆怅，而是胸有成竹，得心应手。一份文件拿到手，很轻松地判断出应归到哪一类，多长保管期限，归档的文件资料更是标识清楚，整齐美观，赏心悦目，查找起来不再如“沙里淘金”，“大海捞针”，而是一索即得，如囊中探物，十分方便。以“件”代“卷”的归档原则，使得每一份文件都有了自己的身份，归档章的盖入犹如身份证号码，一件一号，借阅者用的是不是归档资料一目了然，不再与其他文件材料混淆。

4　结语

天道酬勤，一份耕耘一份收获，现在文件资料的收集、整理、归档工作已形成制度，科室会及时将要归档的文件资料按时上交，根本不再需要档案人员催促，从而确保了归档工作有序进行。所有归档目录计算机的输入，高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，更为归档文件的查阅利用提供了极大的方便。

［1］ 马晓英，黄永明.流域档案管理工作存在的问题及对策探讨：甘肃水利［J］.2014（4）：57-58.

［2］ 王敏刚.试谈现代社会档案工作者素质的提高.甘肃：2010年全省档案工作者年会论文集，2010：291-294.

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