燕山水库档案管理

□潘俞静　□郭双彬（河南省水利宣传中心；河南省燕山水库建管局）



燕山水库档案管理

□潘俞静1□郭双彬2
（1河南省水利宣传中心；2河南省燕山水库建管局）

工程档案是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，做好工程档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为工程档案事业服务。水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段，水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，文章分析了燕山水库工程档案管理的意义、档案工作管理情况、档案的收集、整理与归档情况和档案的保管等内容。

工程档案；管理；档案收集、整理、归档与保管编制与整理；自检

1　概况

1.1工程概况

燕山水库在沙颍河主要支流澧河上游甘江河上，坝址位于河南省叶县保安镇杨湾村老官寨水文站下游1.60 km处，总库容9.25亿m3，属二等大（2）型工程，主要建筑物为2级。水库控制流域面积1169 km2，多年平均径流量3.64亿m3。根据流域规划的要求，燕山水库的开发任务是以防洪为主，结合供水、灌溉，兼顾发电等综合利用。

水库主要永久建筑物有大坝、溢洪道、泄洪洞、输水洞，另外在输水洞后还有小型水电站一座。

2　燕山水库工程档案管理的意义

工程档案是指在工程规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是工程建设的一种潜在的生产力，在工程建设各项活动中起着非常重要的作用。水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。燕山水库工程档案工作是工程建设与管理工作的重要组成部分，燕山水库枢纽工程是治淮及河南水利重点工程项目，工程档案是治淮及河南水利的档案的重要组成部分，是治淮历史的原始真实记录，是工程的真实记录，是工程运行管理及检查维护的基本依据。应规范治淮档案保管程序，确保档案安全。认真做好燕山水库工程档案的管理工作，确保其档案的完整、准确、系统、安全和有效利用是工程建设管理的一项重要任务。

3　档案工作管理情况

3.1档案工作管理方式

燕山水库工程涉及范围大，施工战线与建设周期长，工期紧，参建单位众多。为此，工程开工伊始，燕山水库建设管理局就将档案工作纳入工程建设的重要组成部分，提出“创优质工程、建一流档案”的工作目标，多次召开专题会议研究部署档案工作，要求各参建单位在建设过程中同步收集整理档案，在工程完工时及时提交齐全、完整、规范的工程档案资料。燕山水库工程档案管理方式根据“统一领导、分级管理、各负其责”的原则，划分为多个层次，燕山水库建设管理局作为项目法人，对档案工作负总责；平顶山、南阳两市移民局负责占地拆迁及移民安置和淹没影响处理工程，设计、施工、监理等参建单位负责各自形成档案的收集和整编工作。

为保证档案工作的正常有序开展，燕山水库建设管理局和各参建单位建立了自上而下的档案责任网络，主要领导亲自抓档案工作，明确了档案负责任部门及专职档案管理人员，建立了由各实施单位综合部门负责，各职能部门配合的工作机制。各参建单位均由主要领导直接负责，相关部门具体落实，配备了专职档案管理人员负责档案的收集、整理、归档和管理工作。

3.2档案工作管理制度

为做好档案管理工作，燕山水库建设管理局先后制定了《燕山水库建设管理局档案人员岗位职责》《燕山水库建设管理局档案保管制度》《燕山水库建设管理局档案借阅制度》等一系列档案工作制度，规范档案管理工作。

根据国家档案管理有关规定，燕山水库建设管理局结合燕山水库工程实际，研究制定了《河南省燕山水库枢纽工程档案资料管理制度汇编》（以下简称《档案管理制度汇编》）并印发各实施机构和参建单位，要求各参建单位按照《档案整编办法》《档案分类方案》的规定，认真做好各自的档案整编工作，确保了燕山水库工程建设过程中（包括从项目筹建到工程验收各环节）形成的具有保存价值的各门类、各载体的档案资料均能按照国家有关规定进行整编，为规范工程档案资料整编工作奠定了基础。

平顶山、南阳两地市征地移民安置实施单位和各参建单位高度重视档案管理工作，也相应制定了档案归档、保管、保密和使用等各项档案工作制度，明确档案工作负责人、责任人以及岗位职责，建立了覆盖全面、责任到人的档案工作责任网络，形成了各参建单位和有关人员各尽其责、各司其职的工作制度，营造了各参建单位全员重视、全员参与档案工作的良好氛围，有效保证了档案收集的及时、准确、完整。

3.3档案工作的培训

为全面提高档案收集、整编质量，燕山水库建设管理局和各实施单位积极开展档案培训工作。多次邀请淮委档案馆及河南省水利厅专家来工地现场进行培训指导，组织多人次参加水利部工程档案培训班并取得相关证书。同时组织有关人员认真学习《档案法》《科技档案管理规范》《水利工程建设项目档案管理规定》《照片档案管理规范》《技术制图复制图的折叠方法》和燕山水库建设管理局制定的燕山水库枢纽工程档案管理工作各项规章制度，通过培训，不断提高档案工作人员的业务水平和业务能力，保证了档案管理工作的质量。

4　档案的收集、整理与归档情况

燕山水库工程主体工程文件材料的形成，做到了程序规范、签署完备，档案的收集、整理、立卷按照水利部和淮委及河南省水利厅要求，做到了档案工作与燕山水库工程建设管理“三同步”。一是项目和档案同步进行。工程项目的档案资料是在建设项目从前期工作、施工准备、建设实施等全过程中形成的，工程项目的开始，也就是工程项目档案形成的开始；二是在工程建设期间，档案工作与工程建设进展同步进行。燕山水库工程建设周期长，投资大，参建单位众多，涉及方方面面，燕山水库建设管理局在招标时，就把档案整理有关要求写进招标文件，在合同条款中明确了提交档案资料内容、套数、时间、质量要求和违约责任。为防止档案材料的遗漏、混淆影响档案的系统性和完整性，各参建单位对在建设期间形成的文件材料等，随时收集，随时整理，保证了建设期形成的档案资料的及时收集和整编；三是工程完工验收、投入使用验收与档案验收同步或提前进行。凡未按要求完成归档整编工作的项目不予验收。在日常的项目管理上，凡是质量评定资料不完善的单元工程，一律不予质量评定，不予计量支付；阶段工程报验时，相应分部工程、单位工程资料必须按要求整编好，否则不进行分部工程、单位工程验收。

档案整理立卷过程中，编目组卷工作做到了标准化、规范化，封皮、卷内目录、案卷题名采用计算机打印，案卷装订结实、外观整齐。竣工图按编制要求进行了编制。各参建单位技术负责人对所提供档案的内容及质量负责，监理工程师对施工单位提交的归档材料履行审核签字手续。在接收工程档案资料时，该局严格把关，移交档案一律履行签字手续，并及时进行登记、整编。

在档案现代化管理方面，燕山水库建设管理局积极探索，在主体工程开工之初就要求各参加单位做好纸制档案的同时生成一份电子档案；委托北京安河清源信息技术有限公司开发了《燕山水库枢纽工程建设管理信息系统》，建立工程档案数据库，随着施工进展电子版同时录入其中档案管理系统，大大地提高了档案管理工作效率，实现方便快捷地在计算机上远程查询、阅读、打印档案资料；为工程建设与管理工作提供了很好的服务；档案室同时安装有津科档案管理软件实现档案管理双保险。

目前，燕山水库工程所形成并整编完成的各类档案资料，经自查字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，完整、全面、准确、系统地记录和反映了燕山水库工程建设全过程。燕山水库工程从项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、监理到项目验收、投入使用等过程中形成的所有具有保存和利用价值的文字、图纸、图表声像等不同形式与载体的材料，均进行了整编归档并符合归档要求。

5　档案的保管

为做好档案制作、存档和保管工作，燕山水库建设管理局及各参建单位均配备了符合要求的档案库房和档案装具及设备，基本做到了办公、阅档、库房三分开，库房内均配有空调、灭火器、去湿机、吸尘器等设备，达到防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防尘、防霉、防鼠等“八防”要求。库房内档案柜排列整齐，布局合理，并标有案卷存放示意图。各参建单位均配备了电脑、复印机、扫描仪、数码相机、摄像机等设备，为加强档案现代化、规范化管理创造了硬件条件。

说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制的时间、单位、责任人。竣工图编制初步完成后，由施工单位技术负责人复核，经监理工程师审核后监理单位在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”。

6　档案自检工作组织情况

燕山水库工程主体工程参建单位多，工期紧，为及时做好档案汇总和移交工作，确保档案管理工作顺利实施，在燕山水库建设管理局制定的《档案资料管理办法汇编》中明确了档案汇总与移交有关规定并成立了自检工作小组；在建管局的每次质量大检查、安全大检查中档案工作必查，并对存在问题下发整改通知，目前，主体工程各参建单位档案资料均通过该局审核，并已移交该局。占地拆迁及移民安置工程档案资料已通过河南省移民办公室审核并接收集中存放；个别在本次档案专项验收后实施的尾工或形成的档案资料，该局将落实责任单位与责任人及时整理归档接收。所有档案资料将在总体工程竣工验收后3个月内整理完毕，按照有关规定及时移交给有关部门和单位。

7　结语

综上所述，做好工程档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为工程档案事业服务。通过对工程档案的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动治淮工程建设发展，为社会创造更多的财富。

（责任编辑：柳辰）

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2016-04-09