基于内部控制的物业公司管理研究

梁　莹

(牡丹江大学 财会与金融学院，黑龙江　牡丹江　157000)



基于内部控制的物业公司管理研究

梁莹

(牡丹江大学 财会与金融学院，黑龙江牡丹江157000)

内部控制作为一种管理手段，在当今社会被重视的程度越来越高。随着经济发展及各个行业改革的不断深化，如何有效的解决当前公司内部控制中存在的问题，便成为当前公司面对的一个迫切而重要的课题。文章以内部控制理论为基础，对该物业公司的内部控制进行研究，对其现状进行分析，针对公司的内部控制存在的问题进行重新的设计，以强化公司的内部控制。

物业公司；内部控制；设计

内部控制作为公司生产经营活动的约束机制，贯穿于公司管理的每一个环节，是现代公司提高经营效率、保护财产安全、实现经营目标不可或缺的管理手段。内控制度直接关系到公司的生存与发展，但是目前公司内部控制实务与经济管理的要求相比存在较大差距，原有的内部控制已经不能满足管理的要求。本文将就物业公司内控方面存在的问题进行研究分析，重新设计。

一、内部控制的概述

1.内部控制的涵义

根据COSO报告，内部控制应理解为：“由管理当局设计(devised)，董事会核准，董事会、管理当局和其他员工共同实施(maintained)的，旨在为实现组织目标提供合理保证的一个过程(process)”。因此，内部控制是要达到目的的一个过程，它影响着人的行为，相应组织内的人员对内部控制都有其所在的责任，同时相对于管理层而言，内部控制只能提供合理的保证，而不是绝对的保证。内部控制系统是保证企业管理者用来授权与指挥经营活动的方法之一，同时也是各种的信息资料和制定的各项规章制度。内部控制贯穿于企业经营管理活动，只要企业存在经营管理活动，就需要有相应的内部控制。

2.物业公司内部控制的必要性

内部控制作为公司生产经营活动的自我调节和制约的内在机制，处于企业的重要位置。可以说，内部控制的健全与否、是否得到有效实施，是一个公司经营成败的关键。完善的内部控制在加强企业经营管理、维护财产安全、提高经济效益和保证会计信息真实可靠等方面发挥着极其重要的作用。

物业公司需要充分考虑各下属公司资金余缺，合理使用资金，进行集权化管理，抓住机遇，做出预测和计划，为了确保公司能够按照预定计划运行与发展，公司就必须要建立良好的内部控制。在目前物业公司处在转换经营机制、建立现代企业制度的新形势下，良好的内部控制的建立有利于促进企业经营活动合理化、规范化；有利于促使企业完善内部管理控制体系；有利于促进企业的产业结构的调整，有助于保证企业经营机制的转变和管理体制的提升。

二、物业公司内部控制现状及问题

1.物业公司业务简介

物业公司主要业务涉及园林绿化、房建维修、物业管理、更改工程、物业租赁等方面。园林绿化是由林务分公司负责，主要是对各业务小区的绿化服务，并对其他绿化工程进行承包；房建维修由各分公司维修队负责，按照维修计划对各区进行房建维修；物业管理这一项业务由各分地区子公司的物业部门实现，物管费由物业管理费收缴处按月收缴；更改工程是针对现有工程的不恰当处进行变更，由房建大修等负责；物业租赁则是对公司所有的闲置房屋进行出租，增加公司收入来源。

2.物业公司内部控制现状及问题分析

物业公司根据自己的发展需要建立了相应的内部控制制度。

内部环境方面：公司治理结构逐步完善，管理水平显著提升；集团公司有统一的人员需求方案，经过完备的考核过程由集团下令分至各下属公司；公司具有较完善的权责分工和制衡机制，为内控的实施提供了保障。

控制措施方面：各项工作按照公司规定进行，各部门严格行使职权与承担责任，具有较完善的内部报告制度，及时提供业务中的重要信息，全面反映经济活动情况。

信息与监督方面：公司信息真实、完整、准确，包括了会计信息，经营业务信息，工程信息，人员变动信息等，同时通过内部网络与集团公司进行信息沟通，及时掌握了上级的政策与要求，公司通过例会、报告、电话等方式在纵向与横向间传递这些信息，及时做到信息共享，保证沟通顺畅。

但是随着了解的深入，意识到内部控制在公司中的某些方面的应用状况仍存在着一些问题。

第一，预算控制方面。 预算的制定过程没有全员参与，广大职工对公司情况无法正确认识，只是机械地完成任务，导致完成预算的质量不高。季度、年度预算执行不严格，存在着一定的随意性，使有限的资金无法用在恰当的事情上，有时还会造成超额使用，影响了公司发展，需要加强预算执行控制。对于计划和实际工作中存在的差额只是在资金决算书简单地进行说明，没有深入研究，没有充分利用预算信息的反馈功能对公司预算进行有效控制。第二，物管费收缴方面。目前公司在物管费收缴方面存在着许多问题，例如，收费员收到物业管理费是否能够全部、按时足额上缴，是否有拖缴、挪用现象，财务人员无法进行时时有效的监控；如果物管费的记账和会计是一个人，会使物业管理费的收入按收付实现制方法结算当期损益，就不能真实、客观地反映各会计期间的收入。第三，内部监督方面。 物业公司缺少自己的内部控制监督体系，没有专门的监督机构和监督人员，一般情况下由集团派遣审计组到各下属单位来进行审计，这对本公司来说是一种外部监督检查，虽然能发现一些问题，但是公司自身无法进行实时监控，在时间上和效果上受到限制，因此影响了内部控制的功能。

三、强化物业公司内部控制管理的建议

1.加强预算控制设计

预算控制是公司内部控制的重要组成部分。以预算编制为基础，通过建立信息反馈系统，来监督其执行的进度情况，能够及时发现偏差以及其原因，并采取措施来纠正偏差的一系列活动。公司应该进行预算管理，建立预算控制体系。预算控制的过程主要是对预算编制、预算执行、差异分析和责任考核等环节的管理和控制。为了使公司在内部控制上能完整、顺利地进行。

在制定了预算后，应将其根据预算执行情况和总预算的进度，细分为半年度、季度、月度预算，以确保预算的实现。同时需要注意按照实际情况的变化作出符合实际的安排。预算执行过程中，公司应严格按照预算要求进行，各预算业务部门严格按照职责分工按预算实施控制，预算外项目未经规定程序审批一律不得执行。

2.强化物管费收入管理

作为物业公司，物业管理费收入是公司的主要经营业务收入。内控制度是规范物业管理费收入的方式，各会计期间物业管理费的正确计算，已是物业公司各项财务工作中一项重要内容。因此，考虑公司目前的物管费收入情况，公司急需建立一个良好的控制流程来保证物管费的收缴。应加强收款控制、审核点控制、原始凭证控制、制证控制、清算控制等。

3.建立内部监督机制

物业公司要建立自己的内部监督机构(一般为内部审计部门)对公司内部控制进行监督检查：可以随时、全面地了解、掌握内部控制的实际执行情况及执行效果；可以找出控制弱点，对关键控制点进行更新完善；可以不断总结经验，完善内部控制理论和实务操作程序。内部控制的内部监督应分为调查、测试和评价三个阶段。 在调查阶段，通过审阅公司规章制度、上年度的审计工作底稿或现场询问、实地观察等方式，调查了解公司是否遵循了不相容职务控制、业务程序标准化控制和复查核对控制等程序。 在测试阶段，在调查的基础上，为了了解内部控制是否发挥作用、是否被严格执行而进行内部控制设计测试和内部控制执行测试。 在评价阶段，对内部控制进行评价，根据评价结果提出建议。

在内部监督的进行过程中注意的事项有：第一，检查和评价时若遇到重大缺陷或重大风险，应及时上报总经理；第二，公司应当结合检查报告分析缺陷产生的原因，并针对性地提出和实施改进方案，不断完善内部控制；第三，公司应该结合内部控制的监督检查工作，及时进行内部控制自我评估，了解公司在一段时期内的内部控制状况。

四、总结

内部控制贯穿于公司经营活动的各个方面，只要公司存在经济管理和经营活动，内部控制就应是公司工作中的重点和目标，因此就需要建立和完善内部控制。我们通过对物业公司内部控制的设计，发现内部控制在公司经济控制系统中起着保证、促进、监督和协调等重要作用, 加强公司内部控制已成为企业自身生存发展的需要。但要确保内部控制对公司管理的作用，就须科学合理的保证公司内部的组织业务流程，因此实行内部控制时，一定要结合好本公司的自身特点和管理要求，合理妥当地安排公司的业务流程，进行科学地内部控制设计，才能发挥好内部控制的作用，提高本公司经营能力，更好地参与市场的竞争。

[1]刘晓芸．内部控制理论国内外研究状况分析[J]．北方经贸，2005(1)：25-26．

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[5]陈建杰．对我国现行企业内部控制建设的建议[J]．经济师，2007(8)．

[责任编辑冒洁生]

On the Internal Control of Property Company Management

LIANGYing

(Mudanjiang University,Mudanjiang 157000,China)

As a management tool, Internal control in today’s society is becoming more and more important.With all sectors of economic development and deepening of reform, how to effectively resolve the current internal control problems, will become the company is faced with an urgent and important issue.In this paper, based on the theory of internal control, the property company's internal control studies, their analysis of the status quo, in view of the existence of the company's internal control over some of the issues re-design in order to strengthen the company’s internal control.

property company；Internal Control；design

2015-10-04

梁莹，牡丹江大学经济学副教授，主要从事会计学研究。

F27

A

2095-0292(2016)01-0089-03