谈如何做好高职院校行政秘书工作

黄家琪

（中山火炬职业技术学院 广东中山 528436）

谈如何做好高职院校行政秘书工作

黄家琪

（中山火炬职业技术学院 广东中山 528436）

每个教学秘书，要明确自己的岗位职责，掌握与人交往沟通的技巧、学会自我心理调节、提高自身操作技能，在工作中不断探索，努力寻找工作规律和工作方法，不断地总结经验，从而全面地提高自己的综合素质，在稳定教学程序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中发挥出应有的积极作用，使高等院校的教学管理队伍建设迈上一个新台阶。

高职院校 行政秘书 工作

引言

行政办公室的工作特点是：多、繁、乱，可谓永无止境，层出不穷，嘴皮磨破，口水说干，鞋底磨破，椅子坐穿，属于是学校的“平时无人问，有事都要管”的“救火队”部门。要切实做好办公室工作，就要了解办公室工作的性质、作用、特点，遵循相应的原则，同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验，注重实践，不断提高业务水平，加强办公自动化管理，高质高效地完成各项工作，为学校的发展建设贡献力量。[1]

一、民办高职高专院校行政秘书队伍之现状

1．行政秘书工作内容模糊不清，角色定位不准

秘书工作的显着特征通常是辅助性和服务性的，但是高职院校行政秘书究竟应该如何为领导以及学生提供服务，以及提供哪些服务，都缺乏比较明确的规范，往往都是根据领导的需求，以及秘书自身对工作的理解来确定，这很容易导致秘书角色的模糊甚至错位，秘书、领导、学生的工作出现交叉或者错位，有的领导兼职秘书，忙得不亦乐乎，秘书清闲，有的领导当甩手掌柜，秘书当家，秘书再将工作层层往下安排，有的学生自己的事情，学校秘书帮着做，有的学生的工作没有人过问，可谓种种乱象。[2]

2．行政秘书队伍素质良莠不齐

总体而言，高职院校行政秘书队伍素质良莠不齐，主要体现在两个方面。第一，业务素质高低不齐。首先从所学专业上看，很多行政秘书并不是科班出身，而是从其它岗位调配的，本身并非秘书相关出身。不少担任行政秘书的人员并非本专业出身，在工作前也没有经过专业的培训，没有更多的实际经验，理论和技能的储备都严重不足。其次从学历方面看，行政秘书与其他的教学科研类教职员工工相比，学历普遍偏低，甚至极个别的都没有大学文凭。再次行政秘书业务需要多面手，秘书工作相对其他教学科研类型岗位要求钻研专业不同，反而讲求一人多面手，一人多用，对专业知识有很强的广泛性要求，在实践操作中需要秘书知识、档案学、管理学、心理学等其它各类知识相结合，并能要能够熟练使用计算机、打印机、传真机等现代化的工具，工作的特点也具有实效性和综合性。第二，思想中的抵触和自轻情绪。首先表现在对待岗位的被动情绪，很多行政秘书的工作都是由单位或者领导调配的，有时并非处于本人的主动要求，属于被动担任，这难免就会产生厌烦、排斥等被动情绪，对工作没有积极性，有事能拖就拖，得过且过，缺少积极性、主动性和创造性。从而产生对自己本职工作的轻视和忽视的心态。第三，心里承受能力偏低。[3]

二、行政秘书工作存在的问题

1．行政秘书工作得不到重视，收入待遇低

在高职院校，行政秘书是为教学科研服务。很多领导和教师都认为，行政工作没什么难的，不过是跑跑腿，倒倒水，任何人都可以干，不重视甚至看不起行政秘书。近几年来。高校分配制度的改革向教学大量倾斜，在福利和补贴方面对教师有一个很大比例的倾斜，而行政秘书的收入却无明显改善，远低于教师的平均水平，使行政秘书内心的平衡感被打破，并产生失落和迷茫，以致产生对工作的厌烦的情绪，从而影响高校内部管理的效率和质量。

2．行政秘书职称评定难，外出培训机会少

在专业技术职称评聘上，高职院校行政秘书难于进行职称评定，而且评聘的比例极低。行政秘书平时大都忙于具体事务，个人学习进修的时间少，也少有机会外出参观考察、学习和工作研讨，缺少接受系统性、专业性再教育和职业再培训的机会。[4]

3．行政秘书职业前景渺茫

行政秘书的培养工作往往不受重视或缺少关爱，缺乏专业知识的培训和交流，缺乏工作的职业规划和指导，对于未来不知何去何从，前景渺茫！导致行政秘书大多思想不稳定，态度不积极。造成整个行政秘书队伍不稳定，流动性大。

4．累积性职业伤害带来的健康问题

现代办公设备的应用，一方面提高了行政效率，另一方面也给行政秘书带来了累积性职业伤害。行政秘书长时间保持坐姿、双手频繁敲打键盘，使他们的运动量减少，改变姿势、缓解疲劳的机会减少，增加了他们患腰椎疾病和腕管综合症等累积性伤害造成的疾病的几率。[5]

三、做好高职院校行政秘书工作

1．必须加强学习，不断提高政治、业务、身心素质

高校教学秘书工作需要具备一定的理论功底，因此，必须加强学习。第一、学习理论，才有方向。认真学习党的路线方针政策，学习党的“十七大”精神，认真学习“三个代表”重要思想，并自觉运用于实践，提高政治理论水平，觉运用理论武装头脑。第二，学习业务提高水平。学习各项业务知识，提高处理各方面问题的能力，才能提高水平。高校教学秘书的工作涉及面广、综合性强，这就要求既当专家，又当通才。要充分认识到提高业务素质的紧迫感，学习运用现代化的办公技术，使自己的理论水平和业务水平适应不断变化发展的新形势，能够跟上时代的步伐。在此基础上，还要广开视角，向群众学习，在实践中打牢理论、业务和文字功底，努力提高自身素质，迎接时代的挑战。教学秘书要正确对待，学会对自身的心里进行调适，提高心理素质，加强对教学秘书工作的认识，树立光荣感和自豪感，强化自己的责任心和事业心，把奉献当成寻常事，变成自觉行为，始终保持一个高尚的人格和健康的心态，乐观向上、积极进取，在平凡中实践着自己的伟大，良好的身心素质不仅包括良好的心理素质，还要拥有健康的身体素质，强健的体魄是好工作的基础条件，教学秘书应在繁忙的工作之余，注意锻炼身体，养成良好的生活习惯，保证身体处于健康状态。[6]

2．树立三种意识

（1）学习意识

作为一名高校行政秘书，需要草拟分院部门行政工作报告、总结、规划和决议等综合性文字材料文件，这就要求我们熟悉常用的应用文类型、格式以及语言的组织，要求我们树立学习求知的意识，开拓自己的知识面，努力提高听、说、读、写、用的能力。当然，还应通过各种途径深人科研和行政管理第一线，在工作的同时，不忘学习提升自己的科研能力。此外，还要学习与人交流、沟通的能力，作为一名秘书，不免要接触不同岗位不同身份的人员，要学会与人相处，广结良缘，为工作的顺利开展实施奠定基础。

（2）规则意识

规则意识，并不意味着要固守成规，按部就班，一成不变。无论从事何种职业，都有一定的职场规则，作为高校行政秘书，首先要遵守一定的职业道德，要有保密意识，秘书往往需要参加重要会议，领取行政机要文件，保密部门机要文件资料，为维护学校部门的利益，秘书人员需要掌握一定保密方法，遵守职业操守。其次，秘书在工作中要保持严明的纪律，要明白秘书不是领导，在工作中要做到不该听的不听，不该看的不看，不该说的不说。

（3）服务意识

服务，并不意味着包揽全部大小事务，也并不意味着低人一等，当前高校的行政秘书人员基本都是本科及其以上学历，文化、素质高，因而服务他人也应有所创新。要心怀宽容之心，学会换位思考。

3．推崇发扬三种精神

（1）一丝不苟的精神

秘书工作繁杂，涉及到的工作更是方方面面。作为秘书，首先就要明确自己的工作职责，包括工作目标、内容、分工、步骤、方式方法、完成时间等。要清楚工作的轻重缓急，明白“秘书无小事”的道理。作为高职院校的行政秘书，文书工作就是其中一项最重要、最大量的日常工作。所谓文书工作，主要包括文件的起草、校对、印制、传递以及文件资料的立卷与归档。这一系列的工作，都要求秘书具有一丝不苟的精神。一丝不苟不仅要体现在具体的工作中，也应体现在我们的言行举止上，行政秘书要根据不同的工作对象、不同的工作环境采取恰当的行为方式。[7]

（2）锲而不舍的精神

前面说过，秘书工作繁杂，要接触处理的事务也大小不一，在日常工作中，难免会遇到困难。这就要求我们行政秘书人员要有良好的心理素质，要具备一定的心理承受力，要锲而不舍。锲而不舍，不仅要表现在工作上，还要表现在对自己的认知上，受传统因素影响，秘书的角色与作用一直未能被高校重视，这就需要我们秘书自身正确认知，积极应对，锲而不舍。在做好日常工作之余，不断提高自身业务素质和专业素养，以寻求高校的重视以及自身发展。

四、高职院校行政秘书工作的建议

1．高职院校领导要转变思想观念，给行政秘书更多理解与关爱

高职院校领导应树立“管理也是学问，优秀的行政秘书也是人才”的观念，认识到行政秘书对提升高职院校行政管理的重要性，重视和评价行政秘书的工作业绩，建立合理的评价机制。重视行政秘书队伍建设，并为行政秘书提供培训与继续教育的机会，提高个人业务能力培养、完善专业知识、发挥协调能力、强化服务意识，使行政秘书在高职院校能发挥出积极的作用。

2．适当提升行政秘书的职业地位和待遇

目前，高职院校许多的改革措施都是向教师和科研人员倾斜，进一步拉大了与行政人员在收入与待遇方面的差距，在极大程度上影响了行政秘书对秘书工作的热爱，动摇了他们长期从事秘书工作的决心和信心，诱发了他们对工作的倦怠情绪。因此，高职院校应对现行的分配制度进行适度调整，建立完善合理的薪酬体系与激励机制，将收入与奖励向教学第一线倾斜的程度控制在合理、适当的范围内，逐步缩小教学人员与行政秘书收入的差距，适当提高行政秘书的待遇水平，对优秀行政秘书进行物质奖励。

3．行政秘书人力资源规划问题

高职院校在对行政秘书实施人力资源规划时，要与自身的发展目标相适应。制定完善的行政秘书教育培训计划，确定培训流程，明确培训方式和内容，将行政秘书职业发展纳入到高职院校人力资源规划之中，让符合高职院校价值理念的行政秘书得到长足发展，为行政秘书营造良好的职业发展环境和多元化的职业发展路径，建立高职院校和行政秘书相互促进、相互发展的互动机制和伙伴关系。将行政秘书群体作为一个整体来考虑，将行政秘书队伍建设纳入学校管理队伍建设，构建科学合理的行政秘书队伍，加强对他们的管理，并适当进行岗位轮换，以提高行政秘书对工作的积极性。

4．提升行政秘书的服务意识

高职院校行政秘书必须树立科学发展观，解放思想，刻苦学习，勤奋敬业，认真履行高职院校行政秘书的工作职责，把握好自己的角色定位，不断锤炼业务素质，切实提高工作质量和工作效率，积极适应高职院校发展的需要，更好地服务院系行政管理层与广大师生员工。高职院校行政管理工作是高职院校各项工作正常运行的保证，行政秘书应该以服务为宗旨，努力办事、办好事，同时学校也应该给予相应的支持和激励，充分调动高职院校行政秘书的工作积极性。

结语

谈到现在的大学生管理，但凡是在学生管理实践中遭遇到现在的大学生的管理者都会滔滔不绝地说上一大堆，个性强、任性、自我、自私自利、缺乏理想、回避压力、独立性差、不善合作等等，而且可能是贬多于褒！不管整个社会如何评价现今的大学生，但是他们不会有所改变，他们个性鲜明我行我素的特点还是能被大多数学生管理工作者所认可的。要想使自己的管理方法被他们所接受，使我们的管理有所成效，我认为首先要了解他们，了解才是基础。

[1]鄢彬.浅谈如何做好高职院校行政秘书工作[J].现代经济信息,2016(3).

[2]许建功.浅析高职院校行政秘书工作现状和存在的问题[J].科技视界,2012(21):92-93.

[3]杜秋兰.高职院校二级学院行政秘书工作的实践与思考[J].科技资讯,2011(26):245-245.

[4]闫晓莉.对高职院校二级学院行政秘书的工作探讨[J].经济生活文摘月刊,2013(3):260.

[5]闫晓莉.如何培养高职院校二级学院行政秘书的综合素质[J].华人时刊旬刊,2013(4).

[6]潘余佳.以人为本、准确定位与激励高效--高职院校二级学院行政秘书工作浅议[J].都市家教月刊,2015(8).

[7]闫晓莉.如何培养高职院校二级学院行政秘书的综合素质[J].华人时刊旬刊,2013(4).