秘书信息运筹能力的提升途径

刘冰

秘书部门是各级办公机构承上启下、联系各方的信息中心，在信息化快速交互的今天，秘书信息运筹能力的提高必须符合知识经济时代的特征。一名优秀的秘书工作者，信息运筹能力的高低不仅关系自身工作，更对辅助领导决策、协助其科学管理、开拓决策思维等诸多方面都有着重要影响。因此，积极探索提高秘书信息运筹能力途径，对管理决策具有重大的现实意义。

一、秘书信息运筹能力概述

随着知识经济时代的到来，秘书信息运筹能力的提高迫在眉睫。社会企业大力投入对秘书信息运筹能力的研究，如何正确认识并提高秘书工作者的信息运筹能力是当务之急。只有信息运筹能力得以提高，秘书工作者才能更好的服务工作，更高效的辅助决策者推进决策的实行。秘书信息运筹能力的涵义信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接反映，而现代信息是指通信系统传输和处理的对象；后引伸到泛指消息、信号、情报、资讯。信息的收集、分析、提炼、整合工作，往往由秘书担任，对于电子设备无法包揽的信息而言，秘书信息的信息运筹能力便越显珍贵。一名合格优秀的工作者在收集、分析和储存信息的过程中能够发现别人忽视的东西，质疑信息的真实性并且熟练的运用现代科技设备组织和提炼信息，以此更好的为领导服务。组织中的最终决策通常由领导者发出，虽然秘书工作者一般而言没有决策权，但是作为组织决策的中心环节，其工作质量往往影响着领导者的决策方向，因此，秘书信息运用能力的高低对领导者的最终决定起着不容小觑的作用。

二、知识经济时代秘书信息运筹能力存在的不足

自2001年我国加入世贸组织，知识经济时代的大幕在我国揭开，互联网、手机等电子通讯设备如雨后春笋般瞬时遍布神舟大地，各种迹象无一例外的宣告知识经济时代的到来，信息化社会的发展。

1、信息的收集能力有待提高

科学技术的快速发展在推动信息快速传递的同时，也扩大着信息收集的范围。广播、电视、报纸早已不是信息收集的首选，同一主题的信息来源由狭窄变得宽阔，枯燥呆板的案例也因为信息范围的扩大变得更鲜活。广阔的信息范围带来的好处不言而喻，但庞大的信息量在增加可选性的同时，也不可避免的加大了秘书的工作量。不论从广播、电视、报纸中收集获取，还是利用互联网，信息鱼目混杂，若要甄选出对工作有利用价值的信息，不得不挑灯夜战，即使结果称人心意，可其中的工作量之大，繁琐度之高也只有秘书工作人员知道。

2、信息的分析处理能力不够全面

信息范围的扩大使秘书信息工作量加大的同时，也加剧了分析处理方法的复杂性。信息的收集只是对信息进行最初步的筛选，信息成为信息资料的过程是利用有效方法对其分析、提炼、整合的过程。过去的信息处理只拥有较少的信息资源，因而分析处理的方法即便有详细的步骤，秘书工作人员也没必要参照要点来实现。随着信息量的逐渐增大，最后成文的信息资料要求逐渐提高，因而信息分析处理的方法便缺一不可化。

3、信息的反馈能力不能满足领导需要

信息的反馈有助于正确决策的进步实施和完善，更有助于新决策在经验教训上的总结与制定。决策的发布执行如果没有恰当的回应，组织者便无法明确信息的传递阶段和信息接受者的反应，决策的有效实施无法得到保障，因此，秘书工作的主动性和超前性的重要性油然而生。而主动和超前的反馈沟通在推动信息传播的同时，也对秘书自身带来了一定的挑战。

三、知识经济时代提高秘书信息运筹能力的对策

信息运筹能力的提高给秘书工作者大大提高了工作效率和质量。面对这场信息革命，如何消除秘书信息运筹能力的缺陷，切实培养信息运筹能力是当务之急。培养秘书信息运筹能力，推进高效决策辅助，也是社会企业普遍关注的问题。

1、提高思想道德，强化保密意识

当今社会，信息传播的途径多种多样，信息媒介的多样性使信息在传播过程中不可避免的带入了发射者的主观意识，与此同时，在虚拟空间的隐蔽下无政府状态也有可能产生。如果没有自觉自律的道德意识和道德约束，便极易使人在享受信息网络快捷便利的同时，衍生出与日常道德伦理，甚至与法律规范相悖的行为。秘书工作者在自觉遵守信息道德同时，应该提防信息获取过程中自觉或不自觉的泄密事件发生。只有提高思想道德，强化保密意识，才能从根本上杜绝信息失密和泄密事件的发生。

2、转变固有信息理念，运用科学信息网络方法

知识经济时代最显著的特征是高度集中的信息化和网络化，办公系统自动化的普及，使管理体制得到调整，决策得以高效实施。然而信息化社会的来到也使得各种消极负面信息通通扑面而来，一场场激烈却没有硝烟的战争时时刻刻在网络上展开。在这样的形势下，只有掌握争取的理论观念，遵循“讲政治、讲学习、讲正气”的精神理念，才能树立正确坚定的立场，不受不良信息干扰。这要求秘书工作人员应用知识，创造知识，在掌握理论概念的前提下，更新知识结构，具备工作需要的政策理论水平、协调综合能力、分析解决能力，从容不迫地迎接知识经济时代的挑战。

3、强化信息观念，增强公关传播意识

公共关系是一种组织的职能和行为，它在管理过程中发挥着独一无二的作用，现代社会组织内部的公众关系复杂多样，公众关系的处理不好势必会削弱组织内部的发展动力。秘书公关意识的培养是企业发展的需要，更是协调企业内部人际关系的需要。公共传播关系意识作为一种深层次的影响，能帮助秘书工作人员顺其自然地融入秘书与公关的双重角色，从而积极高效地完成各项信息任务。经济发展信息重要性日益凸现，计算机及网络技术的广泛应用，使信息获取和传递方式都有了根本性变革。知识经济时代秘书信息收集、整理及利用等能力都有着巨大变化，信息运筹能力高低影响着管理决策各个方面，只有与时俱进，才能更好服务于工作，才能更好迎接新时期的挑战。（作者单位：深圳中电投资股份有限公司）