如何做好基层单位办公室工作探讨

张潇名　袁先勇

摘 要：基层单位办公室工作从事的大多是比较具体的事务，笔者先后在两家大公司的基层单位从事办公室工作，针对办公室存在工作范围界定不够清晰，工作内容比较模糊，分工不够明确，责任督查落实不到位，员工责任意识不够，服务意识不强等现象，提出了提高基层单位办公室工作质量措施和提升办公室工作员工素质思路。

关键词：办公室；分工；责任；监督

办公室工作的职责范围比较宽泛，贯通上下，联系左右，协调内外，工作特点是标准高、要求严、责任大、时限强。社会上有句顺口溜说办公室是“流汗水、掉泪水、没油水”的部门。笔者先后在两家大公司的基层单位从事办公室工作，结合自己遇到的一些情况，谈谈粗浅的认识。

一、基层单位办公室工作存在的问题

（一）工作范围界定不够清晰，工作内容比较模糊

基层单位的办公室是个筐，什么工作都往里装。笔者经历过的几个基层单位办公室，都是非常综合的部门，基本上是包含了除了能明确界定的生产部室工作之外的所有工作，既有传统的文书文印、办会、接待、后勤工作等，也包括党群、宣传、工会、团委、计生、薪资、车辆管理等工作，领导交办的临时性任务也是一个不小的工作量。特别是有些原则上应该由特定身份或者委员会完成的任务，有些领导也直接指定给办公室办理，比如工会工作由非工会成员身份的办公室员工办理、党支部会议由非党员身份员工记录，这类工作的开展就不符合相关规定，对于办事员来说，实施过程会遇到一些困难，结果也就达不到期望的效果。

（二）分工不够明确，责任督查落实不到位

第一，分工不够明确，“累死拉磨的驴，闲死打鸣的鸡”。有些单位有明确的分工，进行了文件明确，但也有些单位仅是口头分工，没有用行文方式把职责落实人头，员工就不清楚自己该在哪些业务上主动加强学习。在日常管理中，有些领导喜欢用听话的、能干的、不计较的员工办事，甚至把不少本来不属于岗位职责范围内的工作安排给某个员工来做，对于领导不喜欢或者办事推诿的员工，就少安排工作，这样既忽视了被安排员工的心理感受，也违背了管理工作的基本原则，形成“鞭打快牛”的局面。第二，责任督查落实不够，结果公平无法体现。对于已经明确的分工，年底考核都应该按照职责对照进行检查，有些工作不是职责范围内员工完成的，在结果上也没有进行认真对照督查，该考核的考核不到位，一定程度上树立了“干不干活干多干少都一样的”不良导向。

（三）有些员工责任意识不够，服务意识不强

有些人认为办公室的工作零零碎碎，仅仅就是跑跑腿打打杂，没有什么技术含量，不像搞主业生产的，做了也没什么成就感，工作上只是被动地完成领导交给的事务，积极性不高，有“不求有功但求无过”的心态，只求过得去，不求过得硬。甚至有些人工作拖拉甚至不作为，认为“多做多错、少做少错、不做无错”。

二、提高基层单位办公室工作质量措施

（一）清晰界定办公室工作范围和工作内容，建好主要阵地

明确办公室具体要行使的职责，不能把办公室当成“万金油”部门，办公室首先把文书文印、办会、接待、后勤工作等做好，确需要办公室落实的党群宣传和车辆管理等工作，也要用行文界定下来。对于需要由特定身份或者委员会完成的任务，根据相关政策要求，明确组成人员，界定出办公室协助做的工作内容。

（二）落实岗位职责，种好责任地

没有明确的分工就不能落实岗位职责。首先岗位职责要明确，责任落实到人头，把每个人的责任圈圈画清楚。全面梳理办公室要承担的所有工作，工作内容落实到岗位，工作目标到具体人头，人人肩上有责任。落实责任还要特别注意不能只画个人圈圈，还要画出相互之间配合的圈圈，避免出现各自为政的情况。

（三）强化责任考核，当好督查员

基层工作要考完善的制度，更要靠落实和监督。这里的责任考核从两个方面来讲，一是做好办公室人员的责任考核督查。二是做好协助基层单位考核督查。两者的共同点就是，都必须按照年初确定的各项工作任务目标，做好督查考核。通过厂务公开制度，把基层单位各个部门的指标完成进行公开，考核结果进行公开，把关系职工切实利益的事情公开，通过民主监督，不仅促进责任考核公开透明，同时也促进廉政建设。

三、提升办公室工作员工素质思路

（一）领导要重视办公室工作，给员工提供必要支持，明确职业发展方向

领导重视办公室工作，首先要清楚任何一个机构都只能完成有限的工作任务，领导要对这个部门的职责心中有数。特别要注意每个员工都有自己的职业发展方向，领导应有意识的从“加长长板，补全短板”的思路，让员工在工作中逐步成长。任务应根据工作实际归属范围而不是从“谁听话谁办”等这些角度安排。工作任务不能只发指令，要做比较详细的说明和部署，确保办公室员工理解指令的意图，特别是需要单位内部和外部多人共同完成的较为大型的工作、会议或者活动，要提供必要的工作支持。职业发展上坚持培训与培养、实践与理论并重，引导办公室员工勤学苦练，在实践中学习、提高和成长。

（二）提高基础业务能力，努力成为办公室工作专家

一是找出工作规律，按计划开展工作。办公室工作要从没有规律中找出主要规律，定期举行的工作会、领导班子会、生产例会、单位集体活动等都是可以提前策划的。二是行文办会讲规矩。以文书岗位为例，就是要收好来文、起好发文、管好印章。特别是印章管理，不能看熟人情面，也不能想当然或者照顾关系。三是涉及经济有关的事项要慎重。涉及到与经济相关的业务，比如办公耗材的采购等工作，必须按照规定办事，不去贪小便宜。

（三）不断提升自身素质，变成领导得力的助手

一是迈开腿，充分了解单位员工情况。想要做到上传下达，就必须注意搜集信息和调查研究。迈开腿，既要经常到领导办公室请示，充分理解领导意图，又要和同事们打成一片，知道他们的一些想法和意见，才能起到办事参谋作用。二是管好嘴，说该说的话。办公室是距离领导比较近的一个部门，经常参加领导的会议，知道的可能要多一点，但不能因为知道多就当“传话筒”、“小喇叭”违反了岗位职责要求。关系比较好的同事有可能有些个人抱怨，不能不假思索都向领导汇报。该向下传达的要言简意赅传达，该向上汇报的要深思熟虑原意汇报。三是勤动手，留下做事记录。办公室工作不容易出成果，但如果不记录就可能出问题。“好记性不如烂笔头”，正是因为事情多，更应逐条记录，分清主次和轻重缓急，做了的要有详细可追溯的记录，以备可查。

总之，做好基层单位办公室工作，既要有制度上的保障，又要有管理者的英明领导，还要有高素质的办公室员工实施，更要有单位员工的相互支持和配合，这些都缺一不可。办公室工作关键是要心平气和，不急功近利，老老实实做人，踏踏实实工作，才能真正取得一些成绩，得到领导和同事的认可。（作者单位：1.中国石化西南油气分公司川西采气厂；2.中石化西南石油局党委组织部）

参考文献：

[1] 蒋汉.新时期如何做好国有企业基层工会工作[J]；东方企业文化；2014

[2] 刘士芹.新形势下如何做好基层工会工作[J]；经济视野；2013

[3] 张振京.浅谈国有企业基层工会的作用及如何做好基层工会工作[J]；企业文化旬刊，2011