浅析办公软件excel在财务管理中的应用

郭静 人民日报社计财部



浅析办公软件excel在财务管理中的应用

郭静 人民日报社计财部

摘 要：随着计算机应用的不断普及与深入会计人员在面对大量数据和信息时，不应局限于电算化软件，可掌握使用excel办公软件，提高财务管理水平。

关键词：excel 财务 管理 软件

在经济高速发展的信息化的时代，人们讲究的是高效率、高精准、高速度，随着计算机技术的发展与普及和财务工作的日益繁杂，财务管理与计算机的结合成为必然，两者结合也就形成了当今的财务管理信息化。

一、财务软件的优点

与传统手工记账相比，财务软件管理有以下多方面的优点：

1.核算准确，电脑的自动统计避免了人为地计算错误。

2.效率高，无论查询单据、统计汇总，还是记账、生成财务报表，都可以在很短的时间内完成，大大节约了时间成本。

3.数据齐全，有利于企业的管理者和投资人全面掌控企业的经营和资金流动情况。

二、财务软件的局限性

财务软件在高效、准确的同时，也存在一定的局限性。第一，由于企业的业务种类繁多，有时会出现电算化软件解决不了的问题。第二，由于电算化软件的功能有限，也使其不能满足企业管理的需要。电算化软件作为一种通用软件，很难满足不同企业具体的和特殊的要求。因此，如何在现有会计软件的基础上对各种会计数据进行处理分析就成为财务人员的一种考虑和选择。

三、excel软件在财务管理中的应用

Excel软件具有强大的数据处理和数据分析功能，因此，Excel在财务、会计和审计工作中被越来越广泛地应用，成为财务、会计和审计人员工作中不可缺少的工具。

（一）巧用excel计算个人所得税

Excel强大的表格处理功能，使我们在工作中往往有得心应手之感。下面，就是利用excel计算工资薪金个人所得税的制表过程。

1.命名文件。打开excel，另存book1，更名为“个人所得税计算表”；双击sheet1，待sheet1反相时，更名sheet1为“1月份”；然后，将sheet2等工作簿定义为工作组全部删去。

2.制作表格。按照个人所得税纳税规定，制作具体表式。在表格中，“非应税项目”是指：依照税法规定不征缴个人所得税，但又随工资奖金等一起发放的款项。如：在国家规定范围内职员向保险公司支付的养老保险金、向房改中心支付的住房公积金、独子费、差旅费等。由于该项目所含内容比较繁杂，可以就该项目的归集先制作EXCEL计算表，再将计算结果与上面所列示的“个人所得税计算表”相链接。

3.设置公式。在制作该表时，关键是要搞清工资薪金计算个人所得税的税法规定，并设置相应的计算公式。(应纳税)薪金所得=工资＋奖金－非应税项目；应纳税所得额=(应纳税薪金)所得－减除费用；对于中国居民而言，个人所得税的月减除费用为3500元。

下面，就要设置所得税税率栏的计算公式。一般，企事业单位职工的工资薪金所得，往往与单位整体效益及职工平均工资水平相一致。利用EXCEL逻辑判断公式，就可以设置关系式。有了税率，就要计算应纳所得税额。计算应纳所提税额，运用的依然是EXCEL的逻辑判断公式，不同的是：上面公式返回的值是税率，而这里公式返回的值将是应纳所得税额。应纳所得税额=应纳税所得额×税率－扣除额。由于计算过程中，数字间有乘的关系，所以，在单元格键入公式时，加ROUND予以取整。

4.复制循环作业。由于已经设置了第二行的公式，运用EXCEL的拖曳复制功能，我们可以将各行次的公式设置好；到2月份，我们运用EXCEL拖曳复制工作簿的功能，用鼠标左键＋CTRL将工作簿“1月份”复制1份，再将复制后的工作簿名称“1月份(1)”改为“2月份”，然后进行编辑。如此循环作业，相信计算个人所得税的工作将不会再使你挠头了。

（二）用excel制作工资计算表

如用EXCEL 97中的IF函数来设计工资发放通知单可大大提高工作效率。

首先建立一个EXCEL基本情况表，如工号、姓名、工资、奖金、补贴等（可使用财务部门数据），然后在姓名后插入任意列（如病假、事假、迟到等）。在表的最后几列标示相应的扣工资、扣奖金、扣补贴与标记等，如文中附表所示。

现在我们利用IF函数来设计工资计算表。

假设条件：工资：当月病假天数小于6天，不扣工资；大于5天扣全月20%工资。当月事假天数小于6天，不扣工资；大于5天扣全月30%工资。奖金：当月病、事假合计超过10天，停发当月奖金。合计小于10天病假，每天扣奖金10元，事假每天扣奖金20元；迟到每次扣奖金5元。补贴：当月病假小于16天，每天扣补贴1/23，大于15天停发。当月事假小于11天，每天扣补贴1/23，大于10天停发。

制表过程：1.单击I2，打开粘贴函数（fx），选逻辑类的IF，单击确定。Logical_test位置填C2<6；Value_if_true位置填0；Value_ if_false位置填F2*20%，回车。2.把光标停在公式栏右边，打开粘贴函数（fx），选逻辑类的IF，只不过分别填入D2<6，0，F2* 30%，回车。3.单击J2，重复第1步，分别填入C2＋D2>10，G2，C2*10＋D2*20，回车。4.重复第2步，分别填入E2>0，E2*5，0，回车。5.单击K2，重复第1步，分别填入C2<16，C2*H2*1/23，H2。6.重复第2步，分别填入D2<11，D2*H2*1/23，H2，回车。7.单击L2，重复第1步，分别填入I2＋J2＋K2>0，1，0。最后使用自动填充柄在I、J、K、L列按需要填充，以后每月只要在C、D、E列输入考勤记录，然后在L列使用自动筛选，选1 。

随着计算机应用的不断普及与深入和会计人员素质的不断提高，让会计人员了解更多的处理会计数据的工具，在面对大量数据和信息时，不仅仅局限于电算化软件。只有这样在工作中遇到问题时，思路才会广，解决的办法才会多，工作效率才会高，才能更加提高财务管理的水平，为企业的管理者和投资人提供更加准确翔实的数据，促进企业的发展。