浅析“互联网+”时代下中学生档案管理工作

◆孙翠云

(山东省菏泽第一中学)

浅析“互联网+”时代下中学生档案管理工作

◆孙翠云

(山东省菏泽第一中学)

“互联网+”时代是一个充满机遇和挑战的时代，传统的档案管理工作已不能适应新时代下档案管理工作的深度和高度，“互联网+”时代下档案管理工作需要有效地整合和科学地规范。同时，也将为档案管理工作带来便捷和科学合理的管理。中学阶段形成的学生档案，不仅是一种以文字记载表格式的个人成长史，更是一种信息资源，对于学生的进入高一级学府以及融入社会发展具有至关重要的作用，中学档案管理的现代化、科学化、规范化将成为急需探索和实践的重要课题。

“互联网+” 中学生 档案管理

一、“互联网+”学生档案管理的重要意义

“互联网+”是以互联网为工具，信息流通与共享程度更高，创造性地将互联网与传统企业、产业相融合，生产经营活动更高效，提供更精准、更个性、人性化服务的一种经济活动形态。在这一新的时期，档案管理工作必须要充分利用互联网的技术优势，对档案管理的新思路进行研究和探索，从而使得档案管理不再是简单的扫描编辑、查询共享，而是更加高效的发挥学生档案管理价值。国务院总理李克强在全国人大会议上作政府工作报告时提出，国家要制定“互联网+”战略；2015年3月，李克强在回答记者问中，再次提到“让中国经济站在‘互联网+’的风口”。这代表着政府对“互联网+”的态度，“互联网+”由概念、愿景，上升为一个正在崛起的伟大民族的国家战略。档案管理从本质上说是一种信息管理，而互联网时代归根到底也是一个信息时代，档案管理更应该感到如鱼得水，而不是蹑手蹑脚。“互联网+”将给简单的档案管理模式注入新的活力，而当前档案管理工作如何从过去简单管理模式向“互联网+”管理模式有效合理的转型，将是目前档案工作者的重要课题，意义重大。

二、中学生档案管理工作的重要作用

《中华人民共和国档案法》中明确规定：“档案，是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”这是法理规定的档案定义，同时也明确了档案管理的重要作用。中华民族的发展历程正是各类专家对不同时期档案资料整理、推敲才得以呈现，档案在我们社会的各个方面无时无刻不在发挥着重要作用。同样，中学生档案具有综合反映学生在校期间德、智、体、美多方面发展的作用，是影响中学生学习阶段甚至终身的重要资料。中学阶段形成的学生档案是以文字、表格等形式记载学生个人的成长史，是班主任和各科教师了解、掌握学生学习情况的重要渠道，也是中学为社会和高一级学校提供的真实信息。当前在迅速发展的“互联网+”形势下管理好中学生档案，不但可以充分展现出学生本人德、智、体的发展状况，同时，也可以使学校的办学水平得以提高，学校教育质量得到提升。笔者通过多年的工作体会，要搞好中学生档案的现代化管理，一是学校领导必须要高度重视，加大对中学生档案管理的支持力度；二是学校档案管理者要高度负责，要有一丝不苟的工作态度；三是需要广大师生的密切配合，大家齐心协力，才能高质量地完成中学生的档案管理工作，才能更好地发挥学生档案在高校招生、军队征兵、社会招工及学校教育教学管理中的积极作用。

三、目前中学生档案管理工作存在的不足

现在的中学档案室建设水平参差不齐，有的学校存放学生档案的柜子仍是其他部门淘汰下来的，不能满足保护档案的需要，基础设施较为缺乏。同时，在当前“互联网+”的背景下，传统的档案管理运行机制和管理体制比较落后，缺乏一个必要的网络化管理模式，数据库系统在信息存储、编辑、传递等方面不能与信息管理工作相适应，缺乏有效的综合统计分析能力，档案管理的信息化程度偏低，信息化建设开展难度大，学校的档案更多的是实体档案，大量的实体资料需要更多的时间和精力进行整理、编排。在进行学生档案查找时，管理人员需要从大量的档案信息中查找所需要的档案，造成浪费大量的时间。这种工作方式不仅要工作人员付出大量时间和精力，还严重降低了工作效率。

四、“互联网+”时代中学生档案管理工作发展趋势

在“互联网+”时代，网络技术及信息技术的发展，使数字化、信息化、网络化逐渐引领这个时代的潮流。在大众创业、万众创新的新形势下，中学生档案管理应改造升级传统管理方式，不断发现并利用新的发展引擎。特别是随着我国教育事业改革的不断深化，电子信息管理在学校教育与管理工作中的重要作用日趋明显。加上高校招生，电子档案的产生，一些中学最原始、最基本、最重要的纸制档案材料已无法完整地收集与积累。中学生档案管理工作已向信息化、数字化方向发展，因此学校应加大档案管理的资金投入，逐步完善基础设施的建设，建立适合本校使用的数据资源，统筹学校档案信息，健全完善学生档案信息数据库系统，最终实现档案信息资源共享的目的。充分利用互联网功能，发挥学生档案的存档备查作用，通过将档案目录等公开的内容放到网上，学生、家长和老师可以通过学校网站进行查询，通过用户级别的设置规模查阅范围。除了查阅之外，还可不断开发新的应用方式，只有把基础数据做得尽可能详细，可以有效地进行这些基本数据对于学生教育情况的分析和研究。

五、不断提升档案管理人员的综合素质

档案工作是一项“功在当代，利在千秋”的事业，意义非凡。责任心是做好档案管理工作的根本。很多档案工作者在建立中学生档案时，责任心不强，档案归类缺乏固定的位置，使用时常常找不到，容易造成档案丢失或者损毁现象。档案无论是对社会还是对个人而言都是十分重要的，随着互联网技术的发展，对档案管理人员的要求也越来越高，笔者建议档案管理部门，应该根据本学校实际工作要求，积极引进计算机、英语、信息等专业人才，采取接收其他专业与档案专业并重原则，使其专业人才与档案专业人才知识互补，适应信息化管理的需要。同时，还要加强对档案管理人员素质的培养，促进档案管理人才多元化，提升档案管理人员的服务意识、责任意识，提高道德修养，坚守自已的职业道德，严格遵守学生档案管理纪律，做好学生信息的保密工作。

六、不断健全完善档案管理工作监督机制

学生档案既是一个人成长中的一段重要经历，也是国家、社会、组强选拔人才的重要依据之一，如果这部分档案不健全，将造成很大的麻烦。但中学生的档案管理涉及到多个环节，从新生入学起，要统一建档内容，如学生登记表、中学生学籍卡、思想行为考核表、体格检查表、体育合格情况表、奖惩材料、入党入团材料等各资料；要及时建立学生档案；要规范档案的书写要求；要制定完善转学、休学等相关的各项手续；要做好考生的组档等各项工作。

笔者认为，在学校管理中，必须保证档案管理的规范化，保证档案管理工作流程的标准化，在学校范围内统一各部门管理标准及工作流程。要建立统一的档案管理规定，制定并完善各项规章制度，以保证工作人员能够根据规章制度标准管理。按照国家档案法律、法规的有关规定，坚持依法开展档案工作，明确应有的惩罚措施，同时加大对档案管理人员的普法宣传，让他们成为档案法的宣传员，并对开展档案工作的必要性和重要性有清晰的把握。要制定并完善中学生档案监督管理机制，严格要求每一名档案管理人员，提高工作效率，促进档案管理工作高效、有序开展。要制定严密的保管制度和密级规定，确保学生档案的存放安全。要转变传统的工作方式，树立新型的工作理念，创新工作策略和工作思路，使学生档案工作向更高、更强的方向发展。