关于信息技术在办公自动化中的应用

赵玉华

（江苏省南通大学附属医院，江苏 南通 226000）

关于信息技术在办公自动化中的应用

赵玉华

（江苏省南通大学附属医院，江苏 南通 226000）

要想做到具有先进、科学的文档资料管理方法人们常用的文档检索和使用更加的简便快捷，它不仅能通过信息技术的应用实现，准确的文字处理和图形、图像处理和分析，同样也可以通过信息技术来实现。就目前而言，我们还未能将信息技术的功能及优点等方面完全的认识和利用。那么，本文将利用文字形式来探讨信息技术在办公自动化中的应用，从而让信息技术在办公自动化中的应用做到更好。

信息技术；办公自动化；应用

0　引言

现阶段，信息技术被广泛的推广和应用在社会生活、生产的各个领域，尤其是在办公自动化中的应用，能够更好的满足各个行业办公的实际需求，不仅能够显著的提高办公效率，还能够保护信息安全和提高信息检索效率，其重要性不言而喻。因此，文章针对信息技术在办公自动化中应用的研究具有非常重要的现实意义。

1　信息技术在办工自动化中的地位

1.1信息技术应用如何提高工作效率

内部网络通过信息技术的应用使之得以建立。内部网络的建立让部门领导以及单位领导及时的发现并解决在办公过程中出现的问题。同时，通过网络系统还能快速实现各种文件信息和编码归档的使用，并且还可以及时的上传和下载文件，从而提高了工作的高效性。从此以往，网络系统的得以使用，不仅让上级领导，亦或是下层人员都能通过它更加方便、快捷地掌握各个科室的办公室情况，并要监督检查，从而更好的提高工作人员的工作效率，使之更加完善其工作内容[2]。工作人员利用信息技术对文字进行加工处理，还利用网络传输功能完成了文字的录人及校队，一次性完成文件的板式设计和制作，全面的完成工作任务，大大的提高了工作效率还节省了不少人力资源。信息技术在办公过程中的特点突出表现于高质量的整理加工信息并进行分析和储存。而且通过计算机还可以有效的完成文件的传输和管理。信息技术在办公过程中的应用能够形成一个人机统一的信息系统。有了计算机区域网络，完全实现了信息资源、工作人员和单位领导的紧密联系，也可以形成一个高效的、良好的交流环境供他们进行交流学习，这样，使工作人员更为出色地完成了各项任务，工作效率也会大幅度的提升。办公室内部资源共享的得以实现使因为内部网络的建立，其在人力、物力、财力等方面可以得到最大化的利用[3]。经管理员的允许以后，每个单位单位的单位人员都可以从数据库中区寻找自己需要的信息资源，直接获取高质量的打印文件，避免了传统办公室中多人合作，资源浪费的现象[1]。办公人员通过网络应用在办公过程中的效率很大程度上超过了传统办公室。

1.2文档管理中信息技术的应用

信息技术快速的处理了大量不同类型的文档，一些永久性的文档也不会应为时间过长而导致不能很好的找到和对其进行使用。要想对文档进行管理和储存，就应做到合理的文件存储和文件存放空间的紧缩，还有对光盘、移动硬盘的合理使用。可是，由于一些单位或机构要对一些文件或多或少的进行保密工作，那么访问权限的设置也就显得尤为重要。访问权限的设置，避免了无关人员对文件的无权访问从而不能进行操作[4]。同时，也就不用担心其他人员的文件进行浏览使用、修改以及打印。此外，传统办公系统中工作人员不仅需要在办公事务上进行交流，还需要对各种文件进行复印与打印，这样会形成大量的文本档案，同时还会产生一定的办公成本，通过将信息技术应用在档案自动化办公中，办公自动化系统能够分厂简便、直接的和员工进行沟通，并在办公自动化系统中进行文档的打印、储存等，能够显著的降低成本。

1.3信息技术在信息检索中的应用

在这个被信息化的时代里，计算机在信息检索中的重要性尤为突出，计算机由软件和硬件两部分组成，因此在计算机中安装可靠有效的检索系统并运用网络与其他检索引擎进行连接，我们就能有效地在国内外、国际性的各类复杂信息中获取我们需要的有效信息，从而让领导更加果断自信的做出决策。

2　B/S结构应用与Web2.0技术应用

2.1B/S结构应用

B/S结构的模式的应用目前已经取代了C/S模式的应用，并且在不断扩展中。采用B/S结构的核心在于将该阶段服务器针对具体请求完成自动化处理，并将所需咨询面向浏览器进行反馈，从而便利的完成运行与维护工作。

2.2Web2.0技术应用

信息时代，随着Web2.0技术应用在现代商务领域的发展，其开设拥有了优秀的开发以及交流平台，形成了服务器以及对应性的内容。不同类别服务渐渐形成的服务连接多元化的商务创建了系统、多样的服务平台。Web2.0技术应用不仅很好的消除了Web2.0技术不仅很好的消除了企业与客户之间沟通层面的障碍，还可以是办公环境得以优化。总之，Web2.0技术的应用不断地在向客户的需求上前进，也使企业真正对办公过程中自动化以及无纸化的要求得以实现，显著的提升办公人员的办公效率。

3　办公自动化信息技术的前景和未来发展

3.1前景分析

目前，我们正处于信息大爆炸的阶段，随着对承接业务的不断扩张和丰富，用户应用办公系统的同时，为面临各种各样的数据的复杂性以及实际问题。为此，通过应用办公软件可自动化、智能化的处理相关工作问题，可提升用户的日常工作效率以及服务质量。另外，办公软件总量不断增加，为了市场的扩展，更多的软件公司使出浑身解数争取客户。各种办公软件出现混杂的状况，导致一些工具不仅不会提升办公效率，还会使办公环境造成负面影响。所以，在今后办公自动化应用会应用计算机信息技术整理分类各类软件工具，使各项软件工具做到相辅相成，并体现协同化的特征，从而解决一些实际的问题[5]。

3.2未来发展

办公自动化信息技术的未来发展主要表现为以下几个方面：其一，视频技术的广泛应用，大量视频技术在办公自动化中的应用，能够充分的发挥视频感性表现力大、直观的特点，在不同的区域通过摄像头参与会议和办公，甚至能够清晰的看到发言人的面部表情，具有非常好的发展前景。其二，无线技术的应用，随着笔记本电脑、手机的广泛普及，通过利用无线技术，如WiFi技术，人们可以随时随地办公，如宾馆、咖啡厅、餐厅等，其便利性越来越受到人们的青睐。其三，灵活的工作流，电子文件相比于传统的纸质文件，其在网络中传输的效率更高，传递文件的类型更加丰富，如语音、动画、图片以及文字等，显著的提高文件的流动性，因此称该种文件的流动现象为工作流。工作流是所有办公中必不可少的环节，由于工作流的用途各不相同，为了保证能够满足办公需求，需要不断的提高工作流的灵活性。

4　结论

办公自动化不但可以解决各类信息问题，还能很好的完成信息数据的快速传输和交流。随着计算机以及网络信息技术、通讯的快速发展日趋完善，信息技术将实现进一步的优化更新，更加便利快捷地促进信息交流与沟通，将有效的解决办公过程中出现的一系列问题[3]。未来的发展过程中，办公自动化将进一步朝着智能化、协同化的方向发展，我们要有效的应用现代化计算机信息技术，今儿实现综合效益目标。

[1] 王继业,孟坤,曹军威等.能源互联网信息技术研究综述[J].计算机研究与发展,2015,52（5）:1109-1126.

[2] 徐亮,欧历云,王小刚等.基于角色的办公自动化实现[J].西安电子科技大学学报（自然科学版）,2000,27（1）:110-114.

[3] 李华,曹振生.高校办公自动化[J].重庆大学学报（自然科学版）,2001,24（3）:150-152.

[4] 王宏飞.办公自动化中的信息技术应用探讨[J].中国信息技术教育,2014,（12）:51.

[5] 周峙峰.浅析信息技术在办公自动化中的应用[J].黑龙江科技信息,2010,（30）:102.

Application of Information Technology in Office Automation

ZHAO Yu-hua
（Nantong University Affiliated Hospital of Jiangsu, Nantong, Jiangsu 226000）

for advanced and scientific document data management methods, commonly used document retrieval becomes more and more convenient through information technology, and it also can help process words accurately, process and analyze graphics and images. For the time being, we have not been fully understanding and using function and advantages of information technology yet. So, the article will discuss application of information technology in office automation in written form, so that it can be applied better in office automation.

Information technology；Office automation；Application