基于管理系统的高校办公室管理影响因素及策略研究

张志国　张　健

（天津中医药大学，天津300193）

基于管理系统的高校办公室管理影响因素及策略研究

张志国张健

（天津中医药大学，天津300193）

我国高校办公室在高校管理系统中处于重要的中央枢纽地位，一定程度上决定着高校的质量和发展。本文首先对高校办公室管理现状进行了研究及概述，进而分析了影响高校办公室管理的三个主要因素，最后提出了提升办公室管理的对策。

高校；办公室管理；影响因素

随着我国现代化进程的推进，高等教育事业备受党和国家的关注，对高等教育也提出了更高的要求。高校的生存发展离不开规范高效的管理，高校办公室在高校管理中发挥着重要作用。

一、高校办公室管理的研究现状与概述

1.研究现状

近年对高校办公室的研究主要集中在对高校办公室现状分析和管理方法的改进方面。汪永红（2011）对高校办公室管理问题进行了总结，提出科学化艺术化进行高校办公室管理［1］。李莹（2013）根据办公室存在的问题提出针对性的解决方案［2］。倪乐一（2015）根据高校办公室管理中的不足，给出完善办公室管理的制度，提升高校办公室工作成效［3］。陈晋（2013）阐述了高校办公室在现代管理理念中的概念，对现代管理理念在高校办公室中的应用进行了具体的分析［4］。杨明（2014）分析了高校办公室管理中存在的问题，探讨了解决措施，为改进高校办公室管理提供了借鉴［5］。白云（2014）阐述了高校办公室管理现状，为提升高校办公室管理提供了对策［6］。高芳（2011）从具体决策入手对如何进行高校办公室创新管理进行探讨［7］。傅丽滨（2014）从高校办公室管理出发，提出高校办公室管理中的难题，并提出了相应的解决措施［8］。

2.研究概述

在高校的管理系统中，办公室的工作涉及学校各个方面，高校办公室的管理水平影响着学校的教学科研和人才培养等工作。高校办公室在高校运行管理系统中承担着多元的角色，分别是综合角色、协调角色、参谋角色、服务角色和督办角色。一是综合角色，高校办公室在高校中处于总揽全局、沟通上下的重要地位，是高校管理系统中的重要组成部分，高校中各种重要的决策和工作安排都是出自高校办公室。二是协调角色，高校办公室在高校之间、高校和社会各单位之间、高校内部各部门中充当协调各种关系的角色。高校办公室需要通过各种有效的协调机制，协调好高校内外各种关系，为高校的良好发展创造环境。三是参谋角色，高校办公室是高校领导的参谋，高校办公室为学校的发展出谋献策。高校办公室通过开展各种调查研究，取得客观全面的信息提出预案与对策，为领导决策提供依据。四是服务角色，高校办公室是高校中的管理机构，承担着为学校领导、各部门和广大师生服务的重要职责，提供优质高效的服务是高校办公室的宗旨。五是督办角色，高校办公室在学校处于联系上下、协调左右的中枢地位，学校重大工作和重要事项的督办落实需要办公室来实现，高校办公室在学校事业改革稳定发展中充当着督办角色。

二、高校办公室管理的主要影响因素

在高校多元化角色的背景下，高校办公室管理呈现出复杂化的趋势，高校办公室管理受多因素影响，主要包括职能因素、路径因素、人的因素等三方面。

1.职能因素

高校办公室在学校管理服务系统中处于什么样的地位，有着怎样的职能，这对高校办公室建设和管理至关重要。通过文献研究和实践总结，我们认为高校办公室在学校管理系统中处于中心地位，是学校联系上下、协调左右、沟通内外的总枢纽。主要职能概括为参与政务、管理事务、做好服务，主要任务概括为综合、协调、参谋、服务。高校办公室的地位和作用决定着其职能，职能发挥好与坏不仅影响办公室自身建设，甚至会影响学校事业发展。然而实际工作中，高校办公室一些应有的职能并未充分发挥。

（1）参谋职能欠缺

高校办公室在领导决策过程中有给予意见、提供方案，协助领导做好各种决策的义务。有的高校办公室忙于日常事务性工作，缺乏主动参谋的意识，没有充分发挥其参谋作用。有的高校办公室对高校情况掌握不全面，对学校的改革发展中存在的问题论证不足，使得在协助领导决策方面有所欠缺。高校办公室不仅应该注重事务性工作的处理，同时也应该发挥参谋作用，多做调查研究工作，全面掌握学校情况，协助领导决策，为学校的发展出谋献策。

（2）督办落实欠缺

古人曰：“道虽迩，不行不至；事虽小，不为不成。”任何工作关键在落实。没有落实，再正确的决策都会成为一纸空文。在工作中，高校确实存在着一些决策、规划、制度落实不到位的现象，究其原因很多，高校办公室督办落实职能缺失是原因之一。上传下达、督办落实是高校办公室的重要职能，这个职能发挥到位，工作便会有条不紊，有序开展，有始有终，否则，工作很可能落实不到位，虎头蛇尾。督办落实职能欠缺表面上是办公室一个职能的缺失，但影响的确是全局。

综上分析，办公室参谋和督办落实职能实际上与学校的决策及其实施过程密切相关，又如前述，办公室的基本职能是参与政务、管理事务、做好服务，两个职能的缺失实际上就是参与政务职能的缺失。高校办公室作为学校的中枢，管理事务、做好服务的职能因其工作性质是必须进行的，参与政务的职能是需要主动作为的。

2.路径因素

高校办公室管理工作实现路径主要包含三个方面：管理理念、管理方式和管理手段。

（1）管理理念

管理提升，理念先行，理念到位，事半功倍。理念是影响工作的重要因素。高校办公室工作亦如此。高校办公室核心职责就是服务，为领导服务、为各部门服务、为师生服务，服务是其工作的出发点、落脚点、指导思想和根本宗旨。高校办公室必须要树立服务理念，要从思想上充分认识工作性质和特点，有着“捧着一颗心来，不带半根草去”的高尚精神，不计名利、无怨无悔。服务理念意识不到位，就会出现“官本位”的现象，致使风气不正，出现连锁效应，影响整个管理服务体系。服务理念是否到位是影响高校办公室管理的最主要的主观因素。

（2）管理方式

高校办公室日常事务繁多，很容易掉到应付琐事的状态中。如何从繁杂的事务中解脱出来，提高管理效率和服务水平，最重要的是实施科学管理方式，健全各项制度、完善工作机制、规范工作流程和办事程序。具体来说就是对日常事务性工作进行制度化、流程化设计。制度化就是建章立制，保证工作有章可循，有法可依。流程化是把制度变得具体、可操作性强，要建立工作流程和工作表单，管理方式借鉴企业的管理方式就是标准作业程序（SOP）。高校办公室要改变传统的经验式管理方式，逐渐形成制度化、流程化的科学管理方式。然而，很多高校办公室制度不健全、不完善或不适应发展需要，流程有待优化和改进，在管理方式上有待提高和改善。

（3）管理手段

随着计算机和网络技术的广泛应用，网络化、信息化的管理手段应运而生。高校办公室作为学校的窗口单位应顺应历史潮流，利用互联网新媒体开展工作，特别是实施办公自动化系统。办公自动化实际上是基于工作流的理念，将日常事务性工作以表单的形式在网上流转，解决传统办公方式中效率低下、文件泛滥、电话频繁等问题，能降低管理成本，方便快捷地共享信息，优化现有的办公流程，提高工作效率，是传统管理方式的革命，具有里程碑式的意义。然而，高校办公自动化系统的实施和建设仍有一定的不足，受学校信息化程度等因素影响，应用推广不够，重建设轻应用，实际应用和设计理想之间存在一定的差距。

3.人的因素

人，是社会第一生产力，人的因素，永远是第一位的因素，高校办公室尤为如此，这主要是由办公室的地位和性质决定的。高校办公室是学校的窗口单位，工作人员的言行代表学校，工作人员的工作效率、服务态度和服务水平，直接反映着学校的精神面貌和管理水平。但由于体制机制等多种原因，导致高校办公室队伍建设出现了一些问题，有些工作人员缺乏责任感和使命感，缺乏主人翁精神和奉献精神，职业倦怠，对工作不积极主动，消极应付。

（1）职业认同感较差

高校的核心任务是教学、科研等一线工作。管理服务工作是从属于一线工作的，为其服务。其工作性质单调而琐碎，技术性不强，科技含量较低，成就感和满意度低，职业认同感较差。

（2）激励机制不健全

高校办公室的工作人员通常被定位为服务型角色，但由于人员激励奖惩制度和评价体系的不完善，干多干少都一样，使得办公室工作人员缺乏工作热情与积极性，容易产生职业倦怠。

（3）培训机制缺乏

高校办公室管理是一个专业性很强的工作，工作人员有必要接受系统的学习培训，掌握专业的知识技能，提升素质，以适应高等教育的快速发展。现阶段，高校办公室管理培训制度尚需健全。

三、提升高校办公室管理的策略

1.充分发挥应有职能，为学校发展助力

高校办公室的地位决定着其各个职能是不可或缺的，必须要充分发挥应有职能为学校发展助力；要在服务上下功夫，坚持全心全意的服务宗旨，理解师生、尊重师生，以师生为本，做到真诚服务、用心服务；要在思想意识上下功夫，要具有全局意识，能够对各方面情况进行汇总、梳理、分析和概括，对学校有全面了解和宏观的把握，协助领导正确决策；要在协调上下功夫，要从学校的大局和长远利益出发，敢于负责和协调，包括各种关系的协调，日常工作的协调，突发事件的协调，重大活动的协调以及学校重大决策的贯彻落实的协调等，达到统一思想，凝心聚力的目的。特别要在参谋助手和督办落实上下功夫。

（1）发挥参谋职能

高校办公室在做好日常事务性工作的同时也要发挥参谋助手的职能。要围绕大局反映情况、报送信息，做“千里眼、顺风耳”，做好学校信息、行业信息、高等教育信息的收集整理，分析研判，为决策提供基础数据；要围绕学校的工作重点和领导关注的热点，积极做好调查和研究工作，为决策提供重要参考；要“身在兵位，胸为帅谋”，将自身置身于改革和发展的高度，围绕大局出谋划策、贡献智慧，主动对学校重点工作和全局工作进行深入研究，议大事、谋大事、把握大局，将办公室从被动“交办服务型”向主动“参谋服务型”转变。

（2）发挥督办落实职能

高校办公室要充分认识督办落实的极其重要性，发挥自身优势，把推动落实放在更加突出的位置。要明确督办落实的重点，主要是带有全局性的、战略性的重大事项，具体包括：上级以及学校内部制定的重要制度、政策、文件；党委常委会和校长办公会研究决定的教育教学、科学研究、国际交流、队伍建设等重大事项；学校党政工作要点、各类发展规划，阶段性任务；学校重点、难点问题以及重大事项、重要工作；领导交办的其他重要工作。要健全推动落实体制机制，出实招，想办法，完善责任分解制度，把目标任务分解到部门，落实到岗位，量化到个人，形成人人负责、环环相扣的责任落实体系；要健全跟踪检查制度，通过全面了解工作落实情况，及时发现阻碍落实的问题，协助制定解决问题的措施；要健全通报反馈制度，通过定期通报，督办提示、限时办结等方式，对落实情况进行评估，对落实不到位的进行问责。

2.抓好规范工作，改进管理方式

在依法治理的背景下，要树立法治意识，建立健全日常工作的全面质量管理体系，将制度化、流程化的质量管理贯穿于高校办公室工作的全过程。要积极推进制度化管理，建立健全一套切实可行的规章制度，如公文制度、印章制度、会议制度、信访制度等，做好制度文件的“废、改、立”工作；要积极进行流程化设计，将制度转化为简单可操作的流程，建立一套与规章制度相匹配的流程体系，如收发文程序、用印程序、会议程序、信访程序等。总之，对于通过试行验证，已经成形的制度规范，形成文件，固定下来；对于试用和讨论阶段的制度规范，继续完善；对于暂未建立的制度规范，在工作中继续总结、分析和研究，逐渐形成规范。

3.抓好办公自动化工作，改进管理手段

“互联网+”时代，实施办公自动化势在必行，是现代化管理的必由之路。高校办公室要积极进行办公自动化系统的建设和完善，将办公自动化纳入学校信息化建设总体工作中，防止信息孤岛和重复建设。要在办公自动化顶层设计上下功夫，根据学校自身特点，既有前瞻性，又要结合工作实际，功能模块以实用为主，可操作性强，切忌贪大求全，过于理想。要在实施上敢于啃硬骨头，迎难而上，加强组织和管理，加强人员培训，积极营造氛围，获得校领导的支持，有步骤分阶段地推动，积极进行反馈、使用、再反馈、再使用，直至应用实施，并随着工作领域的延伸，进行功能模块的增加或完善。

4.抓好队伍建设，提升人员素质

高校办公室工作好与坏关键在队伍，要加强队伍建设，提升工作人员素质和能力。

（1）完善体制机制

建立岗位责任制，明确岗位与责任。根据岗位性质和特点，按照能力与岗位相统一的原则安排人员，人尽其才，做到以任务定岗位，以岗位定人员，责任落实到人。建立学习培训机制，鼓励和安排人员参加校内外各级各类培训；积极与有关单位、兄弟院校办公室互动交流；进行办公室内部学习交流，引导大家在理论中学习、更在实践中学习，形成热爱学习的良好氛围。建立主辅岗制，人缺岗不缺，保证岗位职责有承办人，最大程度的服务师生，同时也能锻炼队伍，培养团队精神和一专多能的人才。建立激励机制，有条件情况下积极完善考核评价体系，在人事任免上打破论资排辈的常规，形成能者上、庸者下的氛围，积极进行对外推荐，形成团队的良性互动。

（2）提升综合素质

要积极创造条件，进行培训和教育。实施素质提升计划，做到习近平总书记要求的“五个坚持”：一是坚持绝对忠诚的政治品格，在思想上、行动上与中央保持一致，政治立场不变、政治方向不偏；二是坚持高度自觉的大局意识，要围绕大局、服务大局，站在学校的高度进行综合、协调、参谋、服务，特别是要收集并综合信息，分析研判，出谋划策、贡献智慧；三是坚持极端负责的工作作风，恪尽职守、真抓实干、一丝不苟、精益求精，在细微之处下功夫，对工作雷厉风行、一抓到底；四是坚持无怨无悔的奉献精神，要充分认识高校办公室的工作性质，真正踏下一颗心来，甘于奉献、鞠躬尽瘁，全身心投入到管理服务工作中；五是坚持廉洁自律的道德操守，要把纪律挺在前面，遵纪守法、清正廉洁、两袖清风，坦荡做人、弘扬正气。

（3）提升工作能力

要强化岗位责任，使每位工作人员有岗位、有任务、有压力、有动力，培养敢于担当、干事创业的精神，在实际工作和历练中，不断提高每位工作人员的依法行政能力、组织协调能力、调查研究能力、联系群众能力和文字综合能力，使之成为综合素质过硬、办事能力强的人。

四、结束语

高校办公室在高校管理系统的正常运转中发挥着举足轻重的作用，做好高校办公室管理工作，有助于高校的稳定优质发展。新形势下，高校办公室应该与时俱进，及时发现问题采取应对策略，为高校蓬勃发展做好夯实的基础工作。

［1］汪永红.思考：提升高校办公室管理水平的若干思考［J］.教育教学论坛，2011（20）：115，131-132.

［2］李莹.浅析高校办公室管理中的影响因素及应对策略［J］.办公室业务，2013（5）：210，213.

［3］倪乐一.提升高校办公室管理工作成效的路径探索［J］.产业与科技论坛，2015（7）：220-221.

［4］陈晋.探讨高校办公室管理中的现代管理理念应用与思考［J］.才智，2013（11）：48.

［5］杨明.新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨［J］.中国管理信息化，2014（4）：136-137.

［6］白云.有关提升高校办公室管理水平的若干对策思考［J］.办公室业务，2014（17）：19.

［7］高芳.如何创新高校办公室管理［J］.中小企业管理与科技（下旬刊），2011（7）：27-28.

［8］傅丽滨.高校办公室管理工作难点解析［J］.人力资源管理，2014（12）：192-194.

（责任编辑：姚歆烨）

Analysis of the Influencing Factors and Managerial Strategies of University Executive Office

ZHANG Zhiguo，ZHANG Jian
（Tianjin University of Traditional Chinese Medicine，Tianjin 300193，China）

In the whole management system of a university，the executive office stands in a central and pivotal position.To a certain extent，it determines the quality and development of the university.This essay gives a brief summary of the current status of university executive office management，and makes an analysis of the three major influence factors.Finally it brings forward some practical approaches to promote office management.

university；office management；influencing factors

G647

张志国（1978—），男，助理研究员，研究方向：高校教育管理。

张健（1963—），女，教授，研究方向：创新系统研究。

天津中医药大学教育教学改革研究课题（2013JYB005）；2011年度天津市哲学社会科学规划项目（TJGLWT11-28）。