转变思维推进医院档案信息化新突破——上海儿童医学中心智慧型档案室建设探讨

翟琳怡

（上海交通大学医学院附属上海儿童医学中心，上海 200127）

转变思维推进医院档案信息化新突破
——上海儿童医学中心智慧型档案室建设探讨

翟琳怡

（上海交通大学医学院附属上海儿童医学中心，上海 200127）

随着智慧城市建设的推进和移动互联网、云计算、物联网等信息新技术的普及应用，传统的档案信息化水平已明显落后，建设智慧型档案馆势在必行。本文结合我国智慧档案馆建设现状，分析了儿中心档案室信息化的不足之处，并对儿中心智慧型档案室建设提出了设想。

智慧城市；档案馆；信息化

0 引言

目前，上海市正在大力推进“智慧城市建设行动计划（2014-2016）”，将创建面向未来的智慧城市作为建设现代化国际大都市的重要内涵，“智慧健康”作为28个重点建设专项之一对全市医疗机构的信息化建设提出了更高的要求。在此背景下，上海儿童医学中心信息平台建设项目历经三年取得了不俗的成绩，该项目在2015年荣膺HIMSS亚太地区最佳信息交流技术（ICT）成就奖，智慧型医院建设初显成效。

儿中心档案室虽然经历了几年的信息化建设，但相比医院整体信息化水平仍存在着较大的差距。总结过去，展望未来，在十三五的开局之年，如何破解档案信息化建设的瓶颈，做好档案信息化的转型发展，进一步提高档案信息化科学发展水平，为“智慧儿中心”打造“智慧档案室”，这一任务显得尤为迫切。本文将围绕该主题谈点粗浅的认识和感悟。

1 智慧档案馆简介

1.1 智慧档案馆的概念

目前在档案界，对智慧档案馆的建设标准尚没有官方的定义，这是由于大家普遍认为智慧技术可以应用于档案馆建筑、档案管理与保护设施、档案实体管理、档案信息管理、档案服务等档案馆的各个领域，但目前由于研究深度不够，尚难为智慧档案馆下一个业界公认的定义。综合各类学术期刊，目前被采用比较多的观点认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式[1]。

1.2 我国智慧档案馆建设现状

在国家智慧城市建设有序开展时，我国档案界也逐渐开始对智慧档案馆建设进行研究，一些地方档案部门对智慧档案馆建设进行了探索和试行。无论站在智慧城市建设的全局角度，还是为了档案事业的长远发展，智慧档案馆建设都有着重大意义和现实必要性。

上海市启动了全市l8家国家级综合性档案馆的馆际联动，实行全市通办，可以实现就地查询和跨馆出证，为构建智慧档案馆铺路。2016年上海市档案工作会议透露，“十三五”期间，市级机关档案室室藏永久档案全文数字化率将达到100%，全市国家档案馆馆藏档案全文数字化总量将达到8亿幅，市和区县档案馆、市档案馆和市级机关档案室之间档案信息资源将实现共建共享与互联互通。与此同时，推进符合电子文件和电子档案“单套制”管理发展方向的科学管理新机制，力争建成一批“示范档案馆”[2]。

2016年5月，昆山市档案馆携手上海中信信息发展股份有限公司开始“昆山市档案局智慧档案馆（软件部分）项目”的建设。项目以“通过国家示范数字档案馆”为首要目标，在基于昆山市智慧城市的信息化基础上，通过应用云计算、物联网、大数据等新技术，构建档案智慧收集、智慧管理、智慧利用、智慧保存的平台，建设具有档案信息来源多元化、档案实体管理物联化、电子文件归档和接收网络化、档案数据存储集约化、档案信息开发智能化、档案信息服务移动化等特点的智慧档案馆。

2015年国泰君安证券股份有限公司正式立项建设企业智慧档案馆，它是建立在该企业档案大集中管理模式及存量纸质档案100%完成数字化的基础上，进一步对系统内电子文档进行全面的大集中化管理的探索。在计划中，国泰君安的企业智慧档案馆将充分利用前沿技术，包括大数据分析、云计算等技术手段，将纸质文档的数字化副本和原生电子文档整合，形成大集中化、大数据化的一个档案信息大数据资源库，实现覆盖企业内部全体人员的档案信息网络共享利用服务。该公司的智慧档案馆建设并非简单的对原有档案进行数字化处理，而是从采集自动化、存储安全化、自然语义分析智能化、工作流技术规范化、查询终端移动化和服务人性化等方面着手，全面构建统一的智慧运营平台[3]。

2 儿中心档案信息化现状

档案工作是守护人类社会记忆的崇高事业，承载着传承历史的使命。上海儿童医学中心建院于1998年，档案室的信息化工作启动于2010年，在医院领导的支持下，在档案信息化工作方面取得了一定的成绩。如今，运用档案管理软件进行档案工作各个环节和对库藏纸质档案的数字化加工已经成为档案室信息化工作的常态，档案工作彻底告别了依靠纸和笔，手工作业的旧时代。

然而，随着“智慧地球”、“智慧城市”概念在全球的普及，信息技术发展呈现出新的特点。一是物联网技术迅速发展，人们借用一定的感知手段实现了对物体信息的感知、网络传递，并在一定程度上实现了对物体的智能管理。二是移动通信技术日益普及，伴随着第三代移动通信的发展，其数据通信功能更加强大，服务范围更加广泛，更多的移动终端接人移动通信网络，而已经开始应用的4G通信网络所支持的业务范围更加广泛。三是云计算技术广泛应用，云计算将计算、服务和应用作为一种公共设施提供给公众，使人们能够像使用水、电、煤气和电话那样使用计算机资源。这些新技术应用范围日益广泛，将不可避免地对档案信息化的未来产生更直接、更深远影响。

用这个视角仔细分析儿中心档案信息化工作现状，就会发现诸多的瑕疵和遗憾。

2.1 重档案数字化加工，轻电子文件的归档管理。

近几年来，各档案馆和档案室都在轰轰烈烈的开展库藏纸质档案的数字化加工工作。以儿中心所在的交大医学院档案系统为例，除交大医学院档案馆自身已经完成的馆藏档案数字化加工以外，其12家附属医院档案室中已7家医院包括儿中心开展了档案数字化加工工作。在市卫计委每年开展的卫生系统档案管理考核中也将档案数字化作为考核内容之一，以至于尚未开展数字化加工的医院档案室也纷纷表示要把数字化加工项目已列入明年工作计划和预算。档案系统由上自下对数字化加工的热衷是由于电子文件归档工作在各家单位开展的举步维艰，大部分基层档案室尚未开展电子文件的归档工作，有些即使已经起步，也往往局限于电子公文的归档，大量非公文电子文件未能纳入归档工作散落在单位的各个部门和各个信用系统，元数据管理也不健全，电子文件归档质量令人堪忧。

纸质档案的数字化加工有其明显的局限性：第一，数字化档案只是纸质档案的复印件，其价值不会超过纸质档案，双套制归档制度造成了管理的上升，而产出效益却并不明显；第二，大多数纸质档案的数字化实际是图像化，而不是字符化，不能满足全文检索和编辑的再利用，不能纳入大数据处理的范畴，在大数据时代，其使用价值不可能与自然形成的电子档案同日而语；第三，如果电子文件归档问题不解决，将造成一方面鲜活的电子文件自生自灭，数字化记忆流失，另一方面将电子文件转换为纸质档案，大量的重复劳动造成人力物力的巨大浪费[4]。

2.2 重档案信息化内部功能建设、轻与医院信息平台对接。

长期以来，档案工作由于管理机制、体制、技术等原因，档案信息系统未能打破封闭研制和应用的格局。档案工作者在提出信息化需求时往往只把目光聚焦在手机、整理、著录、检索等计算机辅助管理档案的环节上，而忽视了与单位整体信息平台的对接。在交大医学院附属医院档案系统中医院的档案系统都还只是个独立运作的个体。儿中心档案室目前也是这个情况，由于缺乏有力的顶层设计，医院的档案管理系统到目前为止并没有融入到医院整个信息平台中，严重影响了包括电子文件、电子病历、合同管理、新媒体档案等在医院信息平台中各种有价值的档案信息资源的收集和利用，放缓了向智慧型档案室转型的脚步。

2.3 重档案实体管理，轻档案知识管理

档案室一直埋头于档案实体的收集、整理、著录、装订、上架等具体工作环节，导致档案信息封闭，传播面不广，档案的价值并没有充分体现，档案的信息资源并不能为医院的发展产生直接的推动力量。同时，绝大部分情况下档案的利用方式往往是工作人员守在档案室里坐等人们前来查档这种被动的服务模式，档案部门缺少主动服务的意识和理念。其中很大一部分原因是因为档案信息的碎片化特性，有价值的信息散落在各种档案中，缺乏有力的工具来便捷高效的“抓取”这类信息，现在获取这类信息往往靠工作人员人工查找和编辑，对时间和人力的要求相当的高，为档案室主动提供服务设置了诸多障碍。

我们必须清醒的认识到，档案的管理并不是“为藏而藏”，而是为了充分发挥所藏档案的工具价值与信息价值，提供档案服务，满足单位的档案利用需求，在记录儿中心的成长、宣传儿中心的文化、为儿中心的发展提供可资借鉴的资料等多个方面发挥作用。而知识管理以云存储、物联网、大数据等各类信息技术为支撑，将隐性的档案知识显性化，实现档案的价值、提升单位的核心竞争力。

3 儿中心智慧型档案室设想

近日，上海市档案局印发了《上海市档案信息化建设五年发展规划（2016－2020）》，明确了上海档案信息化建设的指导方针、基本原则和发展目标。至2020年，上海市将基本构建起管理科学高效、资源丰富多样、平台共享便捷、信息安全可靠的档案信息化建设发展体系框架，基本实现以信息化为核心的档案管理现代化。《规划》指出了上海档案信息化建设的主要任务：一是数字档案资源体系建设。按照“存量档案数字化”、“增量档案电子化”和“电子档案真实完整、安全可靠、长期可用”的要求，加快数字档案馆（室）资源体系建设。二是应用系统与利用体系建设。明确应用需求，加强科学管理，打造档案收集、保管和利用的应用平台，构建便捷高效的档案应用系统与利用体系。三是基础设施与安全体系建设。通过基础设施建设、组织制度完善和安全技术保障等多种手段，实现系统和信息的可管可控，确保安全。

在年初发布的儿中心的《 “十三五”发展规划》中对全院信息化建设也提出了具体要求：要高度重视信息化建设，持续加大投入，在实施全院信息集成平台的基础上，进一步夯实信息化基本建设，深化拓展信息集成平台的应用，支持临床信息共享、提高临床数据应用水平，为临床、管理决策提供数据支持和决策依据，推动医院管理进行全程精细化管理。完善医疗、教育、科研、人事等一体化的全院信息集成平台；构建国内重大疾病的临床、生物样本及随访数据登记体系；打造覆盖国内外兄弟单位的联合会诊中心；完成综合布线及主干网络速度升级，全面虚拟化服务器，建立云计算平台；以建设电子病历系统应用水平分级评价（七级）为目标，全面推进“智能型”医院信息化建设。

以上上海市档案局和儿中心关于信息化的具体任务为十三五期间儿中心档案信息化工作指明了方向，目前医院的档案信息化水平只会掣肘全院推动全程精细化管理的步伐。在信息技术日新月异，医院发展步伐不断加快的背景下，只有迅速转变传统思维模式着力推进档案信息化工作新突破，使医院的档案信息化工作实现质的提升，才能更好的满足医院在大数据时代中对档案的利用需求。

3.1 聚焦信息资源整合

档案信息资源是立档之基，强档之源，是衡量档案工作软实力的重要标志。整合的目标是让档案信息资源建立内在的逻辑联系，实现互联互通，共建共享。然后，使档案管理系统内的档案信息资源再与医院整个信息系统实现对接互联。实现互联目前有两种方法，第一种是在顶层设计的指导下，建设集成化、通用化的档案信息系统，按照文件生命周期的划分，统一建设集成化数字档案室和管理系统。这种做法的优点是能从根本上颠覆信息孤岛、实现统一规划、统一建设、统一应用，难点是自上而下的推倒重建涉及到平台更换、数据迁移的风险和阻力非常大。另一种方法是维持原有系统，邀请第三方研制能够连接医院信息平台的数据接口，把档案信息系统纳入医院信息平台中去，实现档案信息系统与医院信息平台的数据连接，这种做法风险较小，但是因为设计到档案管理系统、医院信息平台、数据接口制作方三个方面，需要互相协调配合，并且需要做深入细致的数据分析和接口设计工作，整个过程也相当复杂和繁琐。鉴于儿中心的实际情况，显然选择第二个做法更为合适。

3.2 狠抓电子文件归档

归档是档案工作的起点和档案管理的前提，电子文件归档是档案信息化绕不过的一道坎。没有这个基础，信息化将成为无米之炊。儿中心档案室目前的档案管理系统仍然以纸质档案实体和纸质档案数字化加工件为对象，严重制约了档案信息化效益的发挥。其实，在“无纸化办公”逐渐成为现代化企业主流模式的今天，儿中心的信息平台中涵盖着许多医疗、科研、教学、管理方面有价值的电子文件，这些带有规范元数据的电子文件都是优质的档案信息资源，具有历史凭证价值，可以独立承担为儿中心记录历史的使命。

做好电子文件的归档工作，第一，要建立健全电子文件管理规范和考核办法，将责任落实到部门和个人，将对纸质档案数字化加工的考核落实到对电子文件归档的考核上来。第二，要加快融入医院信息平台，通过技术手段使档案室能便捷的获取信息平台中有价值的电子文件。第三，逐步探索“单套制”归档方案，减轻部门归档压力。目前主导的纸质和电子文件“双套制”归档制度严重影响了部门归档的积极性，成倍的工作量也使得档案工作者不愿意再进行电子文件的收集。庆幸的是，档案学界和政府部门都已经认识到“双套制”带来的不便。2016年9月，上海自贸区管理委员会作为“单套制”归档的试点单位印发了《关于加强中国（上海）自由贸易试验区电子文件和电子档案管理的指导意见》。《意见》对提高电子文件归档和管理和电子档案管理提出了具体要求，“单套制”归档在基层单位的试点为儿中心推行电子文件归档提供了有力的依据。

3.3 着力档案知识管理

档案的知识管理是档案编研借助新技术而到达的高级形态，物联网与移动互联网的发展将使得档案部门更容易获取电子档案，方便收集相关网站、广播、电视等有用的媒体信息[5]。档案知识管理的基础是档案工作的信息化，是信息化发展到较高水平的产物，也是智慧型档案室的工作重点。在实现了档案信息资源高效抓取、有效整合、快速传递、便捷共享的同时，着力识别、挖掘医院档案信息资源中的隐性知识和信息，并将其显性化，档案化、知识化，为医院开发、留下宝贵的记忆财富比如医院口述历史、院历馆、档案网站、微信公众号、医院文化新媒体传播等都借助新技术的应用将原有的档案信息资源呈现的更鲜活、使“死档案”变为 “活档案”，真正体现档案工作的价值。

4 结论

在移动互联网这个时代的背景下，档案工作要积极适应新时代的要求，转变思维，实现档案信息化工作新突破，主动汲取新知识、新方法，让这时代的鲜活记忆与数字世界同在同行，这是档案工作者应该主动担负起的传承人类记忆的共同使命。

[1]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案[J]馆.中国档案,2013(2):68.

[2]王小健，刘延平.面向智慧城市的智慧档案馆建设[J].档案建设，2015（05）：18.

[3]秘薇.创新，永不止步——国泰君安“大集中”档案管理模式创新纪实[J].上海档案，2015（09）:6.

[4]张大伟.新常态下档案信息化的科学发展[J].上海档案，2015（03）:34.

[5]唐一芝.智慧城市建设下档案管理思维的转变[J].湖北档案，2014（09）：9.

Changing Thought to Promote the New Breakthroughs of Hospital Archives Informatization --Discussion on the Construction of the Intelligent Archives in Shanghai Children's Medical Center

ZHAI Lin-yi
(Shanghai Children's Medical Center of Shanghai Jiao Tong University School of Medicine, Shanghai, 200127)

Along with the advancement of the construction of smart city and the wide application of new information technology, such as the mobile Internet, cloud computing, and Internet of things (IoT), the informatization level of traditional archives has obviously lagged behind.Therefore, it is imperative to construct intelligent archives. Considering the current situation of the intelligent archives construction in China, the present study analyzed the shortcomings of the archives informatization in Shanghai Children's Medical Center (SCMC), and put forward the idea of constructing intelligent archives in SCMC.

Smart city; Smart archives; Informatization;