提升高校教务员工作效率的策略分析

王婧（华南理工大学广州学院，广东广州510800）



提升高校教务员工作效率的策略分析

王婧
（华南理工大学广州学院，广东广州510800）

[摘要]在高校里，教务员的服务对象是师生，基于其工作的繁锁性，教务员要明确自身的工作职责，树立正确的职业价值观，在工作中要培养良好的习惯，除了要有耐心与细心外，还要提高服务意识，处理工作的事情上，要懂得运用灵活的方法去应对各类问题。基于此，本文就以教务员工作为中心，对如何提升高校教务员工作效率进行了策略分析。

[关键词]高校；教务员；工作效率

高校教务员日常的工作任务比较繁忙，这需要从事此类工作的教师拥有较高的工作效率，才能够满足教务工作安排和教务管理服务的要求。通常情况下，教务员都能游刃有余地处理完手头的工作，使学校的教学安排紧凑并按部就班地进行。但是，一旦教务员的工作效率大幅度下降，在工作中出现多次失误，就会影响到学校各项教学任务的进行。

洪英认为，高校教务员首先应具备良好的职业道德，遵守学校的规章制度，严格履行自己的工作职责，同时提高自身的业务水平，积极配合好各部门的工作，从而提高教学质量。王洪萍认为，教务员应认真对待自己的工作，从个人的修养出发，提高职业意识，积极做好协调工作，同时培养勇于奉献的精神，从而提高工作能力。谭哲丽总结了高校教务员所应具备的三个素质：第一，养成良好的学习习惯，提高自身的工作技能；第二，对自己的工作流程要了如指掌；第三，树立正确的职业价值观。如今教务员队伍中普遍中存在许多的问题，如个人道德素质不高，缺乏创新精神，工作能力不强，毫无竞争意识等。黎祯则认为，要明确教务员的工作性质，对教务员所应有的素质要求进行合理分析，从而提高高校管理质量。该文认为高校教务员的工作范围有：协助和配合各部门的工作，负责师生的信息收集与整理，做好领导的参谋工作。明确教务员的工作范围，可以对教务员实行系统培训，从而提高工作能力。

一、新时期高校教务员工作概述

（一）新时期高校教务员工作内容和特点

1.服务性

教务员面对的是学校的领导与师生。学校的领导担任管理学校中的各项管理和教学的工作，工作非常繁忙，因此，不能全面地处理问题，这就需要教务员担起配合与协助的工作，积极配合学校领导处理各项事务，让教学工作能顺利展开。教务员的工作有：课表、分班的安排工作，负责教师与学生的考试和统计考试情况的工作等。并且学校的所有繁琐的事情都由教务员处理。因此，教务员做好自己的本职工作可以让教学工作顺利开展。

2.协助性与繁杂性

学校的教学管理主要有：课程修改、考试进度、实习计划、毕业设计等内容。因此，教务员要协助领导、主任、教师与学生的各项工作。如报告和数据的收集与整理，制订教学大纲和计划，学生的实习计划和毕业设计，以及学生各种专业的等级考试报名等。基于工作的繁杂性，所以教务员要提高自身的素养，养成良好的工作心态，工作时要有韧性和耐心，不能急躁，并且要善于创新与总结。另外，还把工作处理得井井有条，安排好每一天的工作。同时，在工作中养成良好的习惯，比如，把常用的文件与不常用的文件按类分放，可方便查阅，也提高了工作效率。

3.综合性

从学生进入学校的第一天起到最后一天毕业离校，教务员都参与学校领导、教师与学生的各种管理工作，如预订和发放教科书，课程计划、考试计划、毕业设计，对课程、专业、课堂教学质量、学生综合作评估，制定、修改教学计划起到协助作用。由此可见，教务员的工作具有综合性，参与教学的每一个流程，因此，教务员要认真做好每一项工作，才能让教学秩序正常运行。

（二）新时期高校教务员工作素质要求

1.强烈的责任感和事业心

教务工作是非常平凡却又不可缺少十分繁琐复杂的一个工作，教务员应具备强烈的责任感才能胜任。教学的每一个环节都离不开教务员，“教学无小事”，其中有一个环节里出现差错，就会带来严重的后果。因此，教务员的工作量非常之大，并且繁杂，上班首先要安排一天的工作计划，谋划如何展开工作，下班后还要回忆一天的工作还有哪些纰漏，做到细而又细、慎而又慎。每天的工作精神状态高度紧张，压力也非常大，这就需要教务员要有强烈的职业道德和无私奉献的精神。

2.善于沟通协调

教务员的工作内容也包括沟通和协调，因此，教务员要具备一定的组织协调能力，对于问题和矛盾要运用合理的手段去处理和改善，并调节好各部门的关系。教务员担当信息传达的责任，工作贯穿整个学校的各个部门，上至校长，下至学生，因此，教务员要明确自身的工作职责，同时摆正自己的位置，参与不干预，出谋不决策，合理协调工作让学校管理体系整体和谐地运行，承上启下，合理统筹。

3.提高创新能力

如今高校教务员还是以传统经验的管理模式进行管理工作，使得教务员的思想保守，缺乏探索与创新的精神，在工作中一成不变、信息闭塞，满足不了新时代的教学管理的需求。因此，为了跟上新时代的进程，当今的教务员要有勇于创新的精神，不畏困难，大胆工作，并要养成动脑的良好习惯，如在做汇总工作时，找到工作的技巧，灵活地运用，节约时间，以提高工作的效率。同时，教务员应具备随机应变的能力，工作时做到游刃有余，对工作积极探索和创新，才能跟得上新时代的脚步。

二、高校教务员工作效率不高的原因

（一）事务的庞杂性。教务员管理学籍、成绩、教学档案的基本工作，同时大部分的教务员还担任行政事务。除了对于上级安排的事情要及时做完外，还要处理突发性事件等，工作繁杂，量大，难度高，特别是做一些统计工作时，会很容易出错。这几年来高校一直在扩招，教师与学生的人数不断上升，造成教务员的工作更加地庞杂。

（二）服务的事后性。教务员常常会面临事后性问题，比如，有些粗心大意的学生丢失准考证，忘记教学管理系统登录密码等。为落实“以人为本”的教学管理理念，教务员为了帮助每一位学生顺利完成学业，把大部分时间都放在处理各种具体事件上。所以，教务员的时间是非常宝贵的，在做好自己分内的事情后，还要提高自身的素质水平，付出比一般人更多的努力。

（三）服务的被动性。教务员的工作是被动性的，因为教务员的工作基本是领导安排，并及时地完成，过程中不能有一丝懈怠与遗漏；协助教师的教学工作，统计表册、汇编和归档的工作；还要处理学生学习的一些事务，如招生、统计录取情况，学生的考试。从开学的报名到实习毕业等，都需要教务员的参与，进行配合与协调的工作，所以在工作上会存在被动的情况，其工作更像“勤杂工”，缺乏工作动机，有时还会受委屈，导致教务员没有上进心，降低了工作的效率，发挥不了其应有的作用。

（四）心理问题日益明显。基于教务管理工作的特性，需要其在处理事情的过程中常常要很谨慎和细心，造成工作压力大，让精神长期处在一个高度紧张的状态中，会让教务员产生不健康的心理。据调查结果发现，大部分教务员都存在不同程度的强迫症，如教务员在做相关的统计工作时，总怀疑有些数据遗漏，要一遍又一遍地核对确认，从而产生焦虑。同时，教务员的工作责任很大，也容易出错，心理素质弱的人就容易形成不同程度的抑郁症。

三、提高高校教务员工作效率的方法

（一）正确定位高校教务员角色。教务管理存在科学性、方向性、实践性等特点。虽然其工作量大且繁杂，有其岗位特殊的一面，但这就是教务员的职责所在，要用正确的态度去面对。科学地对教务员角色实施定位，规范其职责所在，可以让教务员树立正确的职业价值观，端正工作态度，提高工作的主动性，从而全身心投入到工作中，提高工作效率。

（二）运用合理的方式，有效解压。教务员不断地提高自身的心理素质，运用合理的方式进行自我调节。如利用工作之余进行体育锻炼，既可强健体魄，又可以修身养性。同时，可以看一些关于激励人生的书籍，树立正确的人生价值观，培养积极乐观的精神，养成良好的心理品格。

（三）提高主动性，提高个人素质。提高工作的主动性，培养良好的工作习惯，善于总结，找到科学合理的工作方式，工作经验与创新理念相互结合，将理论与实践相联系，努力提高工作效率，让教学管理不断创新。

（四）让学生参与管理，提高管理意识。随着教育事业不断发展，教务管理还面临着非常重要的问题：如今的学生多为独生子女，在家长的庇护中成长，对父母非常依赖，缺乏自身的主动管理，对学校的各种规章制度漠不关心。教务员为了让学生能参与到学校的管理当中，要探索一些提高学生自主性的方法，让学生积极地参与教务的管理工作，了解学校的各种政策和程序，从而提高学生的自我管理意识。

（五）学习现代化技术。高科技的迅速发展，以及更多现代化办公的介入，让办公更加方便与快捷。如数据库是存储和管理数据的仓库，可以轻松地统计各种数据，只要把相关的数据输入，就可自行完成相应的处理，不容易出错，还节省时间。因此，教务员可以合理地运用现代化技术进行工作，以提高工作效率。

参考文献：

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[3]陈玉叶，孟庆莉，赵海颖，李运堂.高校教务员工作效率的影响因素与对策研究[J].教育教学论坛，2013（20）:144-146.

[4]张意丽，高志荣.高校教务员工作效率提升的途径和方法[J].山西农业大学学报（社会科学版），2012（6）：619- 622.

[中图分类号]G645

[文献标识码]A

[文章编号]1673- 0046（2016）1- 0037- 02