招投标制度下图书采购对策的调适

（宁夏图书馆）

招投标制度下图书采购对策的调适

郭生山，李霄（宁夏图书馆）

叙述和分析了图书馆图书采购被纳入政府招投标制度后，图书馆购书经费支出的变化、馆配商的供货与服务、图书市场的格局及馆配商的特点、图书采购市场存在的问题等现状。从加强与馆配商的沟通、保持多样化的采购方式、合理利用市场优势等方面给出了图书馆与馆配商合作共赢的图书采购措施和方法。

图书馆；图书采购；馆配商

《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国招投标法》的颁布实施，意味着图书馆的图书采购有了法律依据，图书采购进入法律规定的操作程序，被纳入政府招投标制度规范中。这一制度的实施，使图书馆因循多年的图书采购方式发生了质的变化：①经费支出规范化，采购策略不再由图书馆单方面主观主导；②供货商多级化，馆配商大量涌现并主导图书采购市场；③采购行为完全市场化，采购手段多样化。这些新的变化，都对图书采购工作造成了根本性的影响，给图书馆业务工作带来了新的课题。因此，审视以馆配商为主体的图书供货市场业态，制定最恰当的招标文件和采购方针，理顺图书采购各个环节，是图书馆需要认真应对的课题。

1 图书馆图书采购的现状

文化大发展大繁荣政策经过多年的铺展，落实到图书馆，一个显著的变化就是大量新馆陆续建成，购书经费都有了不同程度的增加。图书馆藏书建设获得了前所未有的资金支持，文献采购得以扩大范围，种册数大幅度增加。近年来，全国图书馆文献采购量年平均增长40%～60%，目前，仅中文图书采购量每年就达50亿元左右，约占全国整个图书市场年销售额的1/10。［1］此举大大缓解了图书馆多年经费紧张的困局，向着理想的馆藏状态发展。与此同时，图书采购方式也发生了巨大的改变，图书馆对此必须保持清醒的认识，顺应新的国家政策，科学合理地应对新的市场变化，保证图书采购工作的正常进行。

1.1 购书经费支出的变化

相较于过去图书馆直接管理经费的办法，当下经费的支出，执行的是不同以往的方式。政府出台招投标制度，财政经费统一了支出方式，即必须通过招投标程序。带给图书馆最核心的改变，是图书馆不再直接向供货方支付购书经费，而由财政向中标商支付，图书馆要做的，是经由馆配商完成采购过程，并向财政出具合同验收证明。这个变化，使得图书馆某种程度上失去了经费支配的自主权，造成的结果是：虽然购书经费增长，但采购方式受到了制约，图书馆不是随书走，而是随着馆配商走，只能在馆配商提供的范围内进行采购，无疑限制了图书馆按需购书的初衷。

1.2 新型的供货与服务方式

馆配商的供货和服务，直接关系到图书馆购书质量与售后服务的优劣，馆配商的品质，影响到了图书馆的业务质量。这种原则性改变，图书馆只能顺应，并不断摸索、积累经验，克服由此带来的困扰。经过近十年的实践，大型图书馆已经能熟谙地执行制度规定，尽量在不影响藏书建设事业的前提下改变图书采购方式。但对于新建的图书馆，如何支配猛增的购书经费是存在困惑的，熟练把控招投标制度的一系列程序，更需要一个痛苦的成长过程。就图书馆而言，无疑是“带着镣铐跳舞”，熟谙其中的法则与运作程序，是图书馆必备的功课。

1.3 趋于定型的市场格局

在市场这只无形之手的左右下，图书市场的发展向着供货规模、供货快捷、服务多样化等方向完善，甚至可以完全实现图书馆采编业务外包。这是一个优胜劣汰的过程，是市场规则发挥作用的必然结果。经此程序，目前的图书市场形成了这样的格局：市场趋于平稳增长，竞争格局多元化，馆配会频繁举办，馆配服务逐渐专业化、特色化、个性化等。［2］

几家超大规模的馆配商主导全国市场，各省的中小馆配商主导本地市场，瓜分相应的市场份额。新型的图书馆图书采购市场已经培育成熟，以丰富的图书品种和完备的售后服务成为图书馆藏书建设的重要组成部分。大型图书馆经过近十年尝试后，基本调试好了与馆配商的关系，在符合招投标规则的要求下，能够找到匹配自己的馆配商，有的放矢地展开合作。

2 馆配商的特点

采购方式的改变，催生了特殊的图书供货商——馆配商。它完全依托图书馆而生，是出版社与图书馆之间的紧密联结者，图书馆不再分别与多家出版社直接联系，而是馆配商接管这部分业务。图书馆图书采购最大的特点是品类多复本少、采购过程繁琐细碎，馆配商针对这种情况推出了符合这种要求的业务，使得图书采购更加顺畅。在供货和售后服务方面，馆配商的服务内容完全与图书馆要求吻合，某些方面是图书馆业务的延伸，甚至能够替代部分图书馆业务。经过20多年的发展，如今的馆配商已经成为图书馆采购的最大供货方，形成了馆配商主导的图书供货市场体系。因此，就图书采购而言，馆配商已经成为图书馆依靠的对象，馆配商的优劣反过来又影响着图书馆的采购质量。

2.1 馆配商行为与图书馆业务逐渐匹配

馆配商主导下的图书供货，最大的特征就是除采购工作外，其他采编业务也可以外包：配货、数据和后期加工等图书馆业务环节均可以由馆配商承担，非常适合采编业务能力不足的图书馆。

2.2 大宗现采成为常规采购行为

十多年前的图书采购，依托的是新华书店体系，采购多以书目订单为主，无法直观辨别图书的优劣，弊病很多。现以馆配商为主导的图书市场体系，大宗的采购量是现采，可以直观地浏览图书外观与内容，有利于采购人员做出判断，克服了订单采购的缺陷。

2.3 书市平台增多

传统的采购虽然每年会参加次数有限的书市，但存在采购条件不好、时间受限、交流不畅等弊端。且书市本身以展示宣传为主，并不能获得现货，采购行为不能立即完成，大量图书只有样品，后期的配货保障不够。如今大型馆配商都配备超大仓储，每日更新图书，相当于每日都在举办书市，且采购条件充分考虑到图书馆购书的特性，在品种、复本等方面无任何限制，完全符合图书馆采购的要求。采购人员可以随时进行大规模采购，起到了书市的作用，且整个采购流程比参加书市要从容的多。馆配商每年还会组织全国各出版社举办规模不小的书市，但只限图书馆采购人员参加，环境条件比开放的书市要好，便于展开工作。且所有出版社代表都在场，可以与之直接沟通，对馆配商书库采购起到了很好的补充作用。

2.4 物流到位

馆配商由于基本上专门为图书馆服务，因而其业务内容都考虑了图书馆特性，包括物流速度、打包的订单管理、验收、账目核对等，都符合图书馆采购程序，双方形成了很好的配合。因此，即使大宗到货，也能有条不紊，不会出现纰漏。

在政府决策无可更改的前提下，充分认识当下图书采购市场的态势，仔细摸索市场规律，收集各馆配商的信息，跟踪其动态，对图书馆图书采购而言，已成为一项重要的工作内容。

3 目前存在的问题

尽管馆配商市场已具备基本的规模，但毕竟还未臻完善，况且市场经济本身就是动态发展的，不断有新的未知因素介入，因此，并不是市场成型就可以高枕无忧。图书采购市场，还存在着不少问题，如馆配市场并无明确的准入标准，对供货商无统一的要求，造成了供货商的良莠不齐，甚至出现企业做坏就马上更名改姓为新的公司，继续混入市场的行为。无孔不入的竞争方式扰乱着市场，对于在招投标方面把握不好的图书馆，造成的损失非常巨大。

3.1 无序竞争

馆配商组成的市场体系现在基本明晰，但是在招投标过程中，依然会有些馆配商会夸大实力、服务能力和水平，通过低价恶意竞标等手段中标，之后的供货却与图书馆要求严重不符，造成法律纠纷。评标过程中，专家小组虽然是随机抽取的，但图书馆专业的成员不多，真正从事图书馆采购工作的人员更少，不能掌握馆配商的运作状态与信息，每次评标并不能做出最合理的判断。对于中标的馆配商，求利是其目的。因此，即使以低价中标也要从中取利，自然会提供低于中标折扣的图书，无法保障图书质量，其他环节的服务水平也会相应降低。因此，尽管低折扣表面上是图书馆以最小的代价购买到最多的图书，但过低的折扣，突破了图书发行的批发下线，挤压了馆配商的利润空间，在供货时，就难免出现盗版书、旧书、二渠道书等情况，最终受损的还是图书馆。［3］

对此，图书馆要依据图书市场的规律，设定折扣的最低限，不能任由馆配商恶意竞价，还要明确各种服务内容及违约处理办法。在双方签订合同时，要明确各项细节内容：①保证采书环境，必须提供内容完整、覆盖面广、更新及时的图书品种；②到书率和订准率必须严格按本馆提供的订单发书，不得自行搭配；③验收和退货的规范，如非本馆所订图书一律退回，保证为正版图书，同时要求发书清单内容完善、清晰，保证书、单一致；④付款方式的约定，按相应的流程验收，有一定的时间滞后；⑤加工要求，即配备编目人员根据本馆要求完成数据编目，并进行贴条码、书标加工等工作。［4］真正从法律角度对馆配商进行约束，杜绝人为因素和意外因素的影响，使图书馆利益得到最大限度的保障。

3.2 图书供货不能实现全覆盖

尽管国内大型馆配商已经与所有出版社建立了合作关系，但在具体的图书供应上，馆配商也会考虑折扣等因素，并不能穷尽出版社所有的图书，只是出版社的大部分图书。此外，如自费出书、包销等，使得一些图书不进入批发渠道，馆配商无法形成配货。这些原因，造成以现采为主的大宗采购会漏采很多图书，事后还得花大量精力补采。

其次，除了品种不能全满足之外，在图书的复本方面，由于馆配商自身采购对图书馆藏书体系不摸底，使某些图书复本太少，有些却太多，造成想采的采不到，不需要的却堆满货架的困扰，满足不了图书馆对复本的需求。在具体的图书细节方面，馆配商在沟通出版社与图书馆之间的图书信息上，还须下很大功夫改善。

3.3 零散采购有待完善

由于购书经费全部经过折扣招标，因此馆配商供货也都是以批发过来的图书为主。但图书馆实际上还存在着很多无折扣的零散采购，对于此部分书款的报账，图书馆和馆配商之间处理起来很棘手。比如作者自销文献，图书馆无法为作者即刻报账，甚至因为与中标商协商，延迟报账，使作者追款，损害图书馆信誉。其次，补配馆藏不足的旧文献，不但要付出图书原价，甚至是在涨价后购入，也存在报账时核算困难。

3.4 书目数据需规范

馆配商提供的数据尽管均依照MARC格式著录，但由于各馆根据自己的实际都有特殊之处，因此，馆配商提供的数据总是存在或多或少的问题。如，子字段有出入，字段著录不全等，并不能完全符合图书馆要求。

4 合理利用制度，达成图书馆与馆配商的共赢局面

经过这些年的市场养护与运作，及馆配商与图书馆的相互调试与碰撞，使馆配商的运行越来越合乎图书馆业务规律，并逐渐趋于统一流程。馆配商在图书品种提供、书目数据更新、机读目录数据贮备、物流速度、图书到馆后的服务等方面，均达到了图书馆可满意的地步。图书馆采购终于走出制度的不适期，获得了制度下业务工作的最大化拓展。在合理利用好馆配商提供的现有服务条件下，图书馆也必须保持足够的清醒，主动求变，争取使采购工作更趋完善。

4.1 加强与馆配商的沟通

及时了解馆配市场的动向，了解各馆配商的经营动态，做到有的放矢地制定招标文件，使得中标商的货源与本馆馆藏方针尽可能匹配，保证馆藏积累的连续性。图书馆在招标过程中，应根据自己的馆藏建设方针，增加预选馆配商的环节，可从诚信、经营规模、到书周期、到书率、技术水平、现代化设备、网络资源、人员素质、服务等方面进行考察。同时，还应该考察书商提供较完备的书目信息、较好的编目数据以及加工能力等情况。［5］根据图书馆自身的特点，将适合自己的馆配商圈定范围，然后制定可行的招标文件。笔者在评标过程中多次了解到，由于许多图书馆对馆配市场茫然不知，难以做出评价，招标文件的起草过于草率，标准过于单一，只抓折扣分，在评标过程中许多供货能力不足的书商恶意低价竞标，致使图书馆标的简单地被低价竞标者所中。随后出现或无货可供、或夹杂盗版书、二渠道图书的不良情况。图书馆不得不废标，重新招标，造成极大的损失。因此，在制定招标文件的过程中，图书馆要在自己可主导的权限内，合理制定包括折扣、书目、业绩、实力、售后服务、补采和零散采购折扣等方面的细节条件，将自主权最大化，制定操作性强、有利于馆藏采购的评分细则，择优选择馆配商，保证供货质量。在此基础上，摸索制定出一套科学的馆配商评价指标体系，不仅能够客观全面地反映书商的现有状况，还能体现书商的未来发展趋势，便于自己在每年的招标过程中保持策略的稳定。大型图书馆的评价体系，还有利于其他图书馆进行参照。

此外，图书馆可以改革招标计划，减少不必要的招投标工作造成的影响。招标活动手续繁多、程序复杂、参与人员众多，每年图书采访人员都要在准备招标、实施招标的过程中花费很多精力。图书采访人员希望中标的图书供应商能够相对稳定，便于开展工作。因此有些馆选择两年或三年招标一次，还有些馆选择续标的方式。只要是经过合作检验且信得过的馆配商，图书馆完全可以采取此种措施，减少不必要的消耗，把精力集中投入到图书的甄选当中。

4.2 保持多样化采购方式

不能局限于馆配商书库范围，必须执行现采与订单采购同步展开的方式。目前，随着馆配商与出版社之间的联系不断发展，大的馆配商基本与所有出版社建立了联系，比如全国最大的馆配商人天书店有限公司已经与全国570多家出版社、200多家文化公司建立了购销关系。［6］虽然常备的图书品种达几十万种，但并没有包括所有品种。2014年，全国共出版图书44.8万种，［7］没有任何一家馆配商能够穷尽这么多品种的货源。图书馆采购针对的是所有出版物，不能局限于馆配商的供货范围。就目前的出版发行态势，自销、包销方式在发行渠道的分流，致使部分图书，特别是畅销书，不进入传统的批发渠道。因此，采购人员必须熟谙图书发行的现状，主动搜索图书信息，及时收集目录，现采和目录采购同时进行，才能保证图书采购的完整性。

4.3 图书馆要有意识地对馆配商予以引导

当下图书馆与馆配商的合作，只停留在书刊采购方面，业务内涵相对单一。其实，与此有关的比如馆藏体系的建立与延续、主题馆藏的拓展、读者阅读的导读等，都可以尝试与馆配商合作。图书馆应该让馆配商逐渐熟悉馆藏体系的要求，拓展深度服务，比如对馆藏体系的分析、排行榜图书的跟踪与采购推荐等。现在，馆配商也已经意识到了为图书馆深度服务的必要性，比如湖北三新文化传媒有限公司开发的卷藏系统，可以对图书馆馆藏体系进行数据分析与归纳，统计出馆藏的分布情况，总结出馆藏重点，明确馆藏发展方针，极有裨益。

4.4 预防投标结果对图书馆业务造成的负面影响

在招投标过程中，图书馆应本着与馆配商合作的态度，向着使图书馆采购趋于完善的目标努力，而不应该抬高自己的优势地位，对馆配商颐指气使，提出苛刻或者过多要求。实际上，现在有一种趋势正在蔓延，很多图书馆要求供应商派人到图书馆完成编目、加工、上架等所有基础业务工作，进行一条龙服务，替代了图书馆本来的业务工作。这在图书馆人手不足、特别是业务人员能力不够时，有助于图书馆业务的完成，有其积极作用；但对于大型图书馆而言，这种业务外包可谓一把双刃剑，要客观地根据自己的实际有限度地利用，规避其造成的负面效果。业务外包为图书馆减少了许多工作，原本是将图书馆的基本业务转嫁到了馆配商那里，而且还降低了图书馆工作成本；但长期如此，必然造成图书馆自身业务能力下降，丢失自己的专业领域，工作人员的专业素养降低。业务人员的培养是一项长期工作，不仅要经过专门学习、具备基本知识，更要熟悉本馆的馆藏及特色，其业务水平的提高依赖长期的实践与新知识、新技术的结合。图书馆专业性很强，如果专业人员不专业，会严重影响到图书馆整体的发展；况且，图书馆由此对馆配商依赖增大，反而丧失自己的主动性。因此，图书馆将本馆数据库完全开放给供应商，让供应商编制数据到905字段的做法完全是一种急功近利的短视行为。［8］图书馆应该在与馆配商合作共赢当中，做到以图书采购、书目遴选、文献体系的完善为主，而不能铺陈所有采编业务，弱化自己的专业技能，丧失自己的专业优势，在这点上，应该引起图书馆足够的重视。

购书经费纳入政府招投标制度之下，已经是一种常态，图书馆也须有常态的应对策略，使购书经费得到最合理的支出，避免招投标过程中的失误，从而为广大读者做好文献保障，保证图书馆功能的正常发挥。

［1］尚庄．馆配市场的发展与图书馆之应对［J］．情报资料工作，2008（3）：79.

［2］田利．图书馆、馆配商与出版社三方合作共赢的实现模式［J］．图书馆学刊，2016（4）：16.

［3］张丽萍．图书馆中文图书招标采购的思考［J］.情报探索，2009（7）：115.

［4］张炜．公共图书馆图书招标采购的实践与探索［J］.河南图书馆学刊，2010（6）：136－137.

［5］吴蜀红．高校图书馆图书采购招标的问题分析［J］.山东图书馆季刊，2007（1）：105－106.

［6］北京人天书店有限公司介绍［EB/OL］.［2016－04－29］．http://www.rtbook.com/gsjs/gsjs.html.

［7］2014年新闻出版产业分析报告［EB/OL］.［2016－ 04－29］．http://chuban.cc/xwzx/201507/t20150717_

［8］刘亚芹，刘传玺．试论高校图书馆图书招标采购工作质量控制［J］．图书馆工作与研究，2014（1）：62.

Research on Book Acquisition Adjustment under the Bidding System

Guo Sheng-shan,Li Xiao

This article analyzes the changes of the library acquisition,the features of the supply and service of library suppliers and the features of the pattern of the book market,as well as the existing problems and status of book acquisition,etc.It puts forward some countermeasures and methods according to above problems from the aspects of strengthening the cooperation between the library and the library suppliers,maintaining the diversity of acquisition,and making rational use of the market advantages to achieve win-win cooperation between the library and the library suppliers.

Library;Book Acquisition;Library Book Supplier

G253.1

B

1005－8214（2016）12－0023－04

郭生山（1965－），男，宁夏图书馆副研究馆员，研究方向：藏书建设，阅读推广；李霄（1988－），男，宁夏图书馆助理馆员，研究方向：资源建设，数字图书馆。

2016－05－04［责任编辑］刘丹