档案管理的现代化分析

任杰



档案管理的现代化分析

任杰

随着社会的飞速发展，计算机技术改变着人们的生活和工作方式。在档案管理工作中，传统的工作方式已经跟不上时代，必须将现代化技术运用到档案管理中，实现档案管理的现代化。

一、档案管理现代化的特点

档案管理现代化是以现代管理科学为指导，运用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的创造性，对档案管理的传统方式进行改革，实现其系统化、信息化、智能化管理。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、检索速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，极大提高了工作效率。电子文件作为新型的信息载体将逐步替代传统的纸质档案载体。计算机管理已经成为档案管理现代化的重要途径和手段，具有速度快、系统性强、保存时间长、便于检索和利用等优越性。

二、当前档案管理工作存在的问题

1.档案归档工作的业务部门联系不紧密

在传统的档案管理工作中，档案管理部门和其他部门之间没有建立紧密的联系，缺乏相互交流，造成档案归档工作不规范、信息传递不及时，阻碍档案管理工作的进度和效率，使各个部门的档案资源无法在第一时间达到共享，难以形成完整的业务链，直接影响档案管理工作的发展。

2.档案的标准化程度不完善

我国虽推广了档案的标准化准则，形成了简单的标准化体系，但总体还不够完善。管理的标准化程度较低，且分散性强，无法达到现代化水平。尤其我国的档案管理工作没有齐全的设备，软件研发未达到国际标准，档案管理的投入浪费了财力物力，存在较大盲目性。

3.专业管理人员缺乏

我国高级档案管理专业人员严重缺乏。所谓高级档案管理专业人员指具有较高的政治理论能力和政策水平，具备较高的文化素质和掌握现代化管理档案的专业技术，能够为档案管理现代化发展出谋划策。目前我国的档案管理人员普遍存在文化水平低、缺乏专业管理知识和专业水平，不能熟练掌握现代化技术等问题，不同程度影响了档案管理工作的现代化进展。

三、提高档案管理现代化水平的建议

1.加强档案管理的基础设施建设。建立档案归档工作的业务机构。使档案的归档工作业务延伸，完善与外界联系的网络，便于及时归档，以免因归档不及时而引起不必要的麻烦。通过建立完善档案归档业务机构，提高档案管理工作的质量，促进档案管理走向现代化。

2.增强档案管理的现代化意识。档案管理工作要与时俱进。现阶段，实现档案管理工作现代化是最主要的任务之一，必须高度重视。在档案管理工作中，工作人员要利用好先进的计算机技术，实现档案管理的规范化和智能化，并针对当前的情况采取相应的措施，使档案管理早日实现现代化。

3.加强管理人员的专业素质培训。制约档案管理现代化的原因主要是管理人员的专业素质不强，大多数档案管理者是由其他岗位人员兼任或是聘用的。应加强对档案管理人员的培训，补充新的知识和技术，提高综合素质，使其具有较强的实践能力和执行能力，能够胜任档案管理的工作。

（作者单位：山东省滨州市招生考试委员会办公室）

责任编辑：李冬叶