大中型再生资源企业财务共享中心的构建与实施

徐多林

（中国有色金属工业再生资源有限公司，北京100191）

大中型再生资源企业财务共享中心的构建与实施

徐多林

（中国有色金属工业再生资源有限公司，北京100191）

立足于再生资源行业经营环境的复杂性及提升公司财务管理水平的需要，阐述了构建财务共享服务中心的必要性。从制定财务共享服务中心建设方案；确定业务范围，统一管理标准及工作标准；以业务流程为基础，以信息技术平台为依托，实施服务中心的技术开发3个方面，论述了财务共享服务中心的构建与实施的主要做法，为提升公司财务管控水平、会计工作质量和效率提供参考。

财务共享服务中心；构建与实施；财务管理

1　财务共享服务中心的构建与实施的背景

1.1建设“行业一流、国内知名”再生资源企业的战略需要

随着经济、资源全球化的加速，再生资源行业经营环境更加复杂，面临的竞争更加激烈，有色金属、贵金属高价格行情短时间不会再现，这给再生资源企业带来了很大冲击和挑战。作者供职于某再生资源公司是1986年成立的大型集团化企业，主营业务包括有色金属及其产品、进出口业务、物业管理、废旧物资回收等。拥有大宗商品贸易、有色金属生产加工、项目咨询服务、行业杂志发行及餐饮管理等多个分子公司，业务较为多元，且公司属于典型的强周期性行业，经济的一点波动往往使其带来数倍的冲击，经营和财务风险较高。为实现“行业一流、国内知名”的公司战略目标，在这种情况下，努力提高企业的工作效率以及降低企业成本，财务信息越来越成为一种公司决策控制、经营运作模式统一的核心手段。对公司财务信息的集中掌握和快速处理，是公司在快速变化的市场环境中生存适应的生命线。但多级架构的组织结构导致财务职能重叠设置，会计职能独立循环，自封格局，信息孤岛无法打通。正是在这种背景下，随着对财务服务要求的提高，以集中管理、统一政策、标准化流程和优质高效为追求目标的财务共享服务中心的出现就必将成为必然。

1.2进一步提升公司财务管理水平的需要

由于分子公司数量较多且地区分布分散，每个公司均配备两名以上财务人员，易造成财务核算与管理效率低下、人员管理成本高昂、管理幅度广、核算链条长的局面，且造成公司对分子公司的财务管理监督失控的局面。此外，财务人员流动性较高，导致财务核算基础及管理工作相对比较薄弱，很难满足公司财务管控要求。具体表现在：一是分子公司会计核算不规范、不统一，差错率高，会计信息质量无保证；二是财务人员流失率较高，经常出现无合适人员可派的尴尬局面，会计工作的连续性无法保证；三是由于管理幅度广，培训不及时，各项财务标准制度很难得到有效贯彻执行，会计的监督职能缺失；四是由于财务人员数量严重不足，财务人员疲于应对日常会计核算工作，无暇顾及财务分析、纳税筹划和资金管理等管理性工作，“重核算、轻管理”现象严重，财务管理价值不能得到有效发挥。为进一步加强公司财务风险管控，降低管理成本，提高工作效率，统一会计政策，也需要公司建立财务共享服务中心。此外，财政部2013年12月6日发布的《企业会计信息化工作规范》（财会［2013］20号）明确要求：“分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中，逐步建立财务共享服务中心”。这项规定也为公司探索建立财务共享服务中心提供了政策支持。

2　财务共享服务中心的构建与实施的内涵

严格来说，财务共享服务是一种将分散于各业务单位，重复性高、易于标准化的财务业务进行流程再造与标准化，并集中到财务共享服务中心统一进行处理，达到降低成本、改进服务质量、提升业务处理效率目的作业管理模式，是通过在一个或多个地点对人员、技术和流程的有效整合，实现组织内公共流程的标准化和精简化的一种管理创新手段。对再生资源公司而言，通过对财务人员和业务进行整合，把分子公司中分散、重复的会计处理、报表编制等财务核算和账务处理业务予以标准化、流程化，利用SAP操作系统、海波龙预算及报表系统、员工报销平台及资金支付等平台，建立以战略财务管理中心和财务共享服务中心两级财务管控体系，其中战略财务管理中心主要负责预算管理、成本管理、资产管理、经营绩效管理等管理会计的业务范围；而财务共享服务中心主要负责分子公司同类的采购及应付业务、销售及开票收款业务、员工借款报销业务、资金收支结算业务及税务管理等具体的业务处理，在服务中心实现专业化分工、标准化处理、流水化作业的“会计工厂”式服务。

3　财务共享服务中心的构建与实施主要做法

3.1制定财务共享服务中心建设方案

3.1.1明确中心总体目标、成立组织机构

为解决传统分散式财务管理模式，通过财务集中的方式建立财务服务共享中心，打造高效、先进的财务管理体系，建设“行业一流、国内知名”的再生资源企业的战略目标。经调研，结合公司实际情况，决定实施以“专长中心”的战略机构模式，即就某种相同重复业务纳入财务共享服务中心处理。为保证服务中心设计与建设工作顺利进行，公司成立以总经理为组长、总会计师及子公司分管领导为副组长的领导小组，具体负责审查设计开发方案、工作进度协调等事项。领导小组下设财务部为办公室，总体协调各方面工作。

3.1.2统一财务共享服务中心核算流程，建立标准，制定建设方案

财务共享服务模式与财务集中管理最显著的区别，就是流程的再造与整合。根据公司总体目标及对分子公司财务管控要求，公司对财务管理现状进行了充分调研，并对国内财务共享成功案例进行了分析，制定一套内容详尽的建设方案，具体包括以下几个方面。

一是设立财务共享服务中心，落实公司“大财务”管控需求，搭建财务两级管控体系；二是确定财务共享服务中心具体业务范围；三是统一业务流程设计，实现财务共享服务中心的规范化、制度化运作；四是整合开发财务共享信息平台，集成主要的财务和业务系统；五是项目持续改进，不断优化。

3.2确定业务范围，统一管理标准及工作标准

鉴于再生资源公司已于2012年10月成功上线SAP系统，整个集团共用一套会计科目体系，统一会计政策，分子公司已全部上线SAP系统，SAP系统的成功上线为公司财务共享平台中心会计政策及核算的统一实施奠定了信息化基础。经过前期调研，根据财务共享服务中心特点，项目小组确定了如下具体业务范围：包括所有分子公司的采购及应付、销售及开票收款、员工借款报销、资金收支结算、税务管理及总账预算报表等。根据各业务流程进行了重新梳理、优化和设计，编写了《员工借款及报销管理标准》、《发票预制及付款管理标准》、《开票及收款管理标准》、《月结及报表管理标准》、《税务申报管理标准》、《资金结算管理标准》等10项管理标准，明确了财务共享服务中心各业务的基本流程及制度规范；公司编制下发了《业务核算会计工作标准》、《总账会计工作标准》、《资金会计工作标准》等5项工作标准，明确了服务中心各岗位职责、工作内容、资格要求，为服务中心的构建奠定了制度基础。

3.3以业务流程为基础，以信息技术平台为依托，实施服务中心的技术开发

3.3.1预制发票及付款业务

此类业务主要核算分子公司与供应商结算付款，根据合同签订及供货验收情况，供应商将发票提交至分子公司业务人员确认后，然后将票据邮寄至财务服务共享中心，发票在税务系统认证抵扣后生成应付账款凭证，作为下月付款的支付依据。分子公司业务人员下月通过资金计划平台，提交付款计划，逐层报至财务共享服务中心，审核后，经过审批生成会计凭证，提交银企网银系统。该支付平台的优点是可实现依据预制发票生成应付账款生成资金支付建议、供应商银行账户付款信息同步调用，并直接传输至银企网银接口自动批量付款、平台上多个供应商同时批量审批、审批完成后打印付款单存档。

3.3.2结算开票及收款业务

财务共享服务中心成立前，分子公司开票为传统手工开票方式，每年物资采购及销售工作开票量巨大，而传统金税开票系统需手工逐条添加基础采购信息等，花费大量时间且错误率较高。为进一步实现财务共享服务中心批量处理业务的优势，提高开票效率及正确率，项目小组成功实施开发了SAP系统与金税开票系统的自动连接开票接口软件，该软件可实现业务人员在SAP系统销售模块开票后，集成至财务共享服务中心，会计人员确认后直接提交至金税开票系统自动开具增值税专用发票。

收款业务：通常每天会有大量资金进账，且每笔款项通常对应不同的合同，仅凭财务共享服务中心人员专业知识无法判断款项对应具体应收合同的内容，需业务部门确认后方可入账。会计人员每日从网银导出收款明细，以excel表形式上传至资金管理平台，分子公司业务经办人在资金管理平台填写与该笔收款有关的合同编号、采购订单等信息，并经部门负责人审批确认后，财务人员据此，在SAP系统中对应收账款未清项做收款清账处理。

3.3.3员工借款及报销业务

如今随着信息化的快速发展及无纸化办公节能理念认识的逐步提高，多数集团或公司均有集中报销管理平台，但大多报销平台仅能实现报销人提报和领导审批的相关功能，无法和资金计划以及SAP系统连接起来，从而可借助资金管理平台实现资金计划管理，通过报销平台实现SAP凭证的自动生成，并将SAP系统中凭证编号等信息反传至资金管理平台，形成一个完整的系统。

3.3.4总账报表及预算业务

集团SAP系统可以出具标准报表，月末财务共享中心会计可以按分子公司单独出具合并及个体报表，并集成至海波龙报表及预算系统，分子公司可以通过海波龙报表系统查询各自经营情况，通过SAP与海波龙系统的连接，从而大大提高报表出具的统一性和及时性。

3.3.5推广实施，持续改进

在项目正式上线前，公司制定了详细的宣传及培训方案，关键用户全员集中培训，培训完成后进行流程及系统测试，发现问题，立即整改，财务共享服务中心时刻关注分子公司财务需求，对共性问题逐一落实并满足。为保证项目的持续改进，完成实施部署工作后，需持续关注项目的运行情况，并进一步进行流程、系统、管理的优化和改进，为做好实施情况反馈工作，公司定期组织巡检人员到分子公司实地调研，发放调查问卷。根据2015年年末统计反馈情况，有95%的用户表示对共享中心的服务质量、态度和效率感到满意。

4　财务共享服务中心的构建与实施的效果

4.1有效提升了公司财务管控水平

由于财务共享服务中心通过大量交易业务的集中处理，统一业务流程、统一技术平台、统一数据口径，促进了财务流程的标准、规范和高效，为公司组织提高高质量和低成本的数据信息，进而为财务管理和决策支持提供更专业和更为可比的数据支持，财务信息的集中统一快速处理让信息沟通更为直接、高效，传达变得更加敏捷、快速。在公司财务共享服务中心，业务信息集中处理、提供跨区域组织的专业财务服务，消除重复职能人员设置，大大降低了财务人员人工成本。同时，由于公司实现了两级财务管控体系，让更多的财务人员从分散、重复、单一的交易处理中释放出来，使更多的业务处理会计人员转为决策支持及分析管控等管理型、价值创造型财务人员，充分利用财务共享服务中心的各业务大数据的涌入和归集，通过数据的管理、分析和报告，进一步满足公司财务管控和战略决策的需要。

4.2提高了会计工作质量和效率，资金归集平台共享

一是工作效率显著提高，财务共享中心通过提供专业化、标准化和流水化的“会计工厂”式服务，实现了会计基础工作的规模化效应，共享服务中心10名核算会计人员承担了8家分子公司35名财务人员的核算工作量，月处理业务量达到近1万笔；通过对业务流程和业务处理标准化，减少了多余的协调和一些重复的工作，业务响应和处理时间明细减少，如员工报销的付款时间周期由原来的平均5天缩短为2天，大大提高了财务工作效率和员工满意性。二是通过财务共享服务中心资金计划和支付平台进行各分子公司资金归集管理，有利于公司全面掌握资金使用情况，提高公司资金使用效率，平衡各分子公司之间借贷规模，降低公司整体财务成本。如公司物资集采业务一方面需外部采购承担付款义务，另一方面销售向各合作单位收款，但受制于集团内正常的结算周期及部分合作单位资金紧张的现状，通常流动资金较为短缺，需外部融资，但部分分子公司则资金较为充裕，通过财务共享服务中心实行资金归集管理，充分灵活调动各板块资金，可大大提高公司资金的使用效率及大幅降低公司财务费用，据统计，2015年，公司财务费用整体降低了15%。

［1］陈虎，孙彦从.财务共享服务［M］.北京：中国财政经济出版社，2014.

［2］陈虎，陈东升.财务共享服务案例集［M］.北京：中国财政经济出版社，2014.

［3］陈娟.论财务共享服务中心的建设与运营［J］.时代金融，2014（36）：237-240.

［4］刘婷媛.企业财务共享服务管理模式探讨［J］.兰州：财会研究，2007（2）：40-41.

Construction and implementation of large and medium sized renewable resources enterprises'financial sharing center

XU Duolin
（China Nonferrous Metal Industry Resources Regenerating Co.，Ltd.，Beijing 100191，China）

Based on the complex business environment and the demand of improving financial management level of the renewable resources industry，this paper expounds the necessity of constructing the financial shared service center. And，It discusses the main practices of construction and implementation of financial sharing center from 3 aspects，including making financial shared service center construction plan，determining the scope of business and unifying management standards&working standards，and implementing technology development based on the business process and information technology platform.It can be in favor of improving the company's financial management，accounting work quality and efficiency.

financial shared service center；construction and implementation；financial management

F8；X705

A

1674-0912（2016）08-0027-04

2016－06－21）

徐多林（1981-），男，安徽颍上人，大学本科，会计师，从事财务管理工作。