水土保持科技示范园工程建设中的档案管理——以江西水土保持生态科技园为例

熊 永，房焕英，龚来红，左 文

(江西省水土保持科学研究院，江西 南昌 330029)



水土保持科技示范园工程建设中的档案管理
——以江西水土保持生态科技园为例

熊 永，房焕英，龚来红，左 文

(江西省水土保持科学研究院，江西 南昌 330029)

水土保持科技示范园；工程档案；管理措施；江西水土保持生态科技园

档案是工程建设的重要组分，记录反映了工程的原始状况，是工程竣工交付使用的必备文件，也是日后保养、维护的依据，以及扩建和改建等的技术资料。水土保持科技示范园工程建设迫切需要提高对档案建设的重视度和建档的规范化水平。以江西省水土保持生态科技园为例，对工程档案类别、范围、程序等进行梳理，并提出了常见问题和管理对策，旨在加强水土保持科技示范园档案建设，更好地为水土保持工作服务。

水土保持科技示范园是为我国水土流失治理服务的，具有水土保持社会宣传、示范推广作用和科普示范功能。20世纪末以来我国各地相继建设了大量水土保持科技示范园[1]，江西水土保持生态科技园就是其中之一，该园区的建成和投入使用为我国南方红壤坡地区水土流失研究与综合防治提供了有力的科技支撑。档案工作是水土保持科技示范园建设与管理工作的重要组成部分——档案验收是工程实体验收的先决条件，竣工档案是工程质量的“软件”保证。档案管理则是针对工程档案收集、保存、应用而实施的一系列管理手段，旨在规范档案建设，更好地为工程建设服务。本研究以江西水土保持生态科技园为例，对水土保持科技示范园档案形成和管理过程中出现的常见问题进行梳理，并提出解决措施和管理对策等，旨在加强水土保持科技示范园档案建设。

1 工程档案分类

水保科技示范园工程档案包括：工程建设前期文件，由项目法人负责立卷；工程建设管理文件，由项目法人负责立卷；施工文件，由施工单位负责立卷；监理文件，由监理单位负责立卷；科研项目文件，由项目法人负责立卷；财务、器材管理文件，由项目法人负责立卷；竣工验收文件，由项目法人负责立卷。

2 不同实施阶段归档范围

2.1 前期

工程建设前期主要是准备工作，涉及以下资料：勘测资料；规划资料；项目建议、报批、审批等资料；可行性研究相关文件；初步设计相关文件；各种专项文件，如环评、水土保持评价、水资源评价等；评估、鉴定、试验等专题报告；招标设计文件；技术设计文件；施工图设计文件等。

2.2 建设期

在工程建设期主要归档施工开始后、竣工验收前的所有资料。

由项目法人负责立卷的资料包括：管理及涉及的法律事务文件；开工资料；所有会议资料；大事记及声像材料等；各种合同、协议等文件；移民、索赔及其他反索赔等资料；各种工程计划资料；各种设计及审查资料、控制文件等；安全及事故处理资料；招投标资料；专项验收资料；工程启用移交等各种资料；科研资料；开题报告，任务书，批准书，合同，研究方案，计划报告，记录、图表、照片资料，分析、计算、数据成果，试验装置资料，各种报告和技术鉴定，成果申报，审批、推广、考察报告；财务、器材管理文件;财务计划，投资统计，概算、预算、决算、审计文件，器材、耗材等清单和使用情况，固定、流动、无形、递延资产等。

由施工单位负责立卷的资料：技术交底、图纸会审资料；施工组织设计、审核资料；建筑原材料相关资料；设备相关资料；设计变更、商洽等资料；施工定位、放样等资料；地质勘探、土(岩)试验报告；基础工程相关资料；工程设备、管线相关资料；工程质量相关资料；技术总结、施工预决算；事故及缺陷处理等相关资料；工程各阶段检查资料，单项工程验收结论及相关文件；竣工图；声像资料、大事记、施工记录、日记等。

由监理单位负责立卷的资料：合同；监理大纲、规划、细则、采购方案、监造计划、批复文件等；施工进度、延长工期、索赔、付款报审等相关资料；开(停、复、返)工令、许可证等；各种通知、往来函电、重要文件等；工程材料相关资料；监理日志、周(月、季、年)报、备忘录等；控制、测量、检测、抽查等相关资料；各种报告；工程进度资料；价格、支付、索赔、投资、采购等资料；签证、认证、评估等资料；设备、材料、配件相关资料；会议纪要、通知单、联系单、声像资料等。

2.3 竣工验收期

在工程竣工验收期主要归档准备验收、工程正式投入使用前产生的所有资料，包括：验收相关文件；各种工作报告、总结(如建设管理、工程监理、运行管理、质量监督)等；声像资料；项目评优报奖材料。

3 档案管理程序

3.1 组建部门、安排人员

“档案先行”是完善档案工作的前提，始于工程立项。江西水土保持生态科技园实行项目法人责任制，设立有专门的机构及专职的管理员，明确岗位职责，实施规范化管理。建设单位项目部计财处在《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)，以及当地城建部门对档案接收要求的基础上，参考水利厅直属相关兄弟单位的档案整理经验，同时征求工程人员的意见，在监理和施工单位的协作下制定出适合本工程的管理办法，包括档案形成、积累、整理、归档等，明确了搜集范围、分类方案、编号法则，于施工单位进场时印发，以督促其做好归档工作。

3.2 档案搜集及预存档

项目开展过程中，前期文件、设计文件、施工文件、监理文件与竣工文件等逐步积累。参建单位在编制工程进度计划时，按照“谁形成，谁编制”的原则各司其职，依据档案管理法则进行整理，对于不符合规范的资料及早整改。为规避材料分散现象，须及时收回以免遗失。为确保档案质量并顺利通过验收，所有文件宜按分部分项工程预存档、归类、初步编号等，同时方便后续文件有序入库。所有文件的借阅应严格依制度执行，一般只出借复印件，且要进行出、入库登记，期间敦促归还，以确保文件的完整、及时归还等。

3.3 工程档案接收与竣工验收工作

竣工文件依制度编制，施工单位所编档案由监理单位负责审核。档案接收时要严格审查，包括归档范围、案卷质量、文件材料的系统性等，对不达标者拒绝接收，并责令整改。在档案正式验收前进行预验收，检查其完整性、规范性，缺失项目尽快补齐，以免错过完善档案的最适时期。档案通过验收后，方可申请工程验收。

3.4 项目运行过程中的档案管理

项目运行阶段，档案已完全入库、正式管理，主要用于工程运营过程中的检修和保养等。档案室要符合存放要求，并张贴档案室管理办法、档案员职责、档案借阅办法等，无关人员不可随意进出档案室、翻动资料等，要保证档案整齐整洁，尤其是资料查阅和外借需严格依制度执行，避免出现破损、遗失的现象。在条件具备的情况下，管理员可将所有资料录成电子档或者将某些重要文件扫描存档，并建立合理的查询方式，既方便查询又避免纸质材料破损。

4 档案管理常见问题

档案的质量包括内容质量和案卷质量。内容质量指档案反映的科技水平及数据材料的准确性，案卷质量指材料的齐全性、系统性和规范性[2]。根据江西水土保持生态科技园的情况，水土保持科技示范园档案管理中存在的问题有：

(1)档案员专业素质低。设计单位对档案工作重视不足，档案员一般是快退休的或者是兼职人员。这样会产生一些弊端：一是档案员缺乏工作热情，档案意识低下；二是资料整理停留在文书档案水平，缺乏专业素质；三是档案员兼职或同时兼顾多个工程，可能出现管理混乱问题。

(2)收集范围不明确。没有及时出台档案管理办法，由参建单位自行存档，经常出现收集内容和整理方式不统一的问题，若发生缺失、遗漏等则很难弥补。

(3)材料不齐全、质量难保证。材料质量包含完整性、准确性、原始性等。一是不及时收集，资料散乱在个人手中，或遗失或破损；二是材料自身的缺陷，内容不够完整，缺少记录、合格证、盖章甚至签字等。

(4)整编方式不合格。档案管理办法中要有明确的分类方案，指导资料分门别类地归置，编号后附卷内目录于档案盒，盒子封面要注明所装内容。此过程较为复杂、耗时费力，也经常发生问题。

(5)档案室不达标。档案室楼层安排出现“顶天立地”现象，不利档案的储存，尤其南方气候湿润更不适合，有鼠咬、虫吃甚至霉变腐烂风险。更有甚者，档案室配备奇缺，只是简单的一间房、几排架，不符合管理要求。

(6)查阅程序不严格。一是缺乏简便快捷的查阅工具，更有甚者翻箱倒柜乱找，对资料造成不必要的损伤；二是没有严格执行借阅制度，借出后无人追要导致遗失等，有的甚至出借原件，造成无法弥补的损失。

5 档案管理的关键措施

5.1 增强意识，提升能力

(1)建档部门。档案质量的高低取决于领导的重视度。项目伊始，档案积累便形成，管理工作的人、财、物就要到位，档案员要熟悉《中华人民共和国档案法》，树立依法治档的观念。档案工作量大、持久，档案员业务素质的提升是确保竣工档案质量的根本措施。原则上领导安排职员时避免出现“照顾岗位”。在江西水土保持生态科技园建设过程中，负责人对工程档案高度重视并直接分管，配备专职档案员，无论学历还是综合素质均做严格要求。档案员到岗后便着手学习档案知识，参加相关培训，参观相关部门档案室，与其他参建单位档案员沟通协调，建立健全了档案管理体制，形成了档案管理网络体系。

(2)验收和接收部门。项目预验收或正式验收时，由建设单位项目负责人、档案管理人员和施工单位组成验收小组，对档案的完整性、准确性进行全面系统地审核验收，及时发现问题并提出整改意见。正式验收安排在建设单位向城建档案馆等报送时，由接收人员再次审查，并着重审核预验收时存在的问题及档案的立卷质量等，进行全面评估，以决定是否同意移交。

5.2 制定制度，严格落实

(1)档案管理制度。包含形成、积累、整理、归档等内容的档案管理办法，在项目伊始便要形成。要明确归档范围和质量要求，产生约束力，在新项目进场时便印发并及时追踪。所有参建单位要高度重视，严格依此执行，注意时间节点，避免出现遗漏等现象。建设过程中的资料借阅，要按事先制定的档案借阅制度执行，文件出入均要详细登记，以确保资料完整、及早归还等。档案员要高度负责，使各项制度付诸实践。建议档案员不要随意调换，尤其是在工程竣工档案尚未交验合格时，若必须调动则需提前报负责人同意并全面交接，避免对档案工作造成不利影响。

(2)档案监督机制。①建设行政主管部门。在建设单位办理工程规划许可或者工程施工许可时，最好与其签订档案责任书，明确参建单位的责任和义务，并监督执行。②总指挥部。充分发挥其主体作用，督促参建单位对档案员定期进行统一、规范的管理和指导；对竣工档案进行检查，出现问题勒令整改；基于总指挥部对资金的使用控制，建议为参建单位划拨专项资金，切实保证档案管理工作的顺利开展。③建设方。可采取集中收集、随到随收、跟踪收取、滞后补充等方式收集资料，并定期举行档案管理例会，及时发现、协调解决资料收集和积累中出现的问题。④监理方。在监督过程中，要充分发挥监理的作用，将资料整理与工程建设同步进行。对拒不履行或拖延者，联合建设方发函提醒或采取其他措施。⑤档案接收方。严格管理，开工前或技术交底时，要明确档案整理范围和要求；及时指导收集程序和步骤、整理程序等，采取深入项目现场宣传和不定期培训的方式，提高档案管理人员业务水平。

(3)档案奖惩制度。一是合同约束、经济制裁。对档案材料的收集、整理、移交等要求不达标者，实行经济制裁并明示于合同中，或者对在规定时间内未完成者进行经济处罚。二是验收程序约束。档案验收是工程验收的前提。城建档案馆要严把竣工资料初验合格证关，对不合格者坚决不发放“工程竣工档案初验认可证”，从而对施工方施压。三是负责人的约束力。对不配合者，积极督促，并进一步采取施压措施，如发函要求更换档案负责人、要求与高层次负责人通话等。

6 档案管理探讨

受限于负责人的重视度及管理员的专业素质，现有档案管理方法存在不同程度的滞后现象，如：资料多是纸质，规整耗费时间，查找麻烦，不利于竣工验收后运营单位的使用；建设过程中重要的工作细节，因无法快速形成纸质版资料而被忽视，降低了档案质量[3]。因此，建议水保科技示范园档案实施信息化管理，以便较快速、用较小空间实现其统一有序管理，同时可使纸质和电子音像资料相结合等。电子化管理需要纸质档案和电子文件同步收集，以避免电子文件缺失对档案完整性的威胁。当然，管理方式的提升要有专项资金保障，配备专用软件(档案管理系统软件等)、硬件设施(如打印机、扫描仪、电脑等)，提高信息化建设水平。在此基础上，应推广以局域网为平台的网络化管理，在相关处室建立局域网，实现档案存储和检索的网络化、自动化，从而更准确、快捷、有效地提供服务。

[1] 房焕英,熊永,龚来红,等.水土保持科技示范园建设实践[J].中国水土保持,2016(2):44-46.

[2] 刘爽.提高建设工程竣工档案的编制质量[J].城建档案,2011(11):39-40.

[3] 杨绮梅.电力工程建设档案管理探析[J].经营管理者,2014(36):343.

(责任编辑 李杨杨)

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1000-0941(2016)11-0055-03

熊永(1987—)，男，江西南昌市人，助理工程师，硕士，从事水土保持工程建设与管理工作；通信作者龚来红(1966—)，男，江西南昌市人，高级工程师，学士，从事水土保持工程建设及相关管理工作。

2016-08-15