我院医疗设备采购合同的规范化管理探讨

孙晶晶

中国医学科学院肿瘤医院 设备处，北京100021

我院医疗设备采购合同的规范化管理探讨

孙晶晶

中国医学科学院肿瘤医院 设备处，北京100021

本文结合我院医疗设备采购合同的管理现状，从规范合同范本的内容和合同管理体制两个方面提出了相应的改进措施。措施的实施不但有效保护了我院的利益，也提高了各个部门的管理水平。

医疗设备采购；采购合同管理；质量控制；设备配置

0 引言

合同是对买卖双方承诺的描述，是双方履行合作期间的法律依据。书面合同有效地约定了合同双方的权利和义务，使得买卖双方的合作有法可依、有据可寻，能够起到规范承诺、防止纠纷、约束违约和维护诚信的作用，能够最大程度的保障双方的合法权利。

医疗设备采购实施的过程大致可以分为3个阶段：论证谈判阶段、合同订立阶段、合同履行阶段。目前，医院对设备采购的管理存在着较为明显的重论证谈判、轻合同订立履行的管理。在谈判论证阶段，医院投入大量的人力、物力，多个部门联动参与，经过艰苦努力，达到较好的谈判效果，为医院争取了最大的利益空间。但是，当中标供应商确定后，对于如何依法签订采购合同，如何依法监督合同当事人履行合同义务，以及如何处理合同争议等问题往往不够重视，甚至被忽略。由此，导致很多有利于医院的谈判内容未落实，将来出现问题时，医院只能吃哑巴亏[1-2]。因此，合同作为法律依据，应该上升为医疗设备采购管理的主线。规范的合同管理，一方面，能进一步保障设备采购的顺利实施；另一方面，也是医院各个部门提高自身管理水平的一个工具，切实落实合同的规范管理，能够有效改善医院在医疗设备采购和使用管理的水平[3-6]。规范的合同管理包括规范合同范本的内容和规范合同管理体制两个方面。

1 规范合同范本的内容

医院应该制定适用于本院不同类型设备采购的标准合同范本。在制定合同范本时应该遵循以下原则：① 合同范本的浮动性：合同范本不能随意更改、也不能完全定死，需要视实际情况给定一个可以浮动的范围。建立合同范本时，可以充分总结吸收过往合同、谈判中的经验、教训，以及各相关部门的意见，规定哪些条款属于原则问题，不能更改，哪些属于可变条款，允许在某个范围内变动。不同类型的设备采购，可以根据设备特点，在合同条款中有不同的侧重点；② 合同范本的执行性：制定合同范本时也需要考虑条款的可执行性，用词准确，合同双方的权利与义务描述清楚，罚则条款具备实际的操作性；③ 合同范本的灵活性：合同范本也并非一成不变，医院可以根据一段时间内合同签订、履约中存在的问题，对合同范本进行及时有效的调整，避免再次出现问题。合同范本的改进过程，也是医院各个部门回顾、审视自身管理漏洞的过程，能够有效改善医院医疗设备采购和使用管理的水平。

我院现行合同范本的主要内容：① 标的：为了便于后期的管理，合同在描述标的时应采用国家的标准名称，属于医疗器械的应该以医疗器械注册证上的信息为准；② 验收：在合同中明确验收的标准、时间、地点以及期限[7]；③ 保修：明确保修的起始时间、保修年限、保修范围、出保后购买保修的价格以及易损备件、高值备件的维修价格；④ 违约及赔偿：包含设备的到货、安装、验收及使用过程中出现问题，双方的责任及赔偿方式；⑤ 配置清单：由于医疗设备相对于普通商品的特殊性，同一设备的不同配置往往价格差距很大，因此在签订合同时就必须详细地在合同中列出所采购设备的配置，以保证后期医院对设备验收、入库、管理的顺利进行；⑥ 高值备件、消耗品的报价：为了避免未来使用中的消费陷阱，在合同中也应该提前约定这两个项目的价格，即使没有消耗品，也应该在合同中明确标注出来。

2 规范合同管理体制

（1） 目前，医疗设备的合同管理主要是由医院下属的设备科负责，没有明确的管理体制、专业人员和配套的管理制度。我院现行的医疗设备合同管理的管理组织体系为：由医学装备管理委员会负责，设备采购部门牵头，汇同各临床科室、审计、财务、经营管理、医务等职能科室相互配合，分权合作，打通合同签署与执行过程，建立执行过程监控应对体系，通过主动性工作规避合同签订、执行过程中的风险，保证医院及病人的权益[8]。设备处作为牵头部门，负责根据谈判情况在合同范本的基础上拟写合同文本，并在合同签订后负责整个合同的履行，发生纠纷要及时向各部门汇报。临床使用部门负责核对合同中的配置清单和相关技术条款。医务部门负责核对合同中的医疗条款。经营管理部门负责核对合同中的付款方式等经济条款，审查合同的合理性、可行性。财务部门负责合同专用章的管理和使用，并严格按照合同约定支付合同款。审计部门负责审计合同价款，制止本单位人员利用合同进行违法违纪活动。

我院在规范合同管理的过程中，也主动寻找自身管理体制的不足，先后发布了院所医学装备验收工作制度、院所医学装备档案管理制度、医学装备质量保障工作制度，并对多个现存制度进行了修订，建立健全各项管理制度，有效完善了合同管理体制，把一次失误的经验固化下来，有效避免了类似事情的发生，提高了医院整体的管理水平。例如，设备维修费用难以控制一直是医院的难题。我院在合同范本中增加了对设备备件价格的约束，在采购时，设备供应商为了达成合同，通常也会把备件价格给到最优惠，这样就避免了后期维修时虚高的备件价格。我院病房使用的一台五官科综合治疗仪出现故障，厂家工程师检修后提供需要更换备件，备件价格4300元。而设备处在翻阅了原始的采购合同后发现合同中已经约定维修更换该备件的价格不超过1800元，根据合同再和厂家谈判，最终厂家以1800元更换了该备件，为医院节约了资金，也为医院控制维修费用提供了一个途径。

3 小结

医疗设备的质量和对其管理水平的高低，直接关系到医疗质量与医疗技术水平的提高。合同作为买卖双方的法律依据，是保证合格医疗设备进入医院的第一道重要关口。切实规范医疗设备的采购合同管理是对医疗设备进行质量控制的前提。我院实行采购合同规范管理的1年时间里，签订医疗设备采购合同183个，按照范本条款成功处理4起分歧，根据实际执行情况对合同范本进行了2次修订，修订了5项制度，对设备管理过程中的漏洞进行查漏补缺，提升了医院的管理水平。

[1] 陈榕.采购合同的风险防范[J].物流科技,2005,(6):81-83.

[2] 罗峥,刀庆威.医疗设备采购合同管理现状分析及对策[J].中国医疗设备,2010,25(10):67-70.

[3] 黄鑫,胡艳波.医疗设备采购流程的科学化管理[J].中国医疗设备,2013,28(9):82-84.

[4] 陈芳洲,葛良君,陆燕.浅谈医疗设备采购合同[J].管理观察, 2013,(12):147.

[5] 胡娟,徐华健.医疗设备的合同管理探讨[J].现代商贸工业, 2015,36(14):197-198.

[6] 罗峥.建立医疗设备和器械规范合同范本的管理[J].医疗装备, 2010,23(6):52-54.

[7] 杨丽晓,尚长浩,王粤.医院大型医疗设备的安装与验收[J].中国医学装备,2012,9(12):64-65.

[8] 童敏慧,陈晓和.论国防合同的生命周期管理[J].管理现代化, 2014,34(3):34-36.

An Inquiry into the Standardized Management of Medical Equipment Purchase Contract

SUN Jing-jing
Department of Equipment, Сancer Hospital of Сhinese Academy of Medical Sciences, Beijing 100021, Сhina

In the context of current status of the contract management in our hospital, this paper proposed corresponding measures for improving of purchase contract management in two aspects, that is, the specifcation of the content of the contract and that of the contract management system. Those measures have effectively protected the interests of our hospital and improved the level of management in various departments of our hospital.

medical equipment purchase; purchase contract management; quality control; equipment distribution

R197.3；R197.39

С

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.05.043

1674-1633(2016)05-0144-02

2015-06-24

2015-08-20

作者邮箱：sjj925@126.com