信息化技术在疾控中心档案管理中的运用

柳杨吉林省通化市疾病预防控制中心财务科，吉林通化 134001



信息化技术在疾控中心档案管理中的运用

柳杨
吉林省通化市疾病预防控制中心财务科，吉林通化 134001

［摘要］近几年，随着人们生活水平的提高，人们对自身的健康关注度也越来越高，然而正是由于生活的优越性，出现了许多新型的疾病。针对这种现状，对疾病防控的要求越来越严格，同时关于疾病中心的资料也非常多，目前在疾病中心档案管理中也存在着许多问题，所以要根据现存问题制定改进措施，以提高疾病中心对档案的管理。该文主要介绍了信息化的技术在疾病中心档案管理方面的应用，以期对疾病中心的档案管理建设加以改进，提高在档案管理方面的水平。

［关键词］疾控中心；信息化技术；档案管理；应用

疾病档案作为某个地区在对当地疾病的防控的基础资料，是对疾病传染和发生过程的详细记录，在对疾病进行控制时，离不开对疾病档案的应用。现阶段，我国疾控中心在会计档案、人事档案等方面关注的力度很大，然而往往忽视了对疾病档案的管理［1］。在信息技术被广泛应用的今天，先进的网络技术也应用到了对疾病中心的档案管理工作中。接下来从信息技术在疾病中心档案管理应用的现状入手，分析问题，并提出了具体的改进措施。

1 我国疾控中心在档案管理方面的现状

1.1 档案管理人员的素质不高

目前我国已经出台了许多对疾控中心的档案管理的相关的法律条文，但是具体的操作内容和方法并没有得到落实，究其原因，是档案管理人员的综合素质普遍不高。作为疾控中心档案管理的工作人员，需要很高的专业素质和道德素质，不仅要有足够的专业知识对档案资料进行整理，还要有很高的道德素质。然而该岗位的工作人员在上岗之前，基本没有经过完备的系统培训，对疾控的相关知识不够了解，不能够充分了解到疾控工作的重要性，对预防工作不够重视，成为制约档案管理工作的重要因素。伴随着对信息技术的应用的加深，一些学习热情不高的工作人员也面临被淘汰，因为信息技术的融入，减少了日常工作的繁琐，大大降低了工作人员的工作难度，如果不具备现代化的知识，将不符合作为档案管理人员的要求［2］。

1.2 档案管理人员的态度不端正

我们都知道疾控中心档案资料的重要性，但是要发挥它的重要作用首先需要档案工作人员的高度重视。只有对疾病的预防和控制的档案的管理人员高度负责，才能提高每类档案的准确率、完整率以及归档率。档案管理人员在这之中起到了基础性作用，该项工作能否做好，直接影响到相关人员对相关资料的查询和研究。然而目前我国对疾控中心档案管理的工作不够重视，对于该项工作的时间和精力的投资也很少，同时，疾控部门也抱着“事不关己，高高挂起”的态度，总想着利用现成资料，不想负责任，花费时间和精力去处理这些资料，所以，对于这些资料的整理通常是雇佣临时工，做好简单的分类工作就草草了事。临时工连事情的重要性都不知道，也没有相关的专业知识，整理出来的资料的价值不高。

1.3 档案资料的质量偏低

如果对现有的，已归档的资料进行抽查，就会发现很多资料的价值并不高，这并不是资料本身没有意义，而是档案资料的质量普遍不高，基本失真。比如，图纸不够整齐或者不够清洁，导致有效信息不能够准确或者完全地提取，也就因此失去了它的利用价值。甚至许多保存下来的图纸都是复印件，而不是原件，复印件上还有任意涂改的现象，对于涂改后的内容也无法辨别真伪。另外，信息化程度也不够完全深入，很多资料并没有录入到电脑中，或者只是录入了目录，却没有具体内容，比如要检索某一项内容，可能只会检索到目录，点不开里面的具体内容。甚至有一些疾控中心没有在部门间形成立卷制度，只是单纯地把材料交上去，还需要档案部门另外整理［3］。

1.4 基础设施不完备

大多数疾控中心在基础设施方面的工作只是浮于表面，并没有具体的有价值的用处，不管是对硬件还是软件的使用都没有相应的保障措施。设施不够完备，直接导致了整个疾控中心的档案管理工作不能够迅速有效地展开，一部分对信息技术不够重视或者偏远地区的疾控中心更是忽视了网络的作用，更不用说发挥信息技术资源配置的作用了。另外，在信息技术中对于视频和音频的管控、档案的归档扫描等工作不到位，往往使人们不能将电子档案充分利用起来，从而对整个档案管理的信息化工作产生不好的影响。在疾控中心的网络信息技术的建设过程，不能够结合具体的实际情况，导致整个档案管理的进度非常缓慢［4］。

1.5 档案管理的保障力度不够

我国虽然已经出台并实施《档案管理办法》许多年了，但是大多数疾控中心自身并没有形成相关档案管理的管理、收集制度；或者有的疾控中心虽然也有相关的政策或者制度，但也只是条条框框，并没有具体的内容和细则，使得整个疾病档案管理工作得不到足够的重视，没有纳入到年度的工作计划中，也不属于考核范围和岗位责任制度中；甚至有些疾控中心因为各自的政策不同导致彼此的档案管理工作没有一致的标准，从而降低了可用性。

2 信息技术在疾控中心档案管理的改进措施

信息化技术的应用是辅助档案管理工作的一项基础性的工作，是现代化的管理水平向前迈进的一个标志。将信息化技术应用到疾控中心的档案管理中，不但要求管理的标准化和规范化，还要求设备配置的信息化、管理思想以及管理技术的信息化。目前我国大部分的疾控中心对档案管理基础设施的投入大大提高，在档案资料的用房面积上也增加了面积，并对档案室里面资料的设置做了重新的布置，考虑到当地疾控中心资金的短缺，购置了许多必要的设备，并引入了电脑等网络设备。传统的纸质资料文件大部分都是以印刷或书写记录的形式在具体的物质上记录下来相关的符号、文字或语言，存储和表现形式都较为简单和直观；但是在如今的大数据和数字化的建设中，电子文件得到更为广泛的应用，而且一定要借助计算机为载体直观地通过电脑屏幕表现在人们眼前或者打印成纸质内容。从电子文件的基本原理和产生过程不难发现，这样的文件形式易于拷贝、查询、修改、移动、剪切、粘贴以及复制等。目前我国疾控中心建立了由专职档案人员、分管领导、各科室的档案人员为负责人的管理团队，把档案室作为管理的中心，各科室作为管理的主体，对档案资料进行归档和管理。在我国已有的相关法律法规的指导下，各个单位制定具体的章程，在对档案管理人员进行关于疾控和信息化的培训和试岗后，使每个工作人员各司其职，加大对信息技术在疾控中心档案管理中的应用［5］。

2.1 提高档案管理人员的综合素质

由于信息技术和疾控工作的迅速发展，各个地区及其各个部门的知识要与时俱进，不断更新原有思想和观念，紧跟时代和技术前进的步伐和方向，这便要求疾控中心的档案管理人员借助信息技术 （包括通信技术、计算机技术以及传感技术）对档案资料进行分类整理，以便进行管理。所以，档案管理相关的工作人员一定要从自身的角度出发，“活到老、学到老”，时刻关注并掌握该行业的动态发展和最前沿的技术，加强对新知识（尤其是计算机知识和疾控知识）的学习，以提高自身的专业素质和道德素质。通过对信息技术的学习，精确掌握疾控中心的档案管理工作的方法和业务流程，并在电脑上以文字或照片的形式记录下来，为以后进一步的工作或者其他人员寻找资料做参考。

2.2 改变档案管理思想

传统的档案管理的思想重点在管理上，对实际的运用往往重视不够，这种思想在如今看来，似乎不能和疾控中心与时俱进的要求接轨。所以，要转变档案管理的思想，从思想上与时俱进，就要从传统的被动的管理模式中解放出来，摒弃思想，采取主动的管理模式，紧跟时代的潮流。各地疾控中心要根据传染病的实际传染和散播情况，借助信息化的技术把参考数据提供给疾控机构，再利用信息化技术通过档案管理对资源进行整合，在致力于提高自身管理水平的同时，对疾病预防和控制工作的顺利展开提供保障，并使各项预防工作能够持续性的发展和使用［6］。

2.3 加快信息化技术建设

科学技术的发展速度和发展形式都有很大的优越性，信息技术的主要形式互联网已逐渐成为专家们研究的重点。因为互联网技术的发展和成熟，已经出现六百多个大型图书馆，一百万个信息源以及四百多个文献库，形成了一个庞大的信息系统，大大减少了人们在网上查阅资料的时间，方便了人们的生活和学习。疾控中心作为使用信息化技术的受益者，该项技术的使用大大提升了疾控中心档案管理工作的效率，帮助工作人员对档案的归档和整理，是查询工作方便又快捷。具体实例比如：当H7N9爆发时，我国在此之前并没有先例，所以对该项疾病的控制和治疗会无从下手，然而没信息化技术的引用意味着全球的疾控形成了互联互通的状态，档案管理的工作人员可以通过互联网查询其他国家关于这项疾病的发病历史、人群、特征和治疗等情况，同时，我国对该项疾病的开展工作也会作为新的成果写入档案资料中，为以后的疾控工作提供依据［7］。又或者：疾控中心在系统资料比较完备的情况下，可以对社区居民的健康状况作调查并形成档案资料保存下来，当疾病来袭时，通过互联网技术的作用，根据居民健康状况表锁定发病的人群，这样不仅大大提高了疾控工作的效率，还体现了疾控中心档案管理工作的重要价值。

2.4 加强基础设施的建设

疾控中心对档案管理的信息化技术建设是一个完整的系统，要同时以硬件和软件作为支撑。但是，目前我国大部分疾控中心对档案管理的信息化建设的投入远远不比不上对医疗设备的投入，甚至有的地区会刻意削减其信息化投入。从硬件设备上看，很多档案管理工作室没有配备抽湿机、空调等基础设施，对防盗窃和防火灾的监管系统也不健全、不重视；从软件设备上看，缺乏信息化管理所必须的存储设备、数据电脑及其配套设施。这样的态度和现状不仅影响档案管理工作的效率，也降低了工作人员使用信息化技术的机会和热情。因此，疾控中心必须要合理的对资源进行配置，不能只注重医疗设备，多购置一些办公自动化和其他的基础设施，投入必要的资金加强对疾病的预防和控制工作，保证信息化工作能顺利展开［8］。另外，建立一个档案管理的信息库，将于疾控工作相关的信息资源分类整理起来，当面临疾病爆发时，能够迅速及时地获取相关资料，控制疫情的发展。在购买档案管理相关的信息化软件时，疾控中心的工作人员要事前对软件的使用情况进行调查和分析，挑选较完备的软件进行采买。并随着对软件娴熟的使用，形成一套符合自己单位的信息化方法。同时，档案管理工作人员要足够重视对原始档案资料的保存、统计资料的保存和备份、视频和音频的管理、数据库的建立，还要针对出现的问题进行分级管理。

3 结语

综上所述，在信息技术迅猛发展的今天，做好对疾控中心的档案管理工作，已经并将持续成为我们工作和研究的重点。然而目前我国各个省市的疾控中心对档案管理工作都不够重视，尤其在一些落后的偏远地区，管理方法也不到位，就使得疾控管理工作落后一大截，不能紧跟时代前进的步伐。疾控中心的档案管理人员要响应国家的号召，时刻关注国内外档案管理的方法，借助信息化技术加强对档案的管理工作，将新时代的信息技术既作为一种契机，又作为一种考验，应用到档案管理中。

［参考文献］

［1］钱旭东，闫革彬.疾控机构绩效考核中放射卫生指标存在的问题［J］.中国辐射卫生，2011，20（1）：54-55.

［2］李基旭.疾病预防控制工作绩效考核理论与实践探讨［J］.中国卫生工程学，2010，19（4）：313-314.

［3］胡怡秀，赵长荣，梁进军.浅析疾控中心科研教学与绩效考核［J］.实用预防医学，2011，18（5）：962-964.

［4］辛占举.信息技术在疾控中心档案管理中的应用［J］.中外企业家，2013（22）：237.

［5］张勇.浅谈信息技术在疾控中心档案管理中的应用［J］.科技视界，2014（5）：215.

［6］陈芳.基于信息技术在疾控中心档案管理中的应用研究［J］.卷宗，2015（11）：63.

［7］许诺，袁元.关于疾病预防控制中心档案信息化管理的几点思考［J］.信息与电脑：理论版，2011，5（7）：151-152.

［8］朱莉.浅谈疾病预防控制中心档案信息化建设［J］.办公室业务，2014（15）：158.

［中图分类号］R19

［文献标识码］A

［文章编号］1672-5654（2016）05（b）-0113-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.14.113

收稿日期：（2016-02-11）

［作者简介］柳杨（1972.6-），女，吉林通化人，大专，馆员，主要从事档案管理工作。

Application of Information Technology in the File Management in the Center for Disease Control and Prevention

LIU Yang
Financial Department，Tonghua Center for Disease Control and Prevention of Jinlin Province，Tonghua，Jilin Province，134001 China

［Abstract］In recent years，with the improvement of people’s living standards，people are paying more and more attention to their own health，but many new types of diseases occur due to the superiority of life.The requirement for prevention and control of disease is stricter and stricter aiming at the status，the data related to disease center are most，at present，there are many problems in the file management of center for disease control and prevention，therefore，we should make improvement measures according to the existing problems in order to improve the file management of disease center.The paper mainly introduces the application of information technology in the file management in the center for disease control and prevention in order to improve the file management construction of disease center and improve the file management level.

［Key words］Center for disease control and prevention；Information technology；File management；Application