人事档案信息的全面数字化管理

张卫，姜瑞博，杨腾哈励逊国际和平医院，河北衡水　053000

人事档案信息的全面数字化管理

张卫，姜瑞博，杨腾
哈励逊国际和平医院，河北衡水053000

该文主要从人事档案信息数字化的管理现状、出现的问题、解决措施几个重要方面进行探讨，减少不良状况的发生，进一步确保人事档案信息的安全性，为社会实现持续发展提供有力、科学的理论数据支持。

人事档案信息；数字化管理；存在的问题；解决措施

［Abstract］The paper mainly studies the management status，issues and solutions of personnel file information digitalization thus reducing the occurrence of adverse conditions，further ensuring the safety of personnel file information and providing powerful and scientific theoretical data support for the sustainable development of society.

［Key words］Personnel file information；Digital management；Existing issue；Solution

人事档案是记载人才各种信息的一个主要载体，它不仅涵盖了个人经历的相关详细资料，而且也是一个组织对于个人进行全面系统的评估和观察的一个参考依据。目前人事档案信息进行数字管理不仅简化了繁杂的步骤，缩短了检索以及登录的时间，还为人员统筹安排、信息的数据库管理提供了诸多的便利。同时医院作为高学历、高素质人才信息汇聚的地方，随着社会的不断发展和科学技术的不断进步，人事档案信息管理面临了极大的挑战。

1　人事档案数字化管理的现状

人事档案主要记载着人的经历，包括：年龄、工龄、党龄、学历、经历、身份。系统全面地对人事档案信息进行科学管理，可以确保人事档案信息的安全性和完整性，防止人事档案信息的泄漏或者丢失。传统的人事档案主要是纸质存储，而且是人工进行档案信息的分类管理，不仅工作效率非常低，而且纸质保存也出现巨大的困难，一方面大量的纸质资料存储空间较大，且查找相关需要的信息时也比较困难。另一方面纸质材料不易存储，容易引发蛀虫，导致火灾等不良状况出现。现代化技术的不断发展为人事档案信息的管理带来了诸多的便利。人事化档案信息数字化管理是以信息技术为核心的档案管理，对于提高工作效率有着重要的意义［1］，但是与此同时带来的诸多问题也不能忽视。

2　人事档案数字化管理的问题

数字化的管理在应用到人事档案信息管理中带来了诸多优势的同时，也存在着较多的问题，包括：①信息保存环境。②技术更新换代。③档案信息安全。④管理人员素质。⑤信息真实维护。

2.1信息保管环境

目前人事档案信息的保管环境相对原来传统的纸质较为严格，在传统的人事信息管理过程中，主要是记载在纸质材料上，并加以存储和管理。随着社会的不断发展和信息化的到来，逐渐取代了传统的纸质信息，转变为数字化管理，不仅极大地简化了记录和存储的步骤，而且带来了很大的方便。但是目前的光盘或者优盘的存储流动性较大，而且保管相对存在风险。再加上电脑病毒的存在，可能出现数据的丢失和缺损。同时也存在着较多的外界的因素干扰，包括：①外来磁场。②有害气体。③灰尘。④湿度。⑤光线等。

2.2技术更新换代

人事档案信息的管理对于计算机系统、存储软件更新的依赖性较大。技术的更新换代速度不断加快和计算机升级速度也随之提高，造成了计算机软件和硬件系统之间可能存在不匹配的问题［2］，导致了存储在优盘或者其他设备上的文件无法读取，使得数字化管理面临严峻的考验。

2.3档案信息安全

在信息化时代的今天，数字化管理以及信息存储虽然带来了极大的便利，但是其中存在的安全问题不能忽视。大网络数据库的背景下，存在着大量的电脑病毒，虽然安装专业的杀毒软件，但也不能完全阻止计算机病毒的传播。另外电脑黑客的恶意攻击或信息的窃取，使得数字化管理人事档案信息的安全性受到了极大的考验。

2.4管理人员素质

对于从事数字化管理工作人员，必须要求其具备相关知识的专业性和管理资料的依从性。现代信息技术条件下，人事档案信息数字化管理技术的发展对人事档案信息人员的素质提出了一个更高的要求［3］。不仅要求人事档案管理工作人员具有专业的管理知识，还必须熟练掌握网络信息相关的技术，对于专门的软件进行运用。当出现病毒侵入以及其他突发状况时，作出正确、及时的应对。

2.5信息真实维护

传统的纸质版人事资料信息涂改后，会有明显的改动痕迹，很容易查找出修改的地方。但是，在数字化管理人事档案过程中，电子版的数据进行修改、移动、编辑等操作，不会留下任何改动痕迹，难以保障数字信息的可靠性和科学性。

3　人事档案数字化管理的对策

针对数字化的管理在应用到人事档案信息管理中带来了诸多的优势和较多的问题，总结出相应的解决措施。包括：①建立大型数据库。②设定和维护系统。③加强信息安全。④提升人员素质。⑤维护信息真实。

3.1建立大型数据库

（1）医院的人事档案建立主要根据医院的整体管理规模来制定，从医院本身档案信息建立和外界条件支持的基础上，切实地进行医院人事档案管理。（2）逐步实现数据的信息化，由医院专门的档案管理工作人员，严格根据纸质版资料详情，进行实时的编辑，并确定相应的内容字段。（3）在开始医院人事档案信息编辑的时候，先通过建立档案数据库，将所需要的人事信息如实导入计算机系统中，将纸质版与编辑数据进行一一对应，防止出现错误、遗漏等不良状况。（4）进行档案信息访问的具体界面，档案信息主要包括：①前台操作系统。②后台操作系统。一方面前台系统主要是对于计算机信息资料进行相应的检索和整理，同时具有简单快速的特点，提高了整体的检索、查询的效率。另一方面后台系统是指专业的工作人员对于人事资料进行完善和修改，保证了对于档案信息的收录和存储具有完整性、科学性。大型数据库的建立是作为人事档案信息资料数字化管理过程中的硬件基础，在人事档案信息管理中起到了重要的影响作用。在进行全面的人事档案信息数字化管理过程中必须要建立大型的数据库，一方面为信息的载入和存储建立良好的硬件配置，另一方面防止数据库数据出现丢失等不良情况。与此同时通过大型数据库的建立，可以更便于人事档案管理部门的工作人员的管理，提高整体的运行效率。

3.2设定和维护系统

在进行人事档案信息数字化管理过程中，定期对系统升级和计算机硬件配置的保养是奠定人事资源信息管理实现持续性发展的基石。受系统的更新换代和计算机病毒的影响，如果不及时进行设备维修和系统维护，容易导致数据丢失、防御系统遭到破坏、计算机崩溃等不良事件的发生。载体作为人事档案信息数字化管理的硬件基础，其在人事档案信息数字化管理中有直接影响作用［4］。选取合适的操作系统是进行人事档案信息数字化管理的重要基础，必须与计算机硬件完美结合。针对软件技术和操作系统的特点，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合要求以及前瞻性［5］。

3.3加强信息安全

在信息管理过程中，如何保证人事档案信息的安全性是目前主要困扰数字化管理现状的一个重要的问题。这就要求人事档案信息管理部门高度重视，虽然我国相关人事档案信息管理逐渐向为人民服务、多元化的方面转变。同时人事档案信息管理部门必须要尽可能多地进行人事档案共享系统的建设［6］。继续加大人事档案信息的公正公开，实现人事档案信息的人人共享的权利。

3.4提升人员素质

虽然我国目前许多组织人事档案管理部门已经取得了进步，而且补充了一些信息技术专业人才进入档案管理人员队伍［8］。但是总体上来说，目前从事人事档案信息管理的专业工作人员还是相对缺少，从事该行业的工作人员不论是从专业知识还是综合素质上来说，均普遍较低，使得我国目前人事档案信息管理人才缺乏。人事档案信息数字化管理系统的操作技术必须十分完善，避免人事档案信息外泄问题的出现［9］。另外在进行系统的更新时，必须要对于网络的安全性进行分析，防止恶意计算机病毒和黑客窃取相关的存储信息，对于人事档案信息数据库造成了巨大的危害。开发和应用专业、科学的安全管理软件，进行系统的实时检测和调整，并给予相关硬件进行支持，对于人事档案信息进行加密处理。当需要访问文件的时候，必须配有相关的密匙进行配对，避免档案信息轻易的被修改或者侵入等。在达到这些要求的外界支持下，我国相关管理部门还必须颁布相关的法律基础，主要包括：①病毒防止管理。②保密法规。③档案管理法等。在这些法律的基础上，工作人员应该严格的按照人事档案管理的相关条例来进行日常的工作。

不断提升各级组织人事档案管理部门人事档案管理队伍人员的素质［7］。可以通过相关专业知识的培训和计算机软件知识的掌握，不断提高人事档案信息管理的综合素质。要求从事人事档案管理部门的工作人员必须拥有以下基本能力，包括：①软件系统开发。②软件系统管理。③档案信息管理。④相关管理标准。⑤计算机硬件研究。⑥计算机相关维修等。

3.5维护信息真实

一方面，国家的相关管理部门颁布一系列信息真实性维护的法规和政策，从法律层面减少地下交易。另一方面增强相关管理人员的综合素质，转变工作人员的陈旧观念，增加他们的责任心和依从性。

4　结语

在医院这个大环境下，人员信息管理除人事处负责的档案信息外，执业信息、科研继教信息、医德医风信息均由各相关科室负责，而这个数据库就是弥补了普通信息化管理的不足，涵盖了人员的学习、工作、经历中的所有信息，以满足不同管理者的各种需求。

重点建设人事档案信息计算机网络管理安全保障体系，从而确保人事档案信息数字化管理各项制度能够不断完善［10］。并且将工作细分，责任到个人，从源头杜绝不良事件的发生。

［1］刘喜珍.浅谈医院人事档案的数字化管理［J］.卷宗，2015，10 （4）：77-78.

［2］汪水英，王文华.高校人事档案数字化管理浅析［J］.山西档案，2014，6（4）：70-72.

［3］黄小倩.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设［J］.经营管理者，2015，6（18）：293-194.

［4］胡玉娥.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用［J］.中医药管理杂志，2011，19（7）：689-691.

［5］曹炜炜.浅析干部人事档案数字化管理问题［J］.管理观察，2015，7（21）：60-62.

［6］黄金勇.人事档案信息数字化管理面临的问题及对策研究［J］.人才资源开发，2016，10（2）：174-176.

［7］韩淑华.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策［J］.兰台世界，2010，12（24）：43-45.

［8］周军.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策［J］.襄樊职业技术学院学报，2011，10（2）：138-140.

［9］张净.实现人事档案信息管理的数字化与网络化［J］.山东档案，2012，7（5）：48-50.

［10］王勇.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性［J］.管理科学，2015，2（5）：211-213.

Total Digital Management of Personal File Information

ZHANG Wei，JIANG Rui-bo，YANG Teng
Halison International Peace Hospital，Hengshui，Hebei Province，053000 China

G270

A

1672-5654（2016）06（c）-0172-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.18.172

张卫（1981.8-），女，河北武强人，本科，档案馆员，研究方向：医院人事档案管理。

（2016-03-22）