对国有企业数字化档案建设相关问题的思考

■ 修云洁



对国有企业数字化档案建设相关问题的思考

■ 修云洁

企业档案是一种重要的信息资源，是企业的知识资源和财富，凝聚了全体员工的智慧，能为企业提供决策支持。强化档案管理，充分利用档案的价值，能推动企业的科技创新和持续发展。在公有制为主体的基本经济制度下，国有企业控制着我国国民经济的命脉，对社会主义现代化建设影响深远。档案管理在企业管理中的必要性，决定了国有企业档案管理的重要性：国企档案管理对国有企业的资产安全、国家财政收入以及社会经济建设都有很大影响。因此，在信息化背景下，探讨国有企业数字化档案管理问题具有重要的现实意义。

一、数字化档案概述

数字化档案，就是运用数字设备和技术，实现档案收集、管理、保护，以档案目录数据库和原文数据库为核心，将数字化的档案信息以网络为媒介提供利用服务的虚拟档案 。数字化档案的特征，主要体现在管理自动化、利用网络化、档案存储数字化等方面。具体来说：第一，信息资源数字化。企业的档案不仅有纸质档案，还有一部分电子档案而且这些档案的信息全部存储在计算机中，包括图文等全部内容。第二，档案信息传递网络化。档案信息能通过互联网技术在企业内部形成一个网络体系，不受时空限制进行利用。第三，档案管理自动化。数字化档案管理信息系统，实现了档案的接收、归档、检索等工作智能化，每个模块工作都在既定标准下运行。第四，信息资源共享。与传统档案不同，数字化档案的信息可以同时供多个用户查阅，资源共享效率大大提升。

二、国有企业数字化档案建设的现状和存在问题

在计算机信息技术和人工智能日益发展的今天，国有企业的信息化建设工作不断完善，信息化工作几乎普及到企业管理的各个领域，例如办公业务管理、财务管理、采购管理、客户管理等等。在档案管理方面，许多国有企业的档案信息化建设工作也取得了一定成绩，信息化和网络化成了档案建设的主流。然而，我国国有企业档案管理与国际优秀企业档案管理水平相比，普遍缺乏生机与活力，档案数字化建设工作相对滞后。主要表现在：

（一）软硬件设施更新缓慢

尽管许多国有企业尤其是大型国有企业的档案数字化建设步伐较快，但总体来看国有企业档案室的设备更新缓慢、设备陈旧，大多只能满足企业的日常档案管理工作，难以满足数字化发展的要求。例如，档案数字化建设过程中，需要配置各种型号的扫描仪、信息管理系统服务器、电子资料备份设备等，原有的陈旧的、满足不了新时代要求的设备都需要更新。而在实际的档案数字化建设中，一些国有企业软硬件设备更新缓慢，投资力度不够，导致不能满足数字化档案建设的要求。

（二）档案数字化建设的技术难度大

数字化档案是高新技术的产物，需要高新技术、电子设备和计算机网络技术的支撑。国有企业数字化档案建设过程中，技术密集，面临着许多技术问题。例如，一些数字化产品兼容性较差，短期内就会被淘汰，容易导致数字信息在新的硬件设备和软件中难以读出，技术过时问题不容忽视；档案数字化建设标准难确立，国有企业如何全面实现信息资源的共享困难重重；光盘等刻录载体的质量，直接影响着档案数据的保存期限和使用安全。以上这些技术问题，直接影响着国有企业档案数字化建设的步伐。

（三）存在较大的安全隐患

数字化档案离不开计算机、软件和互联网，离开了数字化设备档案就不能存在，所以数字化档案稳定性较差。在技术和设备更新换代频率加快的今天，数字化档案在保存、传输和利用等方面的安全性风险日渐加大；加之数字化档案具有容易被更改、被复制等特征，国有企业数字化档案的安全性日渐凸显，如何确保数字化档案在任何状态下都能处于安全状态非常重要。

（四）业务问题不容忽视

传统档案管理以纸质档案管理为主，因而国有企业纸质档案数字化操作中必然面临一系列的业务问题，这些业务问题如果处理不好，也会影响国有企业数字化档案建设工作的顺利推进。首先，原始档案的鉴定工作。在进行档案数字化之前，要对原有纸质档案进行鉴定，以明确数字化工作的操作程序和范围。而在鉴定过程中，标准不一，人为造成了档案数据的不完整。例如，有的国有企业在界定数字化扫描范围时，只扫描正本，而对定稿、草稿等资料不进行扫描；有的国有企业由于档案没有正本或定稿，扫描了草稿的档案。其次，档案的拆卷（件）与装订问题。尽管国家档案局推出了立卷改革，精简了档案整理流程，但国有企业数字化档案建设中不可避免地需要整理以前的案卷，这些案卷扫描时不进行拆卷和装卷是不可能的。所以，数字化扫描前到底要不要拆件，或者扫描后要不要装卷，成了一个颇具争议的问题。

（五）档案数字化人才缺乏

数字化档案建设需要高层次人才的引进，培养一支既懂档案管理，又精通信息技术的人才队伍，是国有企业数字化档案建设的瓶颈问题之一。一些国有企业在档案数字化建设中，由于人手紧张、精通业务的人才缺乏，往往依靠一些有资质的档案扫描公司开展数字化档案工作；一些国有企业经费不足，人员编制受限，没有能力培养或引进优秀的档案管理人才。总之，复合型人才的缺乏是很多国有企业数字化档案建设中的瓶颈问题。

三、国有企业数字化档案建设的建议与对策

针对国有企业数字化档案建设存在的问题，提出以下建议对策。

（一）加强领导重视程度，增加经费保障

国有企业数字化档案建设关系到企业各个方面的工作，需要在组织结构、人员队伍、经费保障、部门协调等方面获得领导的大力支持。可以说，领导的支持的档案数字化建设的首要条件，离不开领导的支持和重视。国有企业的领导只有充分意识到档案管理的重要性，认识到数字化档案建设的必要性，才能在组织和经费方面给予足够的保障，把档案数字化建设工作纳入到企业管理常规任务中，推动企业档案管理工作的持续发展。例如，在数字化档案建设过程中，前期工作量较大、时间紧迫，在数据加工时可由领导出面，聘请临时工作人员帮助完成任务；数字化档案工作开展后，如果岗位和人员设置不科学，经费短缺，同样应向领导反映，及时解决存在问题。

针对软硬件设施更新缓慢的问题，国有企业应逐渐加大经费投入力度，为企业数字化档案建设投入必要的设施设备，确保档案数字化建设的稳步推进。档案事业是国有企业的基础事业，档案数字化工作是实现企业档案信息化的基础工作，因此国有企业要加大档案数字化建设投入，强化档案数字化软硬件设施建设，在企业预算中固定单列经费项目，并尽可能逐渐增加经费预算，确保经费支出落到实处，

（二）加快人才培养步伐，引进新技术

国有企业在数字化档案建设过程中，普遍存在复合型人才缺乏的问题和多方面的技术问题，为了解决好这两个问题，国有企业应在加快人才培养步伐的同时，适当引入新技术。国有企业档案管理员一般都存在年龄结构不合理、计算机操作能力不高、习惯于传统纸质档案管理等问题，针对这些问题，国有企业应花大力气培养一批既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的管理型、技术型和复合型人才。一方面，加强对现有档案管理人员的教育和培训，提升管理员的业务技能和专业素养；另一方面，通过公开招聘等方式，吸引优秀的档案管理人才，充实企业数字化档案建设人才队伍。新技术引进方面，国有企业要结合现代企业制度积极引入网络技术，引入先进的档案管理软件和系统，更新和改善原有的档案管理方式，突破传统档案管理的时空限制，提高国有企业数字化档案管理工作的效率与质量。

（三）积极应对数字化档案的安全问题

首先，要增强档案管理员的责任心，强化安全意识。数字档案具有脆弱性，不仅人为因素会损坏档案，自然因素也会损坏其数据。档案管理员在档案信息保存、传输和共享等管理过程中，要具有安全意识，按照标准化工作制度进行操作，避免档案的损害和数据的篡改、复制等。

其次，推行档案保管双套制。确保国有企业的数字档案、纸质档案都有备份，各有两套进行存档，而且纸质档案和电子档案都要长期保存。

最后，推行数字档案异地存储方式。为了避免数字档案在某个地方损坏后就彻底丢失的安全风险，国有企业数字化档案管理可以采取国家档案馆的做法，建立异地备份库，对一些重要的档案进行异地备份，保证档案在任何地方、任何情况都处于安全状态。

（四）健全档案管理制度，规范日常业务

在市场经济逐渐成熟的环境下我国的法制比较健全，国有企业同样要依靠有关法律法规，建立健全国有企业档案管理制度，使档案数字化工作立足于各个部门、企业的各个阶段，切实提高档案管理水平。在此基础上，规范档案管理工作流程，建立一套数字化档案管理标准体系，提高档案数字化建设质量。内容可包括电子档案管理的技术标准、电子文件归档规范、纸质档案数字化技术标准、信息安全建设规程、多媒体信息操作规程、目录和原文数据库质量标准等一系列制度。日常业务中，档案案卷（件）的拆装应视情况而定，能不拆的不拆，能不装订的不装订；档案案卷及原件无需装订，只要按顺序摆放在原卷皮或案卷盒里即可；避免整卷（件）装订，便于档案保存和保密。

总之，数字档案是未来档案信息的主要形式，是档案管理现代化的发展方向。IT技术日益革新、计算机软硬件不断完善和网络技术的日渐成熟，为国有企业数字化档案建设提供了良好的契机。国有企业应根据自身情况，选择适合自己的数字化档案建设方案，并保证档案数字化建设方案在技术上具有一定的先进性和前瞻性，努力使企业档案信息建设与时代发展同步。

(作者单位：云南省公路开发投资有限责任公司)