科研事业单位科技档案质量控制措施探析

■ 张 瑜



科研事业单位科技档案质量控制措施探析

■ 张 瑜

档案质量是档案的生命线，档案质量的优劣直接影响其效用的发挥。科技档案质量的衡量标准主要体现为档案的完整性、系统性、准确性。一般情况下，科研事业单位档案部门承担着科研项目档案、基建档案、设备档案、产品档案等各类科技档案的一系列管理工作，工作量非常大；而且科技档案种类多，结构复杂，档案的质量参差不齐，难以把握。但科技档案质量不仅关乎着重要技术或关键设备在各个领域的应用，更体现着我国科学技术的发展历程和水平。各科研事业单位应将注重档案质量摆在档案工作的首位，从各方面采取有效措施，严格把好科技档案质量关，为后续的管理和利用工作打好基础。

1、健全档案质量控制规范体系

没有规矩不成方圆，健全档案质量控制规范，是保证档案质量的基础和关键措施。根据国家及行业发布的相关法律法规和本单位科技档案工作的发展需要，档案部门应建立健全本单位档案质量控制相关规范，如技术文件归档管理规定、更改管理规定，基建档案、设备档案、固定资产投资项目档案管理规定等，设置相应条款，对科技文件构成质量及归档要求做出明确规定，有章可循，违章必究，可以有效提高档案质量。

此外，作为有效补充，建议档案部门编制技术文件归档操作规范等指导类文件，从文件格式、整理要求、归档手续等方面对科研人员进行具体指导。从笔者切身体验来看，档案部门不能“不教只罚”，应该“先教后罚”，尤其是针对新入职的年轻技术人员，同事或领导的归档理念和方法的传授不一定正确和准确，与其在走弯路后再纠正而影响效率，不如提前进行归档操作规范指导和培训。明确操作规范，进行归档指导，有利于确保归档技术文件质量，促进科技档案收集工作顺利开展。

将规定约束类和指导培训类规范相结合，构成相对完善的科技档案质量控制规范体系，能够有力的保障科技档案质量。

2、明确档案质量控制部门和主要职责

科技档案质量控制需要各相关职能部门支持和参与，因为科技文件从策划和形成开始就影响着档案质量，这就注定科技档案质量控制不仅仅是档案部门的事。科研课题的专业性，投资项目的长期性，产品设备的复杂性等因素，要求各研发生产部门严格按照相关规范要求控制科技文件形成质量。档案部门作为科技档案的接收保管部门，需要严格检查归档科技文件质量，并向研发生产部门提前提出相关归档要求和做出相应指导培训，并适时的进行检查监督。

由于科研生产部门任务繁忙和档案部门相对弱势，往往难以有效地发挥指导约束文件质量的作用，档案部门应充分借助项目管理部门的话语权和领导力，以项目策划、鉴定、验收等重要节点为契机，协助档案部门召集科研生产部门定期培训、检查，并对科技文件质量做出相关要求和管控，尤其在基本建设项目中，涉及多个参与单位，从笔者单位实际工作效果来看，项目管理部门对文件质量控制方面能够发挥显著的效力，能够有效地提高科技档案的质量。

以项目管理部门为纽带，科研生产部门参与，档案管理部门指导监督，三方力量缺一不可，各司其职，是提高科技档案质量的有效手段。

3、进行技术文件质量全程管理

科技档案管理“四同步”要求在项目任务计划下达、检查进度、验收鉴定、项目总结的各个阶段做好文件质量控制，充分体现科技文件管理的全过程性。加强技术文件的全程管理，是提高档案质量的重要手段。全程管理包括前端控制、中间管理、末端反馈，三个阶段相互促进、相辅相成。

加强前端控制，要求档案人员主动参与到技术文件的产生过程中，并将此工作落实在科研生产程序中，形成长效机制。档案工作处于业务流程末端，但是档案质量在很大程度上取决于文件生成时的质量，即文件产生的源头。这就要求档案部门转变工作思路，加强前端控制，变被动等文件移交为主动参与文件前期策划。在科研项目或重大建设项目开始时，档案部门应加入项目策划等相关会议，参与讨论应形成技术文件归档范围，或提供归档范围表模板进行文件筛选，并提出归档质量要求，指出易出现的问题，要求技术人员在文件生成时就要控制质量。加强前端控制，既能确定技术文件归档范围，避免遗漏，又能够降低文件返工整改的次数，有效提高工作效率。

加强中间管理，要求档案人员把好接收关，认真审查，严格控制归档技术文件质量。归档是现行文件运行的最后一关，档案人员要仔细核对格式、签署、页数、字迹、原件、完整性等方面的文件质量。在信息化管理模式下，档案人员还要鉴别归档的电子文件格式、可读性、元数据信息等，这是一项细致的工作，要求档案人员具备一丝不苟的工作态度，坚决拒绝每一份不合格档案，才能不断积累符合质量要求的科技档案，为后续利用工作打好基础。

加强末端反馈，是保证档案质量的有效补充。科技档案质量方面的问题有一定的规律性和重复性，档案部门应主动作为，针对发生频率较高的问题，进行汇总整理，定期进行跟踪反馈。在问题量和代表性一般时，档案部门可联系项目负责人进行点对点式个别反馈，及时提醒以避免再次出现类似质量问题；在归档问题积累到一定程度时，档案部门可向全单位各业务部门进行集中反馈，确保文件质量问题的普及度，有利于从整体上提高后续归档技术文件的质量。

4、加强科技档案质量考核评价

加强科技档案质量考核评价，是提高档案质量的有效约束措施。考核评价有多种途径，在此推荐纳入部门绩效考核和纳入质量体系检查。

纳入部门绩效考核是指将科技档案质量标准纳入本单位对各部门的综合管理考核中，可根据单位情况确定按月、季度或年度进行考核，实行评分制，考核结果作为部门年度评优评先和绩效定级的重要参考依据。档案部门应主动负责拟制文档管理考核评价部分的标准，明确对归档技术文件质量的考核指标，并由档案部门负责评分，保留扣分依据。从笔者单位的实际效果来看，当涉及部门荣誉和绩效时，各科研生产部门不得不高度重视归档技术文件质量问题，由被动等待档案部门发现问题后沟通转变为有归档疑问时提前主动与档案部门沟通，使归档科技文件质量得到显著提升。

纳入质量体系检查是指纳入ISO9000质量体系认证，质量体系认证一般分为两个阶段，第一阶段是对申请认证组织提供的本组织质量体系文件进行书面审核，第二阶段是对申请认证组织进行现场审核。在外来专家组的书面审核中，需要提供大量科技档案以供检查，档案的质量成为检查重点，当因档案质量问题被出具整改通知单或成为扣分项时，各项目组不仅要积极整改，还可避免在今后的技术文件中再次出现类似问题；在现场审查中，档案部门也要接受科技档案管理质量方面的检查。通过质量体系检查，可以及时发现问题，促使业务部门和档案部门共同加强对科技档案质量的重视，不断提高管理水平。

除以上措施外，建立专职档案员指导、兼职档案员督促、技术负责人责任制的管理人员队伍体系；通过技术职称评定、申报专利、成果报奖等时机大力宣传档案的重要性，提高广大科技人员的档案质量意识等措施，也是推进科技档案质量提高的不可或缺的重要因素。

科技档案是国家的重要战略资源，是科研事业单位辛勤创造的宝贵知识财富，它既是广大科研人员智慧的结晶，又是我国科学技术发展历史的见证。重视科技档案质量，把好质量关，为历史存真，是档案部门义不容辞的责任，才能更好的守护科技资产，为科学技术事业的发展服务。

（作者单位：中国电子科技集团公司第二十八研究所）