我国智慧档案馆理论研究和实践工作综述与展望

■ 王 宁



我国智慧档案馆理论研究和实践工作综述与展望

■ 王 宁

本文通过中国知网对智慧档案馆专题进行了文献调研，对智慧档案馆相关文献的见刊年度和数量、文献来源和论文作者进行了分析，结合目前各级各类社科项目中相关选题的科研立项，对智慧档案馆的概念、智慧档案馆与数字档案馆的关系、智慧档案馆和智慧城市的关系等问题进行了述评；将已启动智慧档案馆建设的部分省市作为典型案例，对目前我国智慧档案馆实践工作进行了点评；从基础理论、核心技术和演化趋势等角度对智慧档案馆相关问题进行了评价与展望。

智慧档案馆是档案界在新的时代背景和技术环境下的一种学术期盼和档案馆运行模式。技术层面，智慧档案馆较数字档案馆有了实质性的变化，无法被简单地视作数字档案馆的2.0版；运行层面，档案馆的功能更加泛在化、网络化和感知化。数据和管理方面的智慧化使档案馆的价值和职能不断升级，运转更加高效，档案馆将成为智慧化和系统化的信息服务新平台。

一、我国智慧档案馆理论研究述评

1、文献分析

笔者于2015年11月20日以中国知网（http://www.cnki.net/）为检索平台，选择高级检索方式，以“篇名=智慧档案馆”为检索条件，对“期刊”、“博硕士”、“会议”、和“报纸”等数据库进行跨库检索。删除非学术性文章和重复发表的文章，得到相关文献49篇。

（1）文献见刊年度和数量。通过对智慧档案馆相关文献的见刊年度和数量分析，可以明显看到这一专题的研究趋势。第一，智慧档案馆是近年才出现的全新概念，2012年以前几乎没有这一专题的文献；第二，这一概念甫一出现便迅速受到业界的重视，关注度持续提升，2013年、2014年和2015年相关文献见刊数量逐步攀升，分别为7篇、15篇和27篇（估计2015年的相关论文要多于27篇，因为CNKI数据库收录论文有延时）。随着技术的发展，档案学界对智慧档案馆相关问题的关注度将会不断提升。

（2）文献来源。在这49篇文献中，41篇发表于学术期刊，5篇发表于学术会议的论文集，3篇来源于报纸，1篇为硕士论文。在这41篇期刊论文中，有22文章发表于核心期刊，达到半数以上，其中，《档案学通讯》和《中国档案》分别载文5篇和6篇，说明了档案类高水平期刊对这一问题的关注程度。

（3）期刊学术论文的作者分析。通过对41篇期刊论文的作者进行统计分析，可以看出涉及这一研究领域的作者既有高校的学者，也有在各级各类档案局（馆）第一线工作的档案从业者。前者以薛四新为代表，文章达到4篇（含第二作者），内容以综述见长；后者以杨来青为代表，3篇论文（均为第一作者）的内容涉及智慧档案馆的历史渊源、功能及体系结构，反映了青岛市档案局（馆）在数字档案馆、城市记忆和智慧档案馆方面的研究历史，实为难得。另外，巨珺以第一作者的身份在核心期刊上发表了两篇论文，杨艳也在核心期刊上发表了三篇相关论文（《档案学通讯》上为第一作者，其它为非第一作者），其它作者只有一篇相关论文发表。我们发现，一方面，关注这一专题的作者所在单位或机构比较分散，分布领域较广，但这也说明这一专题在学界和档案从业者中引起了广泛的关注；另一方面，多数论文的作者只发表过一篇相关内容的论文，说明在这一领域还没有形成有力的合作团队。

2、课题介绍

通过在相关文献中注明的“基金资助”等信息进行查询，我们发现近年各级各类社科项目中多次出现智慧档案馆或相关元素的选题，立项时间也集中在2013年至2015年间，与该选题文章集中发表的时间相吻合，这也验证了这一选题近年受重视的程度。这些科研课题包括国家社科基金一般项目和青年项目、国家档案局科技项目、北京市档案局科技项目和其它一些地市级社科项目等，项目选题涉及与智慧城市相关的数字档案资源建设、档案信息化研究、信息资源共建共享、档案馆发展新模式等方面的研究以及智慧档案馆关键要素方面的研究。

3、研究内容分析

（1）智慧档案馆概念研究

杨来青等在论文《档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆》中对“智慧档案馆”的界定被引用率非常高，也是业界较早对这一概念的解释。他认为，“智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。”毕娟在《智慧城市环境下智慧型档案馆建设初探》一文中，较早地在智慧城市的技术和社会环境下探讨了智慧档案馆的内涵，即，“智慧档案馆=档案馆+物联网+云计算+智慧化设备+智能馆会+信息资源+人力资源。”杨智勇等在《试析智慧档案馆的兴起与未来发展》中通过对业界关于智慧档案馆的诸多理解进行梳理，将智慧档案馆概括为“综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台。”

可以明显看出，目前对智慧档案馆的理解多集中于在智慧城市的技术背景和社会环境下档案馆在发展过程中表现出的新业态，智慧档案馆将成为体现“智能”、“智慧”的新模型、新模式或新平台。

（2）智慧档案馆与数字档案馆的关系研究

数字档案馆的概念刚刚出现时，对数字档案馆的各种认识和理解层出不穷，当时数字档案馆与传统实体档案馆的关系研究自然成为热点。与之类似，智慧档案馆与数字档案馆的关系研究也成为当前智慧档案馆研究的一个颇具争论的问题，认识差别较大。一类观点是将智慧档案馆视作数字档案馆的高级阶段或升级版，目前倾向于这一观点的学者占多数，以杨来青、毕娟和巨珺等为代表。例如，巨珺认为，“智慧档案馆是数字档案馆的延续和升华，是档案馆未来发展的方向。”毕娟认为，“数字档案馆建设基础上加上具有全面感知、可靠传递、智能处理等特征的物联网就是智慧档案馆的雏形。”杨来青提出，“智慧档案馆是应用智慧管理技术的信息化形态档案馆。从功能角度解读这一认识，智慧档案馆是数字档案馆的发展与提升，是基于智慧管理技术的新型信息化形态档案馆，应在数字档案馆已有功能的基础上，全面应用智慧管理技术，使其功能具有智慧化、智能化的特性，创新档案业务工作管理模式和档案信息资源开发方式。”另一类观点是将智慧档案馆和数字档案馆视作并行存在的关系，持这类观点的学者以陶水龙为代表，他在《智慧档案馆建设思路研究》一文认为，“智慧档案馆与数字档案馆是并行存在的关系，但有相互支持和配合的交集，即智慧档案馆与数字档案馆相互独立、各司其职，智慧档案馆为数字档案馆提供智慧化和感知化等技术服务，数字档案馆为智慧档案馆提供基础数据支持。”他进而提出，智慧档案馆是数字档案馆升级版的观点在具体实施中存在着与现有规划、实际工作和核心价值产生冲突的问题。

随着档案界对智慧档案馆与数字档案馆两者之间关系研究的深入，我们预计这方面的成果将集中体现在智慧档案馆的功能和体系结构等诸多方面。

（3）智慧档案馆和智慧城市的关系问题

智慧城市（smart city）的说法目前文献可查最早出现于1990 年5月美国旧金山的一次国际会议。2008 年11 月在纽约召开的外国关系理事会上，IBM在《智慧地球：下一代领导人议程》演讲报告中正式提出“智慧地球（smart planet）”概念，随后IBM 又在此基础上强化了“智慧城市”的概念。智慧城市一是强调信息采集和处理的变革，运用物联网、云计算、高速计算、大数据处理及智能分析等智能技术，实现智能生产制造、城市管理和服务智能化运行；二是强调智能技术充分实现所应具备的人文、制度等环境条件，城市治理模式的变革，以及智能技术应用在城市社会领域的拓展和城市系统之间的整合。

智慧档案馆是伴随着智慧城市的建设而在档案界出现的新模式和新业态。傅荣校认为，“智慧城市的出现孕育了智慧档案馆这一新概念，并为智慧档案馆的发展提供了契机。”王小健等认为，“智慧档案馆是智慧城市背景下档案馆进化发展的高级形态。”借助数字技术和互联网技术升级传统实体档案馆，是此前数字档案馆追求的目标。但在“智慧”语境下，智慧档案馆如何实现智慧收集、智慧鉴定、智慧管理和智慧服务等功能还需要投入更多的研究精力。借用新技术和新应用来升级档案馆的标准规范、技术架构需要对我国智慧档案馆建设进行顶层设计和整体规划。智慧档案馆的内容与功能如何实现与智慧城市的对接，从而进行深度融合，也是智慧档案馆建设的主要目标之一。

二、智慧档案馆实践工作点评

如前文所述，智慧档案馆的概念从2013年才开始大量出现在各类文献和媒体中，而在这之前，“智慧档案”的概念却早已出现，并伴以“智慧城市”工作的推进而逐步得到重视。例如，随着上海“智慧城市”的建设，上海市档案局2010年启动“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”的民生档案远程协同服务机制，配合以数字化、网络化、智能化为主要特征的“智慧城市”的建设，构建档案远程利用服务体系，实现融入智慧城市的档案服务。到2012年，上海全市18家国家综合档案馆的“馆际联动”已全面实现，档案资源共享理念的体现成为“智慧城市”建设的重要组成部分；2011年11月《南京市“智慧档案”建设规划》通过专家评审。这一《规划》在“智慧南京”的整体框架下引入云计算、RFID、缩微品数字化等技术搭建基于物联网和云计算技术“智慧档案”应用体系，使智慧档案服务平台与“智慧南京”公共服务平台对接，在“智慧南京”的总体规划设计下为智慧档案馆建设提供了顶层设计。

2013年开始，智慧档案馆迅速成为档案界的一个热门词汇，信息化基础较好、数字档案馆建设较为先进地区的智慧档案馆建设开始启动并迅速推进，标志着我国智慧档案馆的兴起。智慧档案馆建设所积累的经验和在项目推进过程中面临的困难，既为学界提供了理论研究案例，又为我国智慧档案馆建设提供了参考和借鉴。这也与2013年开始相关学术论文突然呈现爆发式增长的现象相契合。

先以青岛为例。青岛市档案局（馆）在档案信息化和数字档案馆建设等方面一直走在全国的前列。该市于2010年建成档案历史知识库，于2012年启用金宏政务网并挂接到青岛档案信息网，开展远程服务，为青岛市智慧档案馆建设打下基础。2013年，青岛市智慧档案馆建设正式启动，其具体思路是“依托档案馆的资源优势，以电子文件和专业数据库等新型档案资源归档和进馆为重点，建立档案智慧收集平台，实现电子档案智能采集；采用物联网，对档案实体实行电子标签化管理，建立档案智慧管理平台，实现档案智能化识别、定位、监控和管理；采用虚拟化等档案信息长久保存新技术，构建档案信息智慧保护平台，实现档案信息的智能备份、数据安全的智慧检测”。青岛市档案馆在智慧档案馆理论和实践层面探索中所取得的成绩受到业界的普遍肯定，也成为我国智慧档案馆建设的标志性案例。

再以浙江省为例，该省在智慧档案馆建设方面的特点是多个城市集体推进，这一格局引人注目。杭州市以全市档案信息资源为基础，通过政务云平台纵向连接各区县（市）综合档案馆，横向连接各市级立档单位和社会公众，提供民生档案跨馆查阅和档案开放等服务，逐步实现全市档案信息资源的整合和共享利用。该市智慧档案的建设目标之一就是将档案工作构建于互联网，通过合理分析为老百姓提供个性化的档案服务，实现管理模式的新突破。丽水市建立了馆藏档案大数据和室藏档案大数据两个数据仓库，配备了拥有智能管理、智能监管、智能发布三大功能的操作系统。根据用户的不同需求，面向居民建立了云档案共享中心和物联档案超市，面向政府部门建立了资产智慧档案和民生档案，构建了极具丽水特色的初级智慧档案馆。绍兴市注重档案信息网站的检索查阅利用综合功能，创建了“区域公共档案信息资源管理和服务平台”、“区域涉民档案集成管理与服务平台”，在建设智慧档案的探索之路上迈出坚实的一步。

此外，天津、广州、珠海和深圳等城市的档案馆都陆续启动智慧档案馆项目，取得了一定的成绩。在项目实施过程中，档案馆与第三方公司合作开发的多个智慧档案管理平台也经常被媒体报导，如中国移动广东公司的“五全实时智慧档案管理体系”和北京量子伟业信息技术有限公司的“PDE”数字档案管理系统。

三、问题与展望

1、智慧档案馆是一种技术模式还是一种学术概念？智慧档案馆的概念可解析的空间很大，从功能架构和实现路径都有待长期的实践探索和持续的研究论证。在新的技术条件和社会治理环境下，智慧档案馆会演化、成长为什么样子，我们还需要时间观察，不同的观察视角会导致不同的认识和决策，顶层设计就显得尤为重要。

2、对智慧档案馆基础理论的探讨或基于档案学基础理论研究智慧档案馆基本问题，这些研究还非常薄弱。目前学术文献中对智慧档案馆的概念、性质和特点等方面的论证较多，但对智慧档案馆的功能实现、技术支撑和发展定位等问题的论证有限，这与档案学界和一线工作人员介入这一领域的时间较短有直接关系。

3、智慧档案馆的核心技术是什么？互联网、物联网、移动通信、云计算和大数据是否能提升传统档案馆或数字档案馆的“智慧”程度，这些技术如何在智慧档案馆的实际建设过程中“落地”？RFID（Radio Frequency Identification，无线射频识别）技术以及基于它研发的各类档案安全智能化管理平台，即使能够实现档案实体和档案信息的高效管理、能够实现档案信息的智能备份、能够实现数据安全的智慧保障，智慧档案馆安全构建的理想就能顺利实现吗？这些还都需要从智慧档案馆的内容、功能和实际效果等方面长期审视。

4、要警惕维技术论、唯概念论的倾向。任何新技术都要依托切实可行的配套管理才能得以发挥其优势。一些关于智慧档案馆的学术文章中已经开始出现对技术过分依赖的倾向。智慧档案馆的构建如果脱离信息技术，就相当于无源之水、无木之本，是根本无法想像的；但如果完全依靠新技术而忽视档案和档案馆的基本特征和运行规律，忽视档案学的传统理论，智慧档案馆也就只能停留在概念阶段。

总之，目前我国对智慧档案馆的研究还处于起步阶段，概念的界定、理论的借鉴、实施的策略等问题还需要长期研究验证和实践探索。可喜的是，各级各类档案局（馆）、高校和一些研究机构都对智慧档案馆的建设和研究表现出很高的研究热情，预计智慧档案馆问题在未来几年都将是档案界的热点话题之一。

（作者单位：秦皇岛市城建档案馆）