人事档案信息化管理论析

孙瑞瑞

（吉林市干部考试指导中心 吉林 吉林 132000）

人事档案信息化管理论析

孙瑞瑞

（吉林市干部考试指导中心 吉林 吉林 132000）

计算机技术、数字技术和网络技术的发展，标志着人类记录信息、传达信息及留存信息的方式从纸质文本时代进入电子文本时代，这其中，我国人事档案信息化管理方式也成为了必然。目前我国人事档案信息化管理已经取得了一定的经验，在此基础上，本文就人事档案信息化建设的内涵、作用及如何进一步实现文档一体化的措施展开论述。

人事档案；信息化管理；文档一体化

计算机技术、数字技术和网络技术的发展，标志着人类记录信息、传达信息及留存信息的方式发生了变革，从纸质文本时代进入电子文本时代，时代的变化催生了近代档案学理论的诞生，直接影响着档案工作模式和管理观念发生了变化。我国人事档案信息化管理就是这一时代变革所引发的产物，。目前我国人事档案信息化管理已经取得了一定的经验，但仍有必要从理论和实践两个方面予以更深入的探讨，毕竟计算机技术、数字技术和网络技术发展态势依然迅猛，人事档案管理中的新情况和新问题也在不断出现，充分认识人事档案信息化管理的理论和实践的目的，就是为与时俱进地、高质量高效率第做好这项工作打下良好的基础。

一、人事档案信息化建设的内涵与作用

1.人事档案信息化建设的内涵

“档案信息化建设”的第一次正式提出是在 2000年全国档案工作会议上, 随后档案信息化建设便在全国蓬勃开展起来。《档案信息化建设导论》一书将“档案信息化”定义为: 在国家档案行为管理部门的统一规划和组织下, 在档案管理活动中全面应用现代化信息技术, 对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。也就是说，各高校要在各级领导及相关部门的高度重视下, 统一组织和规划，采取一切有效措施和途径，充分应用计算机技术、现代通信技术和网络技术等信息技术，对潜在于高校人事档案中的信息资源( 非保密性的人事档案信息) 进行整理、开发、管理并提供利用服务, 实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益的转化，它具有整体性、动态性、条件性等基本特征。人事档案信息化建设涉及的内容很多, 而且会随着时代的发展而不断丰富和变化。

2002年国家档案局中央档案馆颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中指出档案信息化建设一般包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化建设人才队伍建设和档案信息安全保障体系建设六个部分，这对全国档案信息化建设提出了具体的要求，人事档案信息化建设是档案信息化建设中的重要组成部分，人事档案信息化建设自此被指明了方向，全国人事档案信息化管理实践全面开展。

2014年人事档案管理新规范及加强干部选拔任用工作监督等规定出台。为当前人事制度改革以及档案信息化建设打下了更加坚实的基础。

2.人事档案信息化建设的作用

人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件,是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础,对单位考察和识别干部选拔优秀人才,加强机关单位干部队伍建设,促进工作、监察、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效率。并且，与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递，提高档案的利用率,降低档案管理的成本。

随着信息技术迅猛发展和广泛应用，人事档案信息化的重要性日益凸现出来。人事档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，才能改变人事档案利用的种种局限，使人事档案管理从封闭走向开放，实现人事档案的现代化管理，也只有实现人事档案信息化，才能不断发挥人事档案的价值，提高人事档案工作的社会地位，实现人事档案事业的跨越式发展。

二、在加强文档一体化建设的基础上加强人事档案信息化管理

1.完善文档一体化管理业务规范

人事档案管理信息系统的建设需要投入相当大的人力、物力、财力。鉴于系统建设是一项技术密集、资金密集、劳动密集的工作, 档案管理部门要建立信息系统并非易事, 因此在系统设计过程中，要确保字段设定严格执行标准化和规范化，这是文档一体化和资源共享的基础，也是今后在网络上进行数据交换的根本保证。从文书处理用纸、文件传阅单，到立卷的卷皮、卷盒及各种装具, 一律采用国家统一规格产品，同时要统一编号。

2.加强文档一体化软件的统筹规划

对于文档一体化软件的开发，首先必须树立前端控制的思想。前端控制就是把文件生命周期各个阶段的管理要求放在文件设计阶段予以考虑。在文档一体化的软件系统设计中，要推广使用兼容性强、应用性好、智能程度高的办公信息系统, 使文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用更加方便快捷, 形成一个满足现代化办公环境的文档一体化协调发展的技术保障体系。其次依据各部门的职能, 按照标准化、规范化的要求, 调整、制定适应于文档一体化管理的分类方案与保管期限, 并使之代码化, 对各种表明档案信息内容特征的著录与标引加以统一。

3.依据信息反馈，提高人事档案信息资源开发利用水平

档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案社会价值的客观依据，也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息，是档案信息资源为经济建设服务的重要组成部分，档案信息资源的开发利用效果如何，档案部门所提供的信息满足需求者的程度高低，档案部门对经济建设提供服务的好坏，利用者对档案部门有何意见和要求等，这些都是档案信息资源的开发利用所必须了解和掌握的。人事档案工作人员要不断通过信息反馈了解人事档案信息资源的利用效果，有针对性的改进工作，提高工作水平和服务质量；了解和掌握人事档案信息需求的变化和发展趋势，以便更好地收集、整理和研究新的档案资料，为利用者储备更准确、更系统、更科学的信息资源；还要加大对人事档案利用者的宣传教育力度，积极配合档案部门做好这一工作，促使人事档案信息资源的开发利用取得更大的社会效益。

孙瑞瑞（1981-）女，吉林市人，吉林市人，吉林市干部考试指导中心实习研究员，大专。研究方向人事档案管理