浅谈人事档案管理存在的问题及对策

曲歆彤

云南省地质调查院，云南　昆明　650216



浅谈人事档案管理存在的问题及对策

曲歆彤

云南省地质调查院，云南昆明650216

摘要：人事档案管理工作是一项具有专业性、政策性的管理工作，各单位应要充分认识到档案管理工作的重要性和意义性。管好、用好人事档案，对单位的人事管理工作起着重要作用。

关键词：档案管理；问题；对策

档案是信息的重要载体，加强对档案的管理工作的重视，研究解决档案管理工作中遇到的各种问题，对单位的人事管理工作起着重要作用。

一、人事档案管理工作中存在的问题

(一)档案室的设施及设备缺乏

部分单位依没有单独的档案室，依然存在“三室”合一的现象；部分单位档案室没有防潮、防湿、防盗等设备，档案管理意识差；一些单位档案管理的必备用品，如切刀、统一的档案夹、档案盒等未配备齐全。

(二)档案管理意识淡薄，档案管理能力欠缺

1.部分档案管理人员缺乏业务培训，对人事档案重要性认识不足

现在大部分单位人事档案管理人员都不是专职的，缺乏相对较为专业的业务培训，导致其哪些材料需要归档、哪些材料不需要归档划分不清，归档材料需要划分到第几类也是模糊不清，一些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。

2.档案管理宣传工作欠缺，对档案管理工作重视不够

由于档案管理的宣传工作不到位，导致单位职工对人事档案的重视程度不够，对人事档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；部分职工对人事档案材料的补充工作不配合，认识程度不够，导致材料补充耗时长、难度大，大大地影响了人事档案材料的完整性和准确性。

(三)人事档案管理工作缺乏制度保障

各单位想管理好人事档案，就需要有一套完整的、完善的人事档案管理制度。然而部分单位缺乏这样的制度。从档案的收集、借阅、归档、装订等各方面制定详细的、具有可操作性的管理制度，防止档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时的现象，才能保障人事档案管理工作规范化，促使人事档案为单位的各项工作服务。

(四)人事档案管理的信息化程度欠缺

在人事档案管理上，部分单位信息化程度不高，缺乏专门用于人事档案管理的计算机及档案管理软件，未能将人事档案信息数据化、信息化。导致查阅人事档案信息仍采用手工查找，费时大、难度大。

二、人事档案管理对策及思考

针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。

(一)加强人事档案管理的基础性工作建设

1.完善人事档案材料的收集与归档

由于每年人事档案中的奖罚、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，人事档案管理人员必须按照相关要求及时、准确的分类归入档案，档案管理人员需认真完善相关材料、将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并准确地归入人事档案中，确保人事档案的完整性、准确性、可靠性。

2.建立健全档案室的硬件设施

未有专门档案室的单位，应设立专用的档案室，并增加完善档案管理硬件设备，购买统一的档案柜、档案盒、档案夹、切刀、除湿机、灭火等设备。尽量使档案室的设施做到“六防”。即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。引进相关的人事管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。

(二)加强对档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员的政治和业务素质

加强对人事管理工作人员的培训工作，定期对档案管理的新政策、新制度及相关基础知识进行培训，提高其档案管理的业务知识及业务素质，并选择政治上可靠、责任心强的共产党员从事人事档案工作管理工作，定期加强其政治理论的培训，提高其责任意识、管档意识、不断加强档案管理人员的政治素质。

(三)促进人事档案管理信息化，建立人事档案信息数据库

人事变动工作、提拔工作的复杂性，导致每一年度形成的人事档案材料数量巨大，在查阅和查找人事档案相关信息时，仅仅靠查阅原始档案的方式费时费力，难度极大，且不能较好地保护原始档案的完整性。因此，各单位应加快信息化建设，建立人事档案数据库，将人事档案中的各项重要材料进行扫描，使其成为电子数据档案，并严格规定将其数据进行规范整理和运用，建设单位内部局域网，设置人事档案管理系统相关用户名及密码，严格控制可进入系统的人事档案管理人员，促使查询档案相关信息更加快捷、准确、方便。逐步使人事档案的管理实现信息化、网络化。通过对档案资料通过电子文件和纸质文件的方式进行双轨制管理，也在一定程度上为人事档案的完整性档案提供了可靠地保证。

人事档案信息对社会来说是一笔宝贵的财富。在促进人事管理工作、为社会主义现代化建设提供信息服务方面，做好人事档案管理工作具有重要的意义。要使档案工作有新的进展和突破，就要提高管理意识、不断改革创新管理方式，才能适应档案事业的发展。.

[参考文献]

[1]李多.市场经济下的信用档案及其管理和利用[D].安徽大学，2005.

中图分类号：G275.9

文献标识码：A

文章编号：1006-0049-(2016)07-0242-01