档案职业培训质量保证体系的构建与完善

■　叶小泮



档案职业培训质量保证体系的构建与完善

■叶小泮

档案职业培训始于上世纪九十年代初，经过二十多年发展，档案职业培训取得了长足进步，为档案人力资源建设作出了贡献。当前档案职业培训经过长期发展到了一个平台期，培训质量已经成为制约其发展的瓶颈。有调查显示，76%的人对档案继续教育工作不满意，87%的人对档案职业教育培训效果感到担忧。因此构建并完善档案培训质量保证体系十分重要。

探讨档案职业培训质量保证体系，必然涉及谁来保证的问题。一方面，政府在档案职业培训方面要发挥经费支持、政策要求等多种作用；另一方面，需要专门的培训机构实施培训。此外，受训者所在单位还应该提供必要的时间和条件支持﹙此因素相对较小，可以不重点考虑﹚。因此，档案职业培训质量的保证者，就既包括政府﹙管理主体﹚，也包括培训机构﹙实施主体﹚。政府部门主要包括档案行政管理部门、人力资源与社会保障部门、财政部门等，其中档案行政部门是档案职业培训的直接主管部门。培训机构则主要包括各级档案干部培训教育中心、档案学会、设有档案学专业的高等院校、社会培训机构等。由于质量保证有政府部门和培训机构两个主体，而两个主体在作用和功能上是有区别的，因此，就保证主体这一维度，可以把档案职业培训质量保证体系分为以政府部门为主体的外部质量保证体系和以培训机构为主体的内部质量保证体系两种：外部质量保证体系包括经费、政策、制度、机构等保证体系，这个体系主要是行政管理层面的体系；内部质量保证体系包括需求调研、方案设计、效果评估等实施过程及其管理的体系，这个体系是实施机构层面的体系。本文对两种质量保证体系及其相应的质量管理文件建设进行了探讨。

一、构建以政府部门为主体的外部质量保证体系

（一）加强法规建设。目前，我国继续教育的立法还不够健全，没有从法制上确立继续教育的地位。在档案继续教育方面，1997年国家档案局发布了《档案专业技术人员继续教育暂行规定》，此后，各省也都结合档案工作实际，制订了本地档案专业技术人员继续教育实施方法。从内容上看，这些规定和办法主要是关于档案继续教育的性质、对象、教育内容等方面的基本规定，从效力上来看，它属于行政规章，其效力要低于行政法规。因此，国家档案局和有关政府部门应尽快建立健全档案继续教育的有关法律法规体系, 通过立法对各类档案专业人员在继续教育中的权利、义务、时间、内容、经费、保障措施等做出明确的规定，使档案职业教育培训做到有法可依，真正走上法制化、规范化的轨道。

（二）建立以市场为主导的档案职业培训机制。目前，我国档案职业教育培训由档案行政部门主导，各级档案干部培训中心承担档案职业教育培训职能，档案行政部门通过行政手段直接参与培训活动。这一培训模式是在我国长期的计划经济体制下形成的，曾发挥过积极作用，其优点是计划性好，便于集中资源办培训，缺点是社会化程度低，缺乏市场竞争机制。随着市场经济逐步确立和政府职能的加快转变，以及档案管理技术、方法、理念和手段不断更新，传统的主要以行政主管部门为主导的档案职业培训模式，在管理制度、运行机制、政策保障、教学方式等方面面临着不少新情况、新问题，教学质量表现不尽人意，较难适应经济社会发展和档案工作现实的需要。因此，要加快档案职业培训模式转变，改变传统的以档案行政部门为主导的档案职业培训体制与机制，向政府宏观管理指导下以市场为导向的档案职业培训模式与机制转变，培育档案职业培训市场，推进档案职业培训模式市场化和社会化。档案培训机构作为独立质量主体进入档案培训市场，平等竞争，以优质服务取胜。

（三）建立培训机构质量评估与资格准入制度。档案职业培训市场化和社会化，还须档案行政部门对培训机构、培训市场进行督导检查，政策引导。档案行政部门要建立培训机构质量评估与资格准入制度，设计一套科学的质量评估指标体系，对现有的档案培训机构的师资水平、办学条件、管理制度、学习效果等进行定期评估、认证，以确认其质量水平。对质量评估合格的培训机构，档案行政管理部门颁发资格证明，准许其从事档案职业教育培训。建立档案培训机构退出机制，质量评估认证不合格的培训机构，档案行政部门应及时对其批评、警告，屡次未能合格的，撤销其培训资格。持续规范的培训质量评估和资格准入评审不仅可以从源头上杜绝不合资质的机构进入档案培训市场，还可促使培训机构加强自身建设，改善质量管理，提升培训质量。

（四）建立非终身制的档案职业资格证书制度。目前我国还没有建立档案职业资格证书制度，由于档案行业缺少职业资格证书制度，不仅影响了档案部门工作的专业化水平，还导致档案培训机构和参训人员缺乏提升培训效益和质量的压力和动力。从我国档案事业的发展状况来看，我国已经基本具备了推行职业资格认证的条件。国家档案局应将职业资格认证制度纳入档案立法范畴，制定档案职业技能标准或任职资格条件，并依据这些标准设计出具体的考核办法。档案工作者通过资格认证，就可获得档案职业资格证书。以再认证制度代替档案职业资格终身制，明确规定档案职业资格证书的有效期，过了有效期就要对档案职业资格证书进行再认证。认证机构依据申请者的专业工作经历、教育培训水平、专业学术活动、社会实践服务、学术写作成果、课程考试成绩等几方面情况进行考核评分，分数合格者就可以通过考核，再次获得资格证书。档案职业资格证书不仅体现了档案继续教育的成果，使参与档案继续教育并取得优秀成绩的档案工作者获得了资格证明，同时也是对档案培训机构教学质量的考核检验，促使培训机构改进服务提升质量。

（五）建立档案培训教师资格认证与持证任教制度。师资队伍建设，是档案职业教育培训质量保证的关键。建成一支以兼职教师为主，专、兼职教师相结合的师资队伍是符合职业培训特点的成功做法。我国档案职业培训的兼职教师主要是来自各级档案行政部门的专家型领导、来自高等学校的档案学教授、来自档案杂志社、档案学会的专家，来自档案工作一线的优秀档案工作者。这些兼职教师有较深的档案学术修养，但缺乏高水平教育技术和授课艺术，有的还不了解档案工作现状和实际情况。而档案职业培训的性质特点决定了教学人员应具有成人教育培训方面的经验，通晓培训内容，理解培训目标，具有足够的教学方法和学习过程的知识和技巧。因此，档案行政部门要建立档案培训教师资格认证与持证任教制度，加快步伐开展兼职教师的培训工作，兼职教师经培训考核后，凡符合任教条件的，由省档案局批准发给兼职教师证书，方可从事兼职教师工作。建立兼职教师进修培养、科学研究、考核管理、资格复审制度。档案行政部门建立兼职教师人才库，对档案兼职教师进行跟踪管理，定期对其进行考核和复审。

（六）加强档案职业培训教材建设。培训教材建设是档案职业培训工作的重要组成部分。培训工作做得如何，培训内容是关键，培训教材是支撑点。档案职业培训应从上岗培训与继续教育培训两方面，根据不同层次培训对象设置课程体系、安排教学内容。档案行政部门应设立教材专项基金，用于教材的编写、出版、发行。由国家档案局组织档案教育中心、档案学会、高等院校的档案学知名专家学者成立培训教材编审委员会，负责教材的规划、编写、审核等工作。省市档案局根据本地区档案工作的热点、焦点、难点问题，有针对性地编写出版教材参考资料，制作电子图书和多媒体课件。编写的教材应反映国内外最新档案学理论与工作实践最新成果，突出成人教育的特点，并符合受训者的实际需要。

（七）加强档案职业教育培训的科学研究。档案职业培训需要科学的理论指导，档案行政部门应通过课题立项、经费资助等方式组织研究力量开展档案职业培训科学研究，探讨档案职业培训的科学规律。研究探讨的主要内容包括：档案人员在职学习的动机、策略、规律；档案人员专业成长阶段划分，处于不同专业发展阶段的档案人员的发展需求、所面临的困惑和所关注的问题、期望得到的帮助等；档案职业培训的性质、目标、教材建设、教学方法、条件设施等。通过深入系统的研究，探讨档案职业培训的规律与特点，为我国档案职业教育培训提供科学理论指导。

（八）设立专项经费，提供发展保障。发展继续教育的关键问题是大力增加对继续教育的投入。国家应设立档案职业培训专项经费，地方各级政府必须明确界定档案职业教育培训的经费拨款项目和数量，并真正落到实处；参训档案人员所在单位可以分担部分培训费用，尽量减少参训人员个人所需承担的费用。

（九）完善档案职业培训激励机制。档案在职教育培训工作的根本持久力来自于广大档案工作者的认知度和自觉执行力。各级档案行政部门要建立科学的激励机制，激发广大档案工作者参加职业培训的内部动力。

1.让档案培训与单位和个人利益相关联。将档案职业培训与相关单位和个人利益挂钩，会产生直接的外部激励作用。建立档案人员培训考核、登记制度和学员学习档案，把档案专业技术人员每年接受继续教育、资格培训的情况及考核结果计入个人业务档案，作为专业技术人员职称评聘、上岗任职、评级晋升的重要依据和必备条件。将档案部门工作人员参加教育培训的情况作为对单位档案工作年度评估的考核指标，与单位档案工作评级选优挂钩，必将激励档案部门领导和工作人员做好职业教育培训工作。

2.创设有利于档案专业人才成长的激励机制。为档案专业人才成长提供教育培训机会和实践锻炼平台，鼓励具有本科以上学历的工作人员攻读硕博学位，或者进修某一相关专业；逐步实施带薪进修制度和进修加薪制度。设立档案专业人才培养计划，遴选有发展潜力的中青年骨干人才进行有针对性的重点培养，为他们提供学术交流、科学研究、实践锻炼的机会，引导他们在档案工作中增长才干，成为优秀的档案专业高层次人才。加大档案科研工作的组织力度，设立档案科研专项经费。对热心档案业务研究的档案工作者要及时给予课题立项、经费申请等方面的扶持，促进档案工作者刻苦学习、努力实践，把自身潜能调动与开发出来。建立档案科研成果评审奖励制度，进一步提高奖励金额，扩大奖励覆盖面，对杰出的档案专业技术人才授予荣誉称号，以激励更多的人加入档案科研创新行列。

二、构建以培训机构为主体的内部质量保证体系

（一）预防为先，实施档案培训教学全过程管理。继续教育不同于学历教育，培训水平及学习成效不宜制定统一标准，难以进行量化考核，容易使继续教育流于形式，不注重实效。因此，仅仅依靠对培训结果的考核评价不足以保证培训教学的质量，必须对培训教学的全过程进行管理控制。档案职业培训教学过程包括需求分析、目标设计、方案设计、效果评估等环节，实施全过程管理就是要使影响教学质量的关键因素和关键环节始终处于受控状态。一方面以预防性的活动控制教学全过程，避免发生质量问题；另一方面，一旦发生失误时也能及时地作出反应，通过调整和改变教学质量监控措施，有效地纠正失误。

需求分析。为实现高水平的教育培训服务质量，必须首先调查了解学员的需求，并针对学员的需求进行培训项目的设计和开发。影响档案职业教育培训需求的因素很多，如我国档案政策调整变化及新标准出台，新科学技术在档案工作领域的应用，学员的岗位职能、行业背景、知识结构等等，都将影响档案职业教育培训当前和潜在的需求。需求分析可以针对不同行业、企事业单位或个人进行分析；需求分析的方法包括确定调查对象、问卷调查、客户访谈、专家咨询等。

目标设计。培训目标应基于档案职业培训的需求分析。确保档案培训项目有明确的目标群体，培训目标依目标群体的需求而设计。档案职业培训目标应涵盖档案理论知识、档案职业道德与价值观、档案操作技能。培训目标是教学内容和教学策略策划的基础，同时也是测评培训效果、提供信息反馈的依据。学员和教师应充分理解培训目标并了解如何达成目标。

方案设计。培训方案包含培训课程、教学方法、教学设施、时间安排等内容。教学内容应与培训目标相匹配。目标确定后，聘请培训项目领域中学术造诣较深、实践经验丰富的档案专家担任教师，由专家设计教学内容、方法、手段和时间安排等工作计划。培训内容可以由几门课程组成，应确保课程之间内容编排合理，逻辑层次清晰，每一门课程支持不同的培训目标。同时，培训内容应反映档案领域最新的研究成果，符合国家档案工作规范。教学方法应适用于目标群体，除了充分考虑成人学习的规律，还应考虑档案队伍中非档案专业学历比例大，人员流动频繁等特点；教学策略和教学方式多样化，满足不同学员的不同学习风格。无论采用何种教学方式，都应使学员有机会积极参与，使教师、教学内容及学员之间充分互动。

效果评估。学习效果评估是档案培训活动的必要组成部分，是培训项目研发的内容之一。培训结束后，要认真组织培训考核，形成培训成果，实现以考促学。培训目标决定对受训者采取何种方式进行学习效果评价。考核评价形式包括：口头考试、书面报告、培训机构内部组织或外部组织的标准考试、以及撰写考察报告、工作方案、研究论文与学习心得等。

（二）关键在学，强化主体积极参与和积极转化。培训是教学双方互动的过程，培训的效果取决于双方的共同努力。但教是外部条件，学是内在的根据，学起着决定性的作用。当前档案职业培训工作的一大特点，就是教育培训对象有着较高的文化程度和良好的知识结构，他们的学习具有自我导向、以丰富多样的人格化经验参与、以问题为中心、以追求实效为目的等特点。根据大量研究和实践的总结，笔者发现在档案培训中，学员的积极参与与积极转化是关键性因素。档案培训机构在教学与管理活动中，要充分尊重学员的主体地位，鼓励学员积极参与培训过程。积极参与主要反映在带着问题学习，带着问题思考，与教师互动，与同伴交流。积极转化体现在学员学以致用，及时地把自己所学所悟转化为档案工作的新理念、新技能，改进自己的工作，提升工作绩效。

（三）按需施教，加强档案培训的实用性和针对性。档案职业培训应与档案事业发展需求紧密相联，以档案工作需要来确定培训目标和方向。培训机构要重视培训需求分析，了解档案工作者最关心、最薄弱、最需要是什么，做到有的放矢。针对不同行业、不同层次、不同技能水准的档案人员设计相应的培训方案，使相应的学员得到相应的培训，让教与学相契合。一是更多采用专题培训模式。一次短期培训安排两三个专题，一个专题针对一两个实际问题，传授者说得清说得完，受训者也因学习内容“单一”而学得透。二是探索开展培训自学和远程教学。远程教学和分散自学可以由学员自行安排学习进度、学习时间，把握学习重点，让培训更具针对性。档案专业理论知识的培训适合远程教学和学员分散自学，问题研讨和技能培训适合现场集中授课。三是逐步加大实训教学力度。当前档案培训对技能操作的实训教学重视不够。档案培训现状是“应知”教学有余，“应会”培训缺失。应提高实训教学在档案培训中的比重，使之在档案培训中的课时比重达到百分之二十至百分之三十。

（四）以评促建，积极开展培训质量自我评估。运用科学的理论、方法和程序，对培训工作的全过程及其效果进行系统的评价，建立有效的回馈圈，是档案培训质量保证的重要方面。除了档案行政部门对培训机构进行评估监督以外，培训机构自我评估也是改进质量的重要手段。自我评估是以培训机构为主体，自己组织的对机构内部教学活动进行的各种评估。自我评估是培训机构内部教学质量保障和质量管理的重要基础。培训机构通过自我评估，能及时掌握自身培训工作状况，增强质量保证意识，有效达成培训目标。对培训结果评估的内容至少应包括以下三个方面:一是对学员的满意度进行评估；二是对学员学习结果进行评估；三是对培训教师的教学进行评估。除了对结果进行评估以外，对输入因素的质量作预先评估审核也很重要。对培训方案、培训课程、培训师资、培训教材、培训经费等因素，都应该组织档案专家按照一定标准进行审核评估，合格的才允许运行，不合格的进行修改调整。自我评估要制度化，评审后要有相应的改进措施，评估结果要与奖惩挂钩，实现以评促建、以评促改，提升质量的目标。

三、加强档案职业培训质量保证体系文件建设

质量管理（即质量保证）是通过文件和活动两种形式实现的。文件是承载质量内涵的文字表述和文本，包括制度、流程、标准、表格、记录单等。质量管理活动是依据文件、运用文件进行管理的活动，包括质量的规划、测量评估、控制改进等。因为质量管理活动离不开质量文件的引导，因此质量文件十分重要。当前，档案职业培训在质量文件建设方面比较薄弱、不够完备。因此，加强质量文件建设是完善档案培训质量保证体系的重要基础性工作。

档案培训质量管理体系文件内容包括：①质量方针，是该组织总的质量宗旨和方向，比如有的定位于“培训高水平档案创新人才”；②质量目标，是管理层提出的在质量方面所追求的目标，比如学员满意度超过90%、课件提供率100%；③质量标准，它包括政府的政策制度和培训机构内部的质量标准，政府部门的政策制度包括：档案职业资格证书制度实施办法、档案培训机构质量评估与资格准入制度实施办法、档案培训教师资格认证与持证任教制度实施办法等；培训机构内部的质量标准包括：培训方案质量标准、培训课程质量标准、培训师资质量标准、培训课堂教学质量评估办法、培训效果评估办法等；④质量信息，即培训活动各方面各环节的质量信息，诸如学员学籍卡、学员出勤率、学员成绩登记表、培训满意度、培训活动记录等。

质量管理体系文件作为质量的信息及其载体，对培训机构内部员工之间、部门之间以及培训机构与学员之间传递信息、沟通意图、统一行动具有重要作用。如果缺乏质量管理文件，培训活动中的不同人群之间就可能出现信息不对称现象。由于缺乏相关质量标准，培训活动可能会受到阻碍或效率低下，培训质量难以保证。因此，档案行政部门和培训机构应加强档案职业培训质量管理文件建设，多方听取意见，研究实践经验，使质量文件符合工作规律，具有科学性和可行性。

（作者单位：华南农业大学档案馆）