如何科学管理科技馆科普展品档案

文/高艳萍

如何科学管理科技馆科普展品档案

文/高艳萍

随着我国科技馆科普展品数量的不断增加，如何对科普展品档案进行科学管理成为了科技馆发展中面临的一项重大课题。科普展品档案的科学管理不仅可以为新一代科普展品的研发提供依据，而且对科技馆管理水平的提升也具有重要意义。因此，对科技馆科普展品档案管理工作进行探索与创新，以科学的态度和理念对档案管理工作进行优化与完善非常重要

信息化社会的到来奠定了信息在社会发展中的重要地位。在信息时代，人们对信息的需求量进一步增加，信息的获取除了要及时、全面之外，还要合理、准确。若想满足人们的这一需求，需要我们将这些文字性、图像性以及实物性的信息进行科学、合理的保管，以此来供人们使用，这些信息组合起来构成的资料就是所谓的科普展品档案。作为科技馆管理工作的重要组成部分，科普展品档案的管理直接关系着科技馆未来的长足发展，因此，必须对其给予高度重视。

一、提高科普展品档案管理意识

科普展品档案管理水平的高低对科技馆发展带来的影响是毋庸置疑的。对于科普展品档案管理工作而言，管理意识的提升有助于各项档案管理工作的顺利开展，对整体管理水平的提升具有推动意义。管理意识包含的内容有很多，除了服务意识、责任意识、档案意识之外，还包括主动意识和信息化管理意识。结合我国当前科技馆的现状来看，提高科普展品档案管理意识，可以从以下几个方面着手：

1、增强科普人员的服务意识

服务意识是科普展品档案管理者必须具备一项基本素养，管理者需要对文字、图像、影像以及实物等多种形式的文件材料和物品进行详细搜集、整理、审核、归档，以此来为公众提供更加优质的服务。在上述环节中，最重要的就是审核工作，管理者只有对文件材料进行严格审核，才能够切实提高科普展品档案的整体质量。由此可见，为了促进科技馆建设的蓬勃发展，必须对档案管理的方式和方法进行不断创新。

2、增强科普人员的档案意识

将有价值的科普展品档案进行搜集、整理、审核、归档是当前科技馆工作人员的分内工作，如果无法完成这一工作，那就是不称职。所以，作为科技馆档案管理者，必须要做到对科普展品档案充分掌握，并且了解公众的实际需求，有意识的为其提供所需服务，特别是要求科技馆档案管理者要将各类科普材料的整理和归档作为自己的责任和义务，全身心的投入到工作中，努力做好展品档案管理工作，为广大群众带来方便。

3、增强科普档案人员的主动意识

档案管理人员对工作的态度是积极还是消极，直接关系着科普展品档案作用是否能够充分发挥。所以，要求管理人员必须具有主动意识，积极投入到档案管理工作中，不断创新和完善档案管理手段和方法，最大限度提高档案管理水平。为了达到这一目的，科技馆应鼓励档案人员积极参与到各类科普展品活动中，以此来了解和掌握更多的科普展品资料，为更好的开展档案管理工作打下坚实的基础。

4、增强科普档案人员的责任意识

科普档案管理具有复杂性和系统性，需管理人员树立强烈的责任意识，时刻都以职业道德为工作原则，对各项管理工作认真负责，力求做到最好，用优质的服务促进科普展品发展。这样一来，与科普展品相关的档案资料才会越来越丰富，进而为科技馆日后科普展品的开发提供依据，更有利于推动科技馆的可持续发展。

5、增强信息化管理意识

计算机技术和网络技术的应用给科普展品档案管理水平的提升提供了平台，一直以来，科普展品档案信息化管理的改革都是科技馆的一项重要内容，经过长时间的探索与研究，科普展品档案管理信息化已基本完成，大大提高了档案管理的效率和质量。在此基础上，为了使信息化管理最大限度的发挥作用，增强管理人员信息化意识至关重要。管理人员除了要熟练运用计算机和多媒体等先进设备之外，还要将其与科普展品档案管理工作有效融合，利用信息化手段提升档案管理水平。

6、提高领导科普档案管理意识

提高领导科普档案管理意识也是意识提升的一项重要内容。科普展品档案管理是开展科普展品工作的基础，若想做好此项工作，必须得到科技馆领导部门的支持。因此，提高领导科普档案管理意识同样至关重要。领导部门要针对科技馆运营和发展的实际情况，建立健全的科普档案管理制度，注重对管理人员综合素质的培养和先进技术与设备的引用。对于档案管理而言，领导的重视不仅是工作顺利开展的保障，而且也是管理水平提升的根本。

二、建立健全科普展品档案管理制度

任何一项管理工作都需要有健全的制度作为支撑，科普展品档案管理也不例外。尽管当前大部分科技馆对科普展品档案管理的重要性都有了充分的认识，并且对管理制度的完善给予了高度重视，但仍然存在一些有待完善的地方。结合实际情况，完善工作可以从以下两个方面着手：

首先，管理者要做好科普展品知识产权维护工作。近年来，科普展品知识产权纠纷问题时有发生，不仅给展品持有人造成了困扰，同时也影响了科技馆的长足发展。因此，做好产权维护工作至关重要。一方面，科普展品档案管理者需要对馆内全部科普展品的相关档案进行整理、归档，展品采购入馆之后，档案管理者要对其购置方式进行准确记录，同时在日后工作中详细记录与展品相关的各类信息。根据入馆的先后顺序对展品进行编号，为了避免将展品弄混，引发知识产权问题，档案管理人员还要在此基础上根据采购地和持有人进行二级科目的编号设置。科普展品在入馆后如果存在位置移动、坏损修补等情况，应该档案中进行详细记录，并将其归置到展品的档案中。在展品离馆之后，应确保其不再送回科技馆之后，再对与之相应的档案予以销毁，如果又被送回的可能，则应将档案保留。此外，为了避免由于档案丢失造成的产权问题发生，档案管理者需要将每个科普展品的档案进行备份，使科普展品能够有据可查。另一方面，完善档案管理负责人的管理责任制度。每一个科技馆都应该设置科普展品档案管理部门，并制定相应的责任制度，每天都需要安排相应的管理责任人，管理责任人需要做好分内的各项管理工作，对由于档案管理人员引起的问题，要追究到具体的人，并根据具体情况给予相应的惩罚。

其次，为了更好的为观展人提供服务，使其更加详细的了解展品信息。档案管理人员需要尽可能多的收集与展品相关的资料信息，并对其进行分析、整理，形成对展品全面、系统的介绍。同时要将这些资料作为附加档案放在展品档案中进行有效保管。

三、加强科普展品档案管理工作队伍建设

科普展品档案管理工作人员综合素质的高低对管理水平具有直接影响。在科技馆飞速发展的今天，为了切实提高科普展品的档案管理水平，建设一批具有高素质、综合能力强的管理工作队伍势在必行。结合我国当前科技馆科普展品档案管理的现状来看，管理队伍的建设应该从以下几个方面着手：首先，要根据科普展品的不同类型，培养与之相应的管理队伍，使每个档案管理者的工作都有针对性和指向性，这样更有利于管理效率和质量的提升。其次，要做好档案管理人员的培训工作，培训工作开展的形式有很多，比如说，座谈会、演讲会、交流会等。为了使培训工作得以长期、有效的开展，应该在不同类型的管理队伍中选择综合能力强的一人担任队长，其主要职责就是定期组织本组人员开展档案管理工作的学习，同时对本阶段管理工作开展的现状进行分析、总结，进而不断实现自我提升，推动档案管理工作向着更好的方向发展。为了提高管理人员学习的积极性和主动性，馆内可以建立健全的奖惩机制，根据每组人员在某一阶段的工作表现进行评判，工作效率高的一组成员可获得相应奖励，反之，则给予相应惩罚。这样一来，档案管理人员的积极性就会被充分调动，进而以更好的状态投入到管理工作中，这对管理效率与质量的提升是非常有利的。最后，科技馆应该加大对优秀管理人才的吸纳力度，从科技馆可持续发展的角度出发，招贤纳士，为科技馆未来的长足发展积累软实力。

从本文的分析我们能够看出，科普展品档案管理是一项全面而又系统的工作，不仅需要管理人员树立较强的管理意识，提升自身的综合素质，而且还要结合科技馆运营的实际情况，制定科学、完善的管理制度。只有从上述几个方面着手完善科普展品档案的管理工作，才能够切实提高档案管理水平，为科技馆的可持续发展奠定坚实的基础。

(作者单位：延安科技馆)