信息时代档案管理工作面临的问题及对策

贺圆圆

南宁轨道交通集团有限责任公司，广西　南宁　530021

信息时代档案管理工作面临的问题及对策

贺圆圆

南宁轨道交通集团有限责任公司，广西南宁530021

摘要：信息时代的到来给当代人们的生活带来无限的可能性，也着实丰富和方便这人们的生活和生产。同样，对于档案管理工作者来说，信息时代的来临既是无限的机遇，又将是无限的挑战，基于此，本文从不同的方面论述了信息时代档案管理工作面临的问题，并且提出了相应的应对策略。

关键词：信息时代；档案管理；问题；对策

随着信息时代的到来，计算机技术广泛运用于档案管理的工作中，对于传统的档案管理工作是个很大的冲击。在这种信息化大发展的形势下，广大的档案管理工作者应该积极地采取相应的对策来适应时代发展的大潮流。

一、信息时代档案管理工作面临的问题

(一)信息化管理水平发展不平衡，管理系统软件不统一

目前，大部分的档案管理单位都已经开始使用计算机来进行档案统计与管理工作，还有少部分的单位更是已经开始使用更为先进的手段来进行档案的管理工作。但是，这只是一部分的先进的单位，大部分的单位还是比较青睐传统的档案管理方式，单位里仅有的几台计算机也只是用来应对上级检查的，大部分的时间就是一个摆设。同时，不同的管理部门使用的软件也是不尽相同，不同的单位使用自己较为青睐的软件，不同单位的主管又使用不尽相同的数据管理系统，每当档案管理的高管下发数据库以后，接下来的工作就是根据数据库里的相关资料进行档案的查阅，然后将查阅的档案资料一一的录入到数据库中，这是一件相当繁琐的工作。在录入结束后，工作人员要进行一遍遍的核查，来保证所录入数据的准确性。在完成数据的录入工作后，这个数据库就会有相当长的时间的闲置，如果在短期内没有数据的录入工作，那么这个数据库就会作废，这对于花费了长时间来建立的数据库就是一种浪费，不仅浪费了相当大的人力和物力同时将会接下来的工作造成困扰。

(二)档案工作的安全性与保密性工作有待加强

在当今的信息时代下，档案的管理工作正在从传统的人工手动录入管理方式逐渐的转变为依赖先进的计算机管理技术来进行方便快捷的管理。不可否认，计算机管理技术的使用大大的解放了劳动力，但是当代计算机网络仍然存在着很多风险。一些不法分子会利用和通过计算机网络的漏洞对档案的原始数据进行篡改和毁坏，这将对档案的真实性造成无法弥补的毁坏。同时，档案的数据复杂，文件的种类和分类情况众多，一旦遭遇到计算机网络的瘫痪或者是机死机等问题，就会有可能对原始数据造成毁坏。

(三)缺少信息化档案管理人员

信息的高速发展要求社会的不断进步，但是我国的高校的教育体制还不够完善，只有很少量的高校设置了档案人员的培养方向的专门的课程，这也就造成了信息化的档案管理人员的严重的缺乏。同时，现阶段从事档案管理工作的人员大多是从传统的档案工作逐步培养为信息化的档案管理人员，他们中的大多数都没有接受过专门的培训，对档案的信息化管理没有清晰的概念，缺乏当代信息化管理的专业素质，无法熟练的进行档案的新型管理方式，思想和做事方法还停留在传统的工作方法上。

二、解决信息时代档案管理工作存在问题的对策

(一)加强档案资源的信息化建设

在当今信息大爆炸的时代，档案管理的最终目的就是实现档案资料的高效的分享，加强档案资源的信息化建设也就成为了当前档案工作的重要部分。首先，必须实现档案录入工作的自动化，档案处理程序的自动化，这样才能更好的实现档案管理工作的一体化，实现各单位的档案资料的高效传播和共享。另外，要充分利用现在计算机的合成技术，实现对不同的档案文件形式进行分类管理，并将文字档案尽可能的转换为图像与文字相结合的大难资料，这样可以使档案文件更加的多样化，更富有生动。

(二)建立健全档案信息安全保障体系

档案的安全工作是档案管理工作的一个重要的部分，在当今的经济建设和政治建设中发挥着不可替代的作用。信息化的发展伴随着网络安全的不确定的问题，为了保证档案资料的安全性必须加强建立健全档案信息安全保障体系的工作。首先，应该加强计算机网络的全面建设，加强计算机网络的使用的秘密性，使用时可以使用安全密钥，提高安全防范意思，加强安全培训工作。在实际工作中积极地了解计算机建设的相关知识，有效的采取防范措施。其次，档案管理人员应该适时的检查计算机的运行系统，防止计算机出现瘫痪和死机等安全故障。同时，应该对一些重要的档案资料进行备份，防止文件的损坏或缺失。

(三)加强信息化档案管理人员的培训工作

现阶段的档案管理人员的素质低下，不能及时的适应信息的高速发展的大潮流。信息化的时代不仅要求大难管理人员有积极向上的工作态度和对工作负责的高度严谨，更要求现代的能够熟练的进行档案的现代化的录入和管理工作，能够应对信息化社会计算机系统的突发状况，提搞工作效率和能力。这就要要求档案管理单位加强对于档案管理人员的培训，采用积极有效地措施提高相关从业人员的素质与工作能力。

三、结论

信息化社会的逐步到来增加了档案管理工作的难度，对当代的档案管理单位提出了新的挑战。但是，正是这些问题和挑战的存在才能够促进档案管理工作的进步与发展，才能够不被社会所淘汰。

[参考文献]

[1]王宏霞.如何进一步规范档案管理工作[J].黑龙江档案，2016(01).

[2]王鹏飞.企业档案管理与创新研究[J].办公室业务，2016(05).

[3]董梅.工程档案管理中的问题及对策[J].科技资讯，2015(31).

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：1006-0049-(2016)10-0237-01