信息化视阈下高校档案管理的功用

文/刘思洋



信息化视阈下高校档案管理的功用

文/刘思洋

高校档案管理信息化建设的一些理论和实践已经证明，利用信息技术实现档案信息化在很大程度上整合和优化了高校档案资源，提高了档案管理质量从而提升高校管理效率、推动高校教学和科研发展

随着信息社会的发展和数字化校园的建设，高校办公管理系统自动化开始普及，高校档案管理面临新的机遇和挑战，档案管理信息化成为趋势。高校档案管理信息化是指把高校内各单位产生的纸质文件实现数字化，形成电子文本、电子图片或多媒体等形式的电子文件，再将电子资源收集、筛选、整理、归档形成电子档案，通过信息管理系统对电子档案进行管理。高校是发展和传播先进科技文化的重要阵地，档案管理的信息化建设不仅有利于与高校办公系统自动化接轨，同时促进档案管理与教学、科研同步发展，使档案管理在信息化时代得到升华和扩展。

一、利用信息化档案提升高校行政管理效率

1、确保档案资源的安全有序存储传统档案保持技术下，纸质、声像档案存储于固定环境之中，不但占据了较大的空间，还极易受到虫蚀、水灾、火灾、地震、霉变等自然因素的侵害。此外，因使用人的反复性查阅，也容易造成档案原材料受到不同程度的损害。而档案管理信息化背景下，档案材料被存储在虚拟计算机或云计算平台之中，有效避免了上述灾害的发生。

2、提升档案管理人员服务水平

在高校传统档案管理模式下，档案管理人员需要进行纸质档案的收集、筛选、整理、归档，编目等，传统人工整理档案工作量较大，需要耗费时间和人力。当需要查阅档案时，档案馆员需要到档案馆通过手工检索、再翻阅纸质本档案查阅需要的信息。而高校档案管理信息化则彻底颠覆了传统管理模式，实现了档案管理的高效化、规范化。而实现档案管理信息化建设后，档案管理人员只需登入档案管理信息系统，输入关键词，即可查询到需要的电子档案信息。一些档案管理系统还为用户提供了精确查找、模糊查找、分类查找、关联查找等不同的查找服务，一定程度上改善了档案管理人员工作状态，使其从繁琐机械的劳动中解脱出来大大提高了档案管理人员工作效率，节约了查询时间，提升了其工作效率。

3、提高档案利用率

而高等院校是先进文化知识的传播和生产机构，随着办公自动化平台的普及，高校各单位各部门每日都有大量的电子文件产生。传统的人工档案管理模式下不能够及时、准确、全面地收集和整理电子文件。长期以来，导致高校各部门越来越多的电子文件资源在归档过程中有遗漏。而档案信息化建设后，档案信息管理系统与高校办公自动化系统实现对接和资源共享。一方面有利于档案管理员对档案信息资源进行收集整理，提高档案建设的质量。另一方面有利于高校档案资源的利用，提高利用率。在档案管理信息系统中可针对可建立面向多类型用户的数据库，设立不同的权限，各部门人员可通过网络在一定权限下访问到需要的档案信息。这不仅满足高校各部门各类型人员查询使用档案的需求，也提高了有价值档案信息的利用率。

二、整合信息化档案有助于促进高校教学和科研水平提升

1、整合信息化教学资料保障教学

档案信息化建设，可将常规教学档案管理纳入到档案管理信息化平台中，为教学质量的提升提供文献支持和保障。例如，哈佛大学档案馆投资五千万美元专门设立公开课网站，为每位高级教授录制全程授课视频，并将视频存档。这是高校教学档案系统化开发的一个典型例子，值得我国高校档案管理馆借鉴。

2、共享信息化科研资源推动科研

档案信息化建设可实现高校档案管理系统和学校办公自动化系统的并轨，档案管理系统接收办公自动化过程中形成的较为规范的科研文件信息，并将其直接转化为数字档案，再有高校档案馆对其资源进行优化管理。一方面高校档案管理信息系统是本校科研档案信息共享的基础，能够有效存储和读取本校科研档案信息资源，整合有序的电子科研档案为高校教学科研提供档案信息检索、咨询。另一方面，还能通过互联网技术与其它高校、信息资源库等相关科研信息进行连接，促进最新学术研动态获取和学术交流。

（作者单位：西安医学院）