建筑施工企业工程项目档案管理需求探析

文/王景杰



建筑施工企业工程项目档案管理需求探析

文/王景杰

在施工管理全过程中，应当依据档案管理“三纳入”和“四同步”原则，注重前端控制，使各项计划进度和施工文件文档始终处于动态的同步状态中。尤其是对大量原始设计变更、施工技术、质量检验、验收评定等资料要进行细致的处理，落实跟踪处理制度，对存在的问题及时进行通报，多方协调处理，改善档案管理质量

“城市化”背景下我国建筑施工企业迎来前所未有的发展机遇，城市建设规模不断扩大，越来越多的新技术、新工艺和新材料运用到建筑工程中，工程质量得到更多关注，对工程项目集成管理的要求也越来越高，而工程项目档案管理在其中也占据着举足轻重的地位。但长期以来，建筑施工企业普遍存在对工程项目档案管理重视度不够的问题，工程项目档案归档不及时、不完整、效率低、不规范的现象比较突出，为整个工程项目管理效率和效益的提升埋下了诸多隐患和风险，亟待采取有力措施加以改进和完善。

一、传统建设项目档案管理问题分析

手工管理效率低，以往进行项目档案管理工作时大多运用手工方式，即完全依赖人工实现文档资料的收集、整理与检索一系列工作。随着建筑项目规模的扩张，项目档案数量尤为庞大，仅靠人工很难保证文档管理工作的质量，即便动用大批人力与物力，也很难完全改变现有的低效率状态。建筑项目施工文件大多为纸质版，由于依赖于人工填写，常由于保管、笔墨、纸质等影响使施工文件准确性偏低。一些工程甚至还会出现施工员不按实际记录的情景，再加上复核不认真，往往会出现文档资料失真的问题。

收集不全，由于建筑工程项目期长、参与方多，项目文档分散性很强，从而增加了文档收集难度。从责任者维度来看，由于参与方文档工作意识、水平有限，不能兼顾项目建设与资料收集，往往等到工程项目即将结束时才开始准备竣工验收。从时间维度来看，从项目初期直至竣工是相当漫长的过程，时间跨度大容易产生文档“空档期”。

更新不同步，实际工程项目的档案管理中，文件编制往往落后于施工进度，无法落实同步编制归档，因此其真实性、准确性与可追溯性都较差。而且在实际施工环节常出现设计变更，而项目档案管理人员对变更情况不了解，很难展开实时的跟踪与检查，因此使得项目文档失真严重。

项目档案不规范，由于参与项目档案整理的工作人员业务能力参差不齐，使项目文档管理不规范。当多方参与项目文档的管理时，也使管理协调性较差，企业内部相关部门衔接不足。除此之外，参与方项目文档管理人员流动性强，不少管理工作均由临时工作人员负责，这也是项目文档不规范的重要成因。

二、建设项目档案管理需求

工程项目档案管理面临着许多新情况、新问题，这些都要求加强对项目档案管理人员的教育和培训，不断提升其理论素养和实践能力。同时，要关注档案管理人员的成长，在职务晋升、职称评审等方面把政策落实到位，使其安心本职岗位，悉心钻研业务，不断提升档案管理队伍的专业化水平。

在施工管理全过程中，应当依据档案管理“三纳入”和“四同步”原则，注重前端控制，使各项计划进度和施工文件文档始终处于动态的同步状态中。尤其是对大量原始设计变更、施工技术、质量检验、验收评定等资料要进行细致的处理，落实跟踪处理制度，对存在的问题及时进行通报，多方协调处理，改善档案管理质量。

考虑到档案员自身档案管理知识是有限的，而且工程项目工作量巨大，纯手工整理难以满足规范性与准确性要求，还将出现合理组卷、拟定案卷标题等诸多挑战。借助于项目档案管理系统、推进档案管理信息化，可以减少资料员的工作压力，实现档案整理工作的自动化与智能化程度，一方面可以提高工作效率，另一方面使得档案管理准确性与规范性得到提升。

（作者单位：中铁一局正方房地产开发公司）