建筑安装工程档案信息化管理及优化探讨

文/刘元元



建筑安装工程档案信息化管理及优化探讨

文/刘元元

建筑安装工程其施工周期通常较长，就需要企业的档案管理人员能够在工程刚刚开始时就能够做好档案管理的相关准备工作，并将档案信息化管理真正的纳入到整个建筑安装工程中去，以此帮助档案能够在工程建设中发挥出更大的作用

近年来，我国的建筑安装工程无论是从规模上还是数量上都获得了较大幅度的提升，并使得对应的工程档案也随之出现了较大的增长。而在这种新形势下，企业对于工程档案的管理也具有了更新的需求：不仅需要能够做好基本的档案储存工作，还需要能够保证档案的快速整理。

目前很多企业还没有形成非常有效的一套管理体制。一般情况下，档案管理人员更多的根据其之前所形成的经验对这部分档案开展整理以及管理工作，在管理的合理性以及系统性方面则存在着一定的缺乏现象。同时，过于重视工程施工、忽视档案管理也是很多企业经常存在的问题，而正是这种忽视情况的存在，则会引起档案资料同施工进度不一致的情况，并对工程的整体开展产生了较大的影响。另外，由于建筑安装工程其施工周期通常较长，就需要企业的档案管理人员能够在工程刚刚开始时就能够做好档案管理的相关准备工作，并将档案信息化管理真正的纳入到整个建筑安装工程中去，以此帮助档案能够在工程建设中发挥出更大的作用。

在工程档案信息化这项工作中，其需要以合理化、系统化的方式开展工作，并将项目中所存在的每一个细节都努力纳入到该管理系统中去，以此避免出现后期整理情况。但是，在实际工作开展的过程中，很多企业的管理系统往往因为建设的不够健全而使其中所存储的档案记录存在着一种混乱无序的情况。而在目前的建筑安装工作中，其已经不是以往单一功能的实现，更多的是兼容较多领域、包含结构制作以及安装等多因素的一种融合。而这种工程日渐丰富的元素，就使得现有的档案信息化管理所存在的片面性更加明显。

针对上述问题，建筑安装工程档案信息化管理应采取如下优化措施

1、完善信息化管理系统

对原有的档案信息化管理系统进行完善是现今需要大力开展的一项工作。目前，具有档案管理功能的软件通常都会具有较大的应用范围，但是其所具有的通用性却非常的差，就需要我们能够在获取安装工程档案管理需求的基础上大力开发专门、独立的档案信息化管理软件，以此软件的开发使其能够更好的实现不同数据间的互动与交流，并能够在对网络技术进行充分利用的基础上实现数据的网络化管理。

2、加强档案库房信息化建设

对于目前的建筑企业档案库房来说，都已经安装了密集架，但是还没有真正的实现自动化电子控制。通过自动化电子控制系统的应用，则能够在企业档案数字化管理系统中更为明确的对某个档案存放位置进行标明。通过这种方式，档案的管理人员就能够通过计算机的应用对其中所具有的档案进行操作与控制，并以更为快速的方式对档案进行利用。另外，智能环境自控仪也是我们档案管理工作中较为有效的一项设备，能够有效的对库房实时状态进行监测，并根据情况对库房内部的湿度以及温度进行自动调节，以此更好的对档案起到保护的作用。

3、提升档案管理人员业务能力

对于档案管理这项工作来说，其是一项复杂性、专业性、准确性都非常强的工作，需要档案专项管理人员不仅需要具有丰富的专业知识，还能够对不同学科的知识具有一定的掌握。对此，就需要企业在日常工作开展的过程中以定期或者不定期的方式加强工作人员的培训，并以专项讲座以及专家讲解的方式使其在学习的过程中不断的提升自身综合操作能力。与此同时，企业也需要建立起行之有效的考核方式，并在考核标准中对资料员档案收集的时间、应用技术以及质量需求等进行明确，以此保障工作人员能够以正确、高质量的方式完成档案管理工作。

（作者单位：中铁一局集团建筑安装工程有限公司）