加强档案整理中的保护工作

洪淑环/杭州市拱墅区城中村改造工程指挥部 徐林娟/杭州远大档案技术有限公司

档案整理中的保护是指在档案折叠、编制页号、盖章、去钉、装订、拆卷及复原等整理工作中，采取必要手段或措施防止档案遭受损坏，或尽可能降低受损程度达到保护档案的目的。档案整理中的保护工作是档案安全体系建设工作的重要组成部分，应加以重视。

1 文件折叠中的保护

纸张尺寸大于A4的文件，需折叠成A4大小才能装订成标准大小的案卷并存放进档案盒中，但折叠对案卷会造成破坏。如，为确保案卷整齐，在折叠时会用尺刮过折痕处，这样的做法极易伤害案卷材料。此外纸张经过多次折叠容易破损，且在扫描时会留下明显的折痕，破坏档案的原始性。其保护对策是运用技术手段尽量少折叠案卷，具体来说，如果案卷已被折过，可通过相关手段对纸张尺寸进行微调，确保案卷能存放进档案盒，避免再次折叠；有些纸张尺寸为A3的案卷可不用折叠，只需摊开并在页面左边进行装订，然后将摊开部分整个对折装盒即可，整卷因有一定厚度，所以对折之处是弧形，不会留下折痕，这样保证了档案的原始性。

2 编制页号中的保护

编制页号中存在的问题如下：第一，编制档案页号能固定档案整理成果，并便于统计页数和编制检索指引，因此编制页号对于页号的准确性与完整性要求很高，但编制中部分工作人员对编制页号的重要性缺乏足够认识，加之缺乏责任心和细致的工作精神，编制中跳号、漏号、空号的现象时常发生，页号的准确性与完整性得不到保障。第二，档案移交进档案馆时，案卷往往需要重新鉴定并整理，因此需重新编制页号；在案卷整理过程中会出现因有材料补充进来而需要插卷的情况，这种情况也需重新编制页号；某些材料（如账簿）自带页号，但其封面与基本情况记载页却没有页号，当成册归档时需要将封面、基本情况记载页编制页号，因此也需重新编制页号。目前，重新编制页号的方法有多种，如，把原有页号划掉重新编制、用打印号码纸覆盖原页号并注出正确页号、用涂改液或修正带盖掉原页号等，后两种方式会对档案带来机械性损坏。

可采用的保护措施如下：首先，提高相关工作人员对档案页号编制工作重要性的认识，增强其责任意识，并采取必要的奖惩措施。其次，如遇漏、缺、空号，可在漏、缺、空号的前页或后页号上“+N”补号，这里的N是连续自然数，最后一个数字为所有增加的页数之和。如，某案卷总页号为200，其中4、8、39页后有漏、缺、空号，可用补充“4+1”“8+2”“39+3”的方式将漏、缺、空号补全。在此过程中，需将档案管理系统中的数字型页码字段改为字符型，以实现“+N”操作。在统计案卷实际页数时，只要将原页数与补加页数相加即可，如上例，把200页与补加的3页相加，便可得到203的实际页数，最后在备考表上做出说明并填入实际的页数。再次，遇到错号务必不能用涂改液或修正带等遮盖，因为时间一长涂改液或修正带会自行脱落，难以辨别修改前后的页码。可采用杠改的方式修改，并注明正确的页号。另外，如在规定位置上不能编制页号，可选择其他合适位置进行编号。

3 盖章中的保护

盖章的目的一般有两个，或是赋予编号，或是标明责任。就前者来说，这一类型的章有三种，包括归档章、“件”号章、档号章等；就后者而言，这一类型的章有签名章、竣工章、修正章、齐缝章等。盖章过程中的保护要注意以下几点：首先，不随便盖章，尽量减少重新盖章的情况。其次，要选择大小合适的章，并选择合适位置盖章，既要少占用空间，也要不影响案卷的阅读，并确保卷面美观；此外不能将章盖在案卷的反面，必须保证扫描的影像页有章的内容。再次，如果所盖的章有误，可采用杠改的办法进行修改。

4 装订中的保护

装订中存在的问题如下：第一，案卷的装订位置一般是在页面左边，但装订边有时会有文字或图像无法装订，传统的做法是贴上装订纸条，把装订位置硬生生地预留出来，但这种做法增加了工作量，且粘贴用的材质易霉变，会对档案带来损伤。第二，有的案卷是横向装订的，或在传统装订处留有粘贴物，这时如果再按照一般要求在左边装订，则装订后无法打开案卷阅读，或需将粘贴物揭开再装订，这样的操作难度很大，且对档案的破坏也很大。建议采用的保护措施如下：第一，如果页面左边不宜装订，可选择其他位置装订，不必墨守成规。第二，如果页面边上已有粘贴物，可利用粘贴物的边进行装订。需要注意的是，如果同一份卷宗中的A4文件有的为竖排、有的为横排，应以竖排者为基准，将横排者露出部分进行折叠处理，确保卷宗整齐。