谈谈馆藏档案统计中应注意的几个问题——以云南省档案馆为例

■张玲

谈谈馆藏档案统计中应注意的几个问题
——以云南省档案馆为例

■张玲

馆藏档案统计是档案馆业务工作的重要环节，通过对馆藏档案的统计，可以掌握馆藏档案总量，了解档案总体状况。馆藏档案总量是体现一个档案馆规模大小的重要参数，而不同类型、载体的档案数量则可以体现馆藏资源体系的构成。

近年来，随着各级国家综合档案馆馆藏资源体系建设力度不断加大，档案数字化向纵深推进，馆藏档案的类型、载体、结构等更加多元化。馆藏档案的统计必须围绕馆藏的这种多元化来进行，在统计指标的分类、表格项目的设置、计量单位的统一等各方面作出相应的调整，使馆藏档案的统计工作，涵盖到每一类馆藏档案，全面体现馆藏结构及馆藏总量，反映出重点业务工作开展的成果，更好地为馆藏档案的规范化管理及领导决策服务。现就以云南省档案馆馆藏档案的统计为例，与各位同行就馆藏统计中的几个问题进行交流。

一、馆藏档案统计中的指标分类

为了更好地体现出围绕重点工作开展以来馆藏档案体系呈现出的多样化特点，省档案馆的馆藏档案统计根据《全国档案事业统计年报制度》相关统计指标要求，结合馆藏实际，按照档案的历史分期、载体、类型及数字化加工完成情况等因素，统计指标分为封存档案、历史档案、现行档案、公证档案、特殊载体档案、特色档案、特藏档案、馆藏资料等几大类别。其中，封存档案是基于数字化工作完成后的文书档案的封存工作。我馆已将数字化加工完毕并通过验收的馆藏相关全宗的文书档案进行消毒杀虫处理后，以全宗为单位，按建国前后历史分期的不同分别库房进行永久封存，查阅利用不再提供纸质原件，仅提供电子档案扫描件，特殊情况例外。这些永久封存的档案列为封存档案，统计时按解放前后历史分期的不同，分别全宗进行；历史档案即形成于建国前的未封存文书档案；现行档案即形成于建国后的未封存文书档案；公证档案是自成体系的，因此列为民生档案的一类进行统计；特殊载体档案又细分为印章、照片、录音、录像、唱片、实物、光盘、底片等有特殊保管要求的档案；特色档案包括近年来征集进馆的云南特有的15个少数民族的档案、不同历史时期我省经济社会发展中涌现的各行各业的著名人物的档案，以及名家字画等。少数民族档案按族别建立全宗（截至2015年12月共建立13个少数民族档案全宗），名人档案按人名建立全宗（截至2015年12月共建立99个名人档案全宗），为便于管理将名人全宗中的名家字画单独剔出进行统计；特藏档案是将馆藏全部清代档案，部分民国、现行档案全宗中的珍品（包括文书及实物），从原全宗中剔出后形成的。因其独有性、珍贵性单独放入特藏库进行特殊保管，统计列出一类，但数量计入各全宗内；馆藏资料则包括馆藏图书、期刊及待整理资料等。以上馆藏按大类下的小类不同进行全宗个数、排架长度、馆藏数量及各项最终合计总馆藏数进行统计，每一类别下又分别以全宗为单位进行分别详细统计。

二、馆藏档案统计中的表格设计

针对馆藏档案统计类别，按照档案类型、载体的不同统计要求，馆藏档案统计中的表格各有不同。统计项目主要包括全宗号、全宗名称、档案数量、排架长度、存放位置等。例如，可以一目了然看出馆藏档案结构、排架总长度及馆藏总量等信息的“云南省档案馆馆藏档案统计总表”；对馆藏档案统计进行分类说明的“馆藏档案统计分类说明表”；按不同类型及载体分别设计了“封存档案统计表”（分为历史、现行及存放楼层、库房等不同表格）、“未封存历史档案统计表”、“未封存现行档案统计表”、“历史档案统计总表”、“特殊载体档案统计表”等及各类统计详细表等等。这些表格的设计一律采用Excel工作表，便于数据自动求和等，根据统计的不同要求，并本着尽量使统计清楚明晰来增减项目。另外，在每种表的右侧及表尾留出“备注”、“合计”等项目以使统计更完备。

三、馆藏档案统计中的计量单位

针对馆藏不同类型、载体档案的计量单位的不同，在统计时必须加以统一和说明。其中，全宗数以“个”为单位，排架长度以“米”为单位，老规则档案以“卷”为单位，新规则档案以“件”为单位，馆藏总量以“卷”为单位等。排架长度“米”的计算可以先量出每箱档案的长度，再乘以箱数得出。为了馆藏总量一目了然，我们在统计时将新规则档案的“件”，以10件折算为1卷予以统一；其它的如印章“枚”、照片“张”、录音录像等的“盘”“盒”、画“幅”及资料的“册”等等，在统计时我们均按实有数目将这些计量单位折算统一为“卷”进行统一汇总。需要说明的是，我们在填报《全国档案事业统计年报制度》“档案馆基本情况年报（档基2表）”相关馆藏统计指标项时，严格按照年报基本表专用指标说明要求，结合馆藏档案统计结果，对相关代码项及计量单位按要求进行填报，避免重报、漏报、少报及多报。

四、馆藏档案统计的动态管理

馆藏档案统计随着进馆档案的增加和原有无保存价值馆藏的销毁，而出现数据的增量和减量，因此，馆藏档案的统计需要进行动态管理。我馆在馆藏统计中，区分总表和详细表分别进行动态管理。馆藏各种类型及载体档案统计总表以年度进行管理，而各类区分不同载体、类型档案的详细统计表则随时随着征集、接收、销毁、封存等业务的开展而进行动态管理，因为自动求和，增量和减量自动完成，只需在相关备注栏内说明增加及减少的时间及原因即可。这样，到了年终和第二年年初统计总表时只需在各类别原有数据上相应增减，年度统计总数据即可出炉。

五、馆藏档案统计中的其他应注意的问题

馆藏档案的统计需要我们熟悉馆藏，具备统计相关知识，熟练操作Excel表格等，这是规范开展统计的前提条件；在统计过程中应本着高度负责的态度，耐心细致，不厌其烦反复核对相关表格及数据，避免出现重复统计和错漏统计，确保统计类别及数据的完整准确；另外，俗话说“好记性不如烂笔头”，在统计过程中最好开辟专门的记录本，在平时的动态管理过程中，对发现的问题及疑问及时进行记录，随时进行翻阅，以便不能当时解决的问题事后得以修正，使我们的统计趋于更加的合理和准确。

总之，馆藏档案的统计工作既要符合国家档案局《全国档案事业统计年报制度》中馆藏档案和馆藏资料等相关统计指标的要求，又要结合馆藏实际。我馆馆藏档案的统计即是按照上述要求，满足了国家档案统计年报的相关填报要求又同时体现出了馆藏结构的特点。

作者单位：云南省档案局