高校档案馆微信公众平台调查分析

■　李园园

高校档案馆微信公众平台调查分析

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本文对我国高校档案馆微信公众平台的现状进行了调查，分析存在的问题，进而提出发展建议，旨在为以后高校档案馆微信公众平台的发展与完善提供借鉴。

高校档案馆微信公众平台分析

新技术的发展扩大了人们的信息获取范围，也改变着信息获取方式，促使信息服务渠道广阔化、模式多元化。微信公众平台具有服务主动、资源广泛、利用及时等优点，高校档案馆开始尝试利用这一平台扩大档案服务渠道，丰富档案信息呈现方式，提升用户档案服务体验。

一、高校档案馆微信公众平台产生的背景

1.信息技术的发展，催生了微信公众平台

随着移动互联网、4G通信技术、智能手机等新媒体的不断涌现，与之相应的档案馆服务平台应运而生。

微信公众平台是腾讯公司在2012年8月推出的一项服务，个人和机构可以申请开通公众账号，设置二维码，通过图、文、音、视频等形式推送信息。它的开发接近零成本，对用户技术要求不高，服务面广，信息推送及时丰富，用户可在线互动交流，在信息推送和服务方面颇具优势，一些高校档案馆开始抓住时机，借此发布档案信息和提供利用服务。

2.公众对档案利用服务需求的多元化

新媒体时代，被动的信息利用方式受地域和时间限制的弊端越发彰显，无法满足用户快捷、高效利用档案信息的需求，更多用户转向数字档案平台获取信息。档案馆秉承“我有什么就提供什么”的工作思路，缺乏与用户沟通，提供的服务局限于文字信息，在档案的文化宣传和资源开发利用方面比较匮乏，很少主动挖掘用户的潜在需求，无法满足用户多元化的信息渴求。

档案微信公众平台集文字、语音、视频、社交等功能于一体，用户足不出户，只需手机扫描二维码图标即可关注档案馆，随时随地了解相关信息，可以有效改善档案服务互动性差的缺陷，提高服务的共享性和智能化水平，丰富档案文化宣传途径。

3.受众的特点，使得微信公众平台易于接受

CuriosityChina制作的《2015微信用户数据报告》显示：86.2%的微信用户在18-36岁之间，学生用户占据19.7%，近80%的用户关注微信公众号，41.1%的用户用来获取资讯，13.7%的用户用来学习知识。［1］

在实践工作中，档案利用服务的对象主要为在校师生及毕业的校友，这类群体文化程度较高，年轻且思维活跃，接受新生事物快，对微信平台的认可度和使用度也比较高，倾向于动动手指就能解决问题。基于这类用户群体，高校档案馆应抓住微信平台方便快捷的优势来拓展服务领域。

二、高校档案馆微信公众平台调研数据

为了解高校档案馆微信公众平台的建设现状，笔者在微信平台添加公众号环节，输入“档案”检索，经数据筛选及核实，截至2016年3月19日，我国高校共有18所档案馆（同济大学档案馆有2个公众号，推测“同济档案馆”后被舍弃）开通微信公众平台。

我国高校档案馆微信公众平台调查情况见表1，统计时间截至2016年3月19日。

三、高校档案馆微信公众平台建设现状分析

表2　相关档案法律法规对档案开放的规定

1.尚处于起步探索阶段，有待深入和拓展

据统计，国内仅有18所高校档案馆开启微信公众平台服务，数量极少，起步较晚，11所档案馆在2015年后才开启此项服务，而微信公众平台早在2012年就已推出使用，高校档案馆对微信公众平台的运用明显滞后。

目前，它处于探索阶段，一些微信公众平台一边服务，一边建设。如东北农业大学档案馆仅开设“查档预约”功能；中南大学档案馆的“在线办理”、“工作动态”、“校史档案”模块正在建设。由于开发不可能一步到位，高校档案馆应合理规划平台建设，在实践中不断改进和创新，逐步加大微信公众平台的信息含量，深化服务内容，逐步扩大档案馆的影响力。

2.微信公众号名称及Logo不规范

微信公众号（以下统称“公众号”）是唯一且不可修改的，规范的名称便于用户检索并关注订阅。调查发现，“东师档案”等4个中文公众号使用简称，不易查找使用，有必要规范名称；而英文公众号或英文拼写（6个），或汉语拼音首字母拼写（5个），或没有英文公众号（7个），建议统一采用档案馆汉语拼音首字母拼写，既符合大众思维，又便于检索。

微信公众平台图标是档案馆的形象标识和文化标签，也是用户访问微信平台最为形象的视觉指引。［2］经调查，有10个公众号采用了档案馆Logo，3个采用学校Logo，其他使用库房照片、档案馆照片（2个）、“档”、图书馆图片，无法彰显档案馆品牌形象，建议统一采用档案馆Logo，凸显本校档案馆品牌的辨识度。

3.功能设置参差不齐，服务深度不够

合理的功能设置可最大程度的发挥微信公众平台的优势，功能设置不全或者缺少维护，都会降低用户的使用率和关注度。

微信公众平台通过对话方式、自定义菜单和信息发布来提供服务。据悉，上海交大档案馆采用对话界面；中山大学档案馆等9个公众号开设三个一级菜单，下分若干二级菜单；东南大学档案馆等3个公众号开设一到两个一级菜单；中国石油大学档案馆等5个公众号既无菜单设置，也无对话功能，几乎不提供服务。因此，要完善功能设置，需将对话方式、自定义菜单和信息发布三者有效结合起来，全方位提供服务。

在利用服务方面，仅有西北工业大学档案馆校史馆等7个公众号提供在线提交、查询、检索和预约功能；福州大学档案馆等5个公众号仍停留在提供服务指南上，用户办理具体事项仍需去档案馆。作为“指尖上的档案馆”，微信公众平台理应承担网站的大部分功能，而在实际应用中，它提供的服务深度不够，主要集中于馆况介绍、服务指南、新闻资讯、校史文化等方面，在线利用服务方面尚待开拓，档案馆急需拓宽在线服务范围，提高服务质量。

4.信息推送不主动，内容不够丰富

微信公众平台最大的优势就是向用户推送消息，发布动态资讯，信息推送的频率和质量接关系到公众利用服务的深度。

一方面，档案微信公众平台推送信息不主动，更新率较低。经调查，仅有7个公众号推送的消息高于10条。其中，福州大学档案馆等3个公众号推送0条消息；重庆大学和上海大学的公众号推送1条消息；沈阳工学院图书与档案馆微信号有2条消息；中国计量学院档案馆在2014到2015年期间仅更新1条消息。因此，高校档案馆要及时更新内容，提高公众号的关注度，以免被公众遗忘。

另一方面，推送的信息内容单一，大多数集中在馆内工作动态及馆藏资料方面，档案馆应充分挖掘档案资源，丰富推送内容。在这方面，西北工业大学档案馆校史馆值得借鉴，它推送的信息图文并茂，除发布工作动态外，还涉及到行业前沿，档案知识，工大故事等内容，新颖有趣，吸人眼球。

5.互动服务差强人意，用户体验有待提升

微信公众平台设置自动回复和人工回复来实时互动，回复用户咨询。笔者以查询本科成绩为由，逐一与公众号互动，仅有8个给予自动答复，其余公众号在48小时内没有响应。另外，回复内容缺乏针对性，有1个回复“收到消息”，其他回复联系方式或服务指南，仅中国计量学院档案馆回复“携身份证到档案馆办理”。针对这种情况，我们可以尝试将用户关心的共性问题设为自动回复程序，有条件的档案馆可以提供人工回复。

另外，所调查的公众号都不支持语音对话服务，无法充分利用微信语音服务的优势，这些都使得用户的体验满意度不高，这个问题要引起我们重视。

四、高校档案馆微信公众平台的发展建议

1.结合自身需求，逐步发展

微信公众平台的开通给档案利用者带来了全新体验，不少高校档案馆开始尝试借此拓宽服务方式。但在调查中有5个公众号几乎处于闲置状态，档案馆不可只图一时新鲜，盲目跟进，一经开通，就需要定期更新维护，其中的人力物力及技术成本都要考虑进去。

档案馆应该根据业务需求，紧绕中心工作，结合自身条件，通过问卷调查、用户采访、分析利用数据等方式，发掘用户利用档案的特点，研究分析微信公众平台究竟要发挥什么作用，提供什么内容。根据实际工作动态，逐步增设新界面，反映档案工作发展状况，打造“一信知档案”的互动平台。

2.参考其他档案馆微信平台，广泛借鉴

相对于省市区地方档案馆（公众号有117个，统计时间截至2016年3月19日）来说，高校档案馆微信平台建设处于起步阶段，有必要参考并借鉴其他微信平台。

例如，厦门市档案局在开通微信平台之初，关注了所能找到的档案馆公众号，并重点搜索副省级以上单位的综合档案馆，逐个进行学习观摩。当前，西北工业大学档案馆校史馆、辽师微档案功能完善，内容丰富，我们可以借鉴学习。

3.联合建设微信平台，打造品牌效应

一直以来，高校档案馆处于边缘化部门，我们要提升形象，升级服务，就要善借外力，强强联合。

例如，“档案那些事儿”，依托中国人民大学信息资源管理学院与北京市档案局的学者和专家团队共同建立而成。其中，“探秘传承”和“亲历传真”模块主要由档案局负责，“学术信息”模块主要由学校负责。它的“国际视野”和“学术新知”等栏目广受欢迎，已形成品牌效应，在公众号的排名中比较靠前。

鉴于此，对于开设档案专业的高校来说，档案馆可与学院联合建设微信公众平台。以上海大学为例，已有“上海大学图书情报档案系”公众号，而档案馆的公众号几乎闲置。我们可以尝试联合建设，依托学术特色，提升服务质量。档案学生可以针对平微信台功能建设提出更专业的建议；他们接触最新的学术动态，可以发布学术信息；也可聘用学生负责微信平台的互动交流，解疑答惑，确保回复的及时性。

4.搞好特色，提供个性化服务

公众号是档案馆的名片，不应局限于提供工作动态、校史文化等，应该搞好特色，提高辨识度。

微信公众平台毕竟是个微平台，不必也不可能面面俱到，高校档案馆可根据自身业务和馆藏特色，将核心工作和公众利用的常见问题搬到手机上，不仅方便利用，也可缓解线下工作的压力。

例如，西北工业大学档案馆校史馆可进行校史馆预约、服务评价、在线留言；东北农业大学可预约查档；东南大学档案馆可全文检索馆藏档案、学位论文；东北师范大学档案馆提供在线申请研究生试题邮寄服务；上海交大档案馆可微信上传宝贝，并不定期展示。

结语

微信公众平台开启了档案利用的新时代，目前仍处于起步探索阶段。高校档案馆要主动适应新媒体环境，丰富微信平台内容，完善栏目构架，积极探索微信公众平台的开发与建设，为用户提供无微不至的服务。

［1］C uri os i t yC hi na：2015年微信用户数据报告ht t p：//new s.i t t i m e.com.cn/new s/new s_4840.s ht m l

［2］张小兰.新媒体时代档案馆微信公众服务平台构建及运营研究 ［J］.浙江档案，2015（12）：20-21.

［3］程卫华.“厦门档案”微信平台的创建［J］.中国档案，2012（6）：34-35.

［4］刘子侠.微信在高校档案利用服务中的应用探析［J］.山西档案，2015（5）：112-115.

［5］贺冰花，吕建辉.基于微信的高校档案信息服务探析［J］.情报工作研究，2015（25）：135-137.

［6］宋鑫娜.档案公众微信平台应用模式探析［J］.中国档案，2014（11）：34-35.

［7］王雪艳，王芹.档案馆微信公众平台应用现状及改进研究：以江苏省为例［J］.浙江档案，2015（8）：15-17.

［8］李茂茂，王玉斌.国内档案馆领域微信应用现状的调查与思考［J］.档案学研究，2015（6）：62-68.

［9］张妍，张璐阳，方雪，张晓清，王芳.档案馆微信应用现状调查［J］.中国档案，2015（5）：40-41.

作者单位：成都中医药大学档案馆

干部任免

省档案局党组研究决定：

陈建东任业务指导一处处长，免去办公室主任职务；

周知勇任老干部工作办公室主任，免去业务指导一处处长职务；

苏晓霞任办公室副主任（主持工作），免去法规宣传教育处副处长职务；

张云辉任办公室副主任，免去业务指导二处副处长职务；

杨文军任业务指导一处副处长；

邵海燕任业务指导二处副处长，免去电子档案管理处副处长职务；

张凤刚任电子档案管理处副处长，免去接收整理处副处长职务；

梁雪花任征集整理处副处长，免去业务指导一处副处长职务；

范炜任接收整理处副处长，免去电子档案管理处副处长职务；

孙立徽任老干部工作办公室调研员，免去老干部工作办公室主任职务；

史家菊任电子档案管理处副调研员；

贾云任接收整理处副调研员；

马云免去备份管理处调研员职务，退休；

琚晖免去备份管理处调研员职务，退休；

任佩免去管理保护处副调研员职务，退休；

李海川免去办公室副主任职务，调出；

陈莺免去接收整理处主任科员职务，调出。

6月3日至4日，省档案局副局长、省档案学会理事长刘海岩率全省档案系统代表团一行35人赴江西南昌，参加了由《档案学通讯》杂志社与中国档案学会联合主办的“第五届中国档案职业发展论坛”，论坛围绕“档案职业：传承与变革”主题开展学术交流。我省档案学会共组织提交论坛论文14篇，经组委会专家评审，获优秀论文二等奖1篇、三等奖11篇、优秀奖1篇。会上，省档案局梁莹、保山学院寸常兴同志分别代表云南进行了交流发言。

省档案局邓琳

近日，经国家档案局审定，我省《机关文书通用归档方法研究》及《大数据及数字化背景下民国档案整理及文件级目录著录方法研究》等2个科技项目列入2016年度国家档案局科技项目计划。

省档案局颜野

近期，保山市档案局组织2名驻村工作队员配合挂钩村——施甸县何元乡王家庄村做好换届选举工作，并按照档案归档要求，及时开展文件归档整理工作，形成换届选举档案3盒。

保山市档案局李冬梅杨丽华

近日，迪庆州档案局依法接收了州委“群众路线办”和“四群教育”办的档案文书267盒7361件，照片1卷85张，目录7册。

迪庆州档案局李莉

6月3日，云南能源职业技术学院2016级文秘专业的在校学生共60余人到麒麟区档案馆参观学习。区档案馆工作人员介绍了档案馆基本情况，并带领学生们参观了档案整理现场、档案目录室、监控室、档案数字化加工成果、麒麟区爱国主义教育基地，了解档案整理工具的使用，学习档案收集、整理、分类、保管、统计、开放、利用等工作的相关知识。

麒麟区档案局戴勇

近日，镇康县档案局接收县外事办文书档案数字化加工原文扫描图片光盘3张共13.61GB，其内容包含1962年至2000年永久72卷、1961年至2000年长期35卷、2001年至2008年永久285件、长期（30年）598件共27126页幅。

镇康县档案局 曾 福

近日，元谋县档案局举办了乡镇档案业务知识培训班，全县10个乡镇档案工作分管领导及专（兼）职档案员29人参加了培训。培训采取理论讲解与实践操作相结合的方式进行，培训班上重点讲解了档案相关法律法规及档案基础业务知识。

元谋县档案局 国正琴

6月1日，宜良县委书记应亥宗到县综合档案馆调研，县政府副县长马丽波陪同。在实地查看县综合档案馆新馆和听取工作情况汇报后，应亥宗书记对县档案局提出：加快档案馆搬迁，抓好全县档案队伍及档案信息化建设工作，加强档案文化宣传工作。

宜良县档案局 夏学章

5月19日，省档案局黄凤平局长、市档案局李蔚局长一行到嵩明县调研档案工作，实地查看了我县综合档案馆建设情况，老档案馆使用情况，听取了关于新馆建设项目面临的困难及问题的汇报。县委、县政府主要领导、分管领导、县人大联系档案工作的领导参加调研。

嵩明县档案局

近日，思茅区档案局创新培训方式，把传统的以讲解为主的培训方式转变为实际动手操作，取得了较好效果。培训以2015年的材料为例，培训人员全程参与档案的分类、鉴定等所有环节，并进行档案管理软件系统录入。此次培训，共有14家单位参加，共整理档案4989件。

思茅区档案局

5月26日，麒麟区档案局对新成立的太和街道及各社区专兼职档案人员进行了系统的业务培训，内容包括街道、社区文件材料归档范围、保管期限、分类组件、档案管理软件使用等相关内容，并要求各社区自带2015年的材料到培训现场，在档案局业务人员的指导下现场进行归档。

麒麟区档案局 戴勇

近日，景东县档案局接收了全县3乡10镇涉及农村土地承包经营权证登记簿的农户75986户，档案2279盒。

景东县档案局

近日，鲁甸县档案局与县人力资源办联系，聘请昆明科普学校专家对挂钩茨院乡田合村精准扶贫建档立卡户中的74人开展了为期15天的电工技能培训。通过培训，使受训人员掌握了电工操作技能，并取得了相应的劳动技能等级证书。

鲁甸县档案局 马波琼 王盛忠

6月3日，景谷县档案局局长勾祥林同志为全体干部职工讲了一堂题为“发挥党员干部模范作用，认真做好档案工作”的党课。围绕着为什么党员干部要发挥好模范带头作用和如何发挥好模范带头作用两个主题，与大家一起分享了自己多年来积累的工作方法和经验。

景谷县档案局

为保护好馆藏珍贵资料，石林县档案局请北京中央民族大学中国少数民族语言与古籍研究所协助修复馆藏彝文古籍和地籍资料，经过近一年半时间的努力，共完成修复彝文古籍18册1327页，地籍资料20册1553页。

石林县档案局

6月1日，西山区档案局开展专题党课学习活动，党支部书记罗翠红同志为全体档案干部同志讲授了一次“两学一做”学习教育的专题党课，学习了《党章》。档案局局长吴秀梅同志要求把开展“两学一做”学习教育作为重要的政治任务抓好抓实，在融入经常、融入日常上下功夫，要把学习教育与学习党的历史结合起来，要把学习教育同中心工作结合起来，同落实本单位各项任务结合起来。

西山区档案局

5月18日，省、市档案局领导到东川区调研东川区国家综合档案馆建设工作，调研组由省档案局黄凤平局长、市档案局李蔚局长等一行7人组成，区委常委、副区长朱绍彬全程陪同。

东川区档案局

5月20日，师宗县档案局会同县农业局经营管理站对彩云镇农村土地承包经营权确权登记颁证归档文件整理档案业务进行指导、督察。通过听取工作情况介绍、实地查看相关文件资料的收集、整理、归档、保管等情况，指出存在的问题，提出下一步的工作重点建议。

师宗县档案局杨静涛

截至今年6月1日，陆良县档案局共接待利用者1929人次，比去年同期增长了约300%；提供利用档案2140件，比去年同期增长了73%，其中，婚姻档案的查阅人次占总人次的62%。为广大群众解决土地、山林权属争议、企业下岗人员办理社保、职工实工龄、干部任免情况、婚姻家庭财产纠纷等，提供了详实的凭证依据。

陆良县档案局 胡蝶