企业档案馆怎样做到门类齐全结构合理

文/张琳

企业档案馆怎样做到门类齐全结构合理

文/张琳

企业档案馆的档案资料门类齐全，结构合理是今后一项势在必行的任务，门类越齐全，结构越合理，馆藏内容越丰富，档案馆的地位越巩固，越能发挥档案资料作用，以便更好地为企业发展服务

一个企业档案馆能否达到门类齐全结构较为合理，它关系到能否反映一个企业的历史真实面貌，关系到企业今后健康持续发展，关系到档案工作的地位和作用，同时也在一定程度上反应映一个企业档案馆的水平。随着企业的发展，馆藏档案适应新形势发展的需要，成为亟待觧决的一个问题。

一、提高认识，是做到门类齐全结构合理的前提

对一个企业来说，所形成的档案材料也是多种多样的。有文书档案、科技档案、各种专业性档案、声像档案、会计档案、人事档案、实物档案、磁带光盘档案、电子档案等。这些档案，都从不同角度，不同方面记载和反映了一个企业的真实情况和历史发展轨迹。因此，要把企业档案馆建成门类齐全结构合理，使一个企业所形成的不同种类，不同载体的档案，集中统一保管，便于管理，充分发挥档案的作用。

二、扩大接收范围，是做到门类齐全结构合理的关键

企业档案馆不仅要接收本企业的档案资料，还要接收与本企业有关联和档案资料；不仅保存建国以后的档案资料，还要保存建国以前的各种历史档案资料；不仅要接收专业档案，还要接收文书档案、科技档案、声像档案、实物档案和其他不同载体、不同门类的档案资料。逐步把企业档案馆建成一个门类齐全结构合理的档案馆。这对集中统一管理企业各种档案，维护档案的完整与安全，便于企业各项工作的利用都是必要的。

三、达到门类齐全结构合理，必须实行两条腿走路的方法

门类齐全、结构合理，关键是扩大档案资料的收集范围，丰富馆藏内容是完善结构的基础，怎样才能完成丰富馆藏内容呢？首先坚持传统的接收、收集方法。其次，必须结合具体情况，深入基层，调查研究摸清家底，做到心中有数，有的放矢。其具体可通过以下途径来实现。

1、大力宣传档案工作的重要性，使人们懂得档案是一种重要的信息资源，了解档案工作的社会效益和经济效益，扩大社会影响。主动与有关部门配合，可召开有接收单位负责人和档案人员会议，讲明重要意义，明确任务，提出要求，达到目标一致，上下配合，互相支持。

2、对企业所属基层档案室所保存的档案资料，通过制定有关制度由基层档案室按规定向档案馆移交。

3、对比较重要的档案资料，不便一般方法收集的，可通过领导或档案馆直接收集。

4、凡有重大活动和重要情况予计要产生的档案资料，档案人员要积极主动和有关单位联系，到现场拍照和索要文字材料。

5、到社会中去，到民间去征集。除积极主动地向有关部门、单位或个人征集外，还与当地党史资料征集部门相结合，做好历史档案的收集工作。

6、要积极开展馆际间的横向联系，互通情报，凡了解到散存在外馆本企业历史资料，要做好复制工作。

四、达到门类齐全结构合理，必须抓好基层档案室的工作

企业档案馆的档案资料大部分来源于基层档案室。抓好基层档案室工作是使档案馆档案齐全完整的重要保证。因此，必须加强对基层档案室的业务指导。具体可采取以下措施：一是加强培训，提高档案工作人员素质。目前，基层档案室干部变动频繁，业务不熟，不定期地举办业务培训班尤为必要。二是建立健全各种制度如：收发文制度，文书处理制度、保密制度、查找借阅制度等。实现基层档案室制度化是提高案件质量保证档案齐全完整的条件。三是抓典型，以点带面，几年来的工作实践证明这是一条行之有效的办法。四是深入基层，巡回指导。这样可以及时发现问题，解决问题，面对面地进行业务指导，以便档案工作的顺利进行。五是开展检查评比，检查评比是总结经验，互相学习，取长补短，表彰先进，促进工作的好办法，

（作者单位：陕西延长石油集团油田公司档案馆）