浅谈企业档案鉴定工作

文·赵洋

浅谈企业档案鉴定工作

文·赵洋

企业档案是企业从事生产、经营管理以及服务性活动的真实记录，是一种宝贵的财富和重要的信息资源，它在企业管理、生产经营活动中具有重要作用。为了保护和开发利用企业档案这一信息资源，必须加强企业档案管理的力度，尤其要做好企业档案的鉴定工作。

一、企业档案鉴定的必要性

（一）有利于保护有价值的档案，更好地发挥其作用

我们是个老企业，随着部分基建设施的改建或拆除，设备的更新换代，我们保存的档案的价值也必然发生变化，甚至有一部分逐渐失去保存价值。通过鉴定，把那些不必归档的材料和失去保存价值的档案剔除销毁，对那些有保存价值的档案正确划分保管期限，提高库藏档案的质量。这样，就可以对有重要保管价值的档案进行重点保护，充分发挥其作用。

（二）有利于保证档案的完整、准确、提高库藏档案质量

维护档案的完整、准确，是档案管理工作的基本要求。档案不完整、不准确，就不便于利用，会给我们日常管理工作带来麻烦，造成损失。所以，必须按照档案的形成规律，定期对档案进行鉴定。我们通常是通过两个阶段来实现对档案的鉴定。

第一阶段是在归档之前进行的，即在业务部门和档案部门的配合下，对需要归档的文件材料进行鉴定。这种鉴定主要解决以下问题，即审查文件材料的完整性、准确性，对那些不完整、不准确的文件材料进行必要的修改补充；鉴别文件材料有无保存价值，确定科技文件材料的取舍；判断文件材料价值的大小，对每个归档的案卷划出保管期限；审查和确定文件材料的机密等级，并根据不同密集分别组成案卷等。经过这样的鉴别，确定了文件材料的留存、销毁，又补齐了短缺、纠正了差错，从而提高归档材料的质量。

第二阶段的鉴定是在档案管理中进行的，这个阶段的鉴定主要任务是，对已过保管期限的档案，重新进行审查，把失去利用价值的档案剔除销毁；对原划保管期限不当的档案，重新进行价值鉴定，调整期保管期限，鉴别核对档案的完整性、准确性，做好相应的更新、补充工作。这是对库藏档案的又一次筛选和补充，通过这一过程，进一步提高库藏档案的质量。

（三）有助于减轻负担，缓解库房和设备的紧张情况

对档案进行价值鉴定，无疑会出现两种情况，一是确定有保存价值的档案，并划分不同的保管期限；二是剔除不必归档或已过保管期限的档案予以销毁。经过鉴定，档案的质量提高了，数量相对减少了。这样就减轻了库房和装具的负担，使用价值的档案得到更好的保管，一旦发生水、火、地震等自然灾害，便于重点进行抢救，如若不然只能玉石俱焚，给国家造成不可弥补的损失。

（四）有利于为计算机存储创造条件

档案管理现代化是以计算机存储为标志的，但要实现计算机存储，首先遇到的问题是存储哪些档案，如果档案不分巨细、玉石混杂，不管有无利用价值，都要计算机存储，会造成很大的浪费。因此，对档案进行鉴定势在必行。

二、企业档案鉴定的原则和方法

（一）鉴定档案的原则

鉴定档案，必须从企业的整体利益出发，用全面的历史的观点，确定档案的保存价值。

档案的产生和存在不是孤立的。各个全宗之间，或一个全宗内的档案之间都是有联系的。因此，必须全面地分析相关的档案材料，判断它可能发挥的作用，而不能孤立地就某份文件或某部分档案，就简单地判定它的保存价值。要把档案放在一定的历史条件下，去分析它的内容和形式，以及文件之间的相互关系，以此判断它的社会作用。社会是发展的，需要利用档案的因素也是变化的，现在用的档案，将来可能没有用处；现在尚未用到的档案，将来也可能有用。因此，鉴定档案的保存价值需要从长远考虑，既要分析档案对当前的作用，又要考虑到档案对未来的作用。

（二）鉴定档案的方法

在档案鉴定工作中，我们本着严肃认真的精神，采用直接鉴定法，以档案保管期限为依据，直接审查文件材料的内容，逐卷逐件地评定其保存价值。在进行档案鉴定中主要分两个步骤进行。

第一步，个人初步鉴定，即先由鉴定小组的成员根据自己的分工，具体审查档案的内容，然后根据每一个案卷的实际情况，分别拟出保管期限并填写档案鉴定表。在填写鉴定意见时要反映出档案的形成背景；档案内容所反映的科技水平和历史、现实价值；卷内文件材料的完整、准确情况；存毁意见和对原划保管期限的意见等。

第二步，集体审查，鉴定小组全体成员对个人鉴定的意见进行逐个审查，分析比较，发挥集体的智慧，形成集体意见，由鉴定小组负责人在鉴定表上填写鉴定意见，并签字盖章。鉴定小组集体审查主要是对鉴定表的分析讨论，如在讨论中有分歧意见，可把原卷调出进行集体复核。

三、建立健全档案鉴定工作制度

为了保证鉴定工作的质量和防止有意破坏档案，使档案的鉴定工作和销毁工作有组织、有监督地进行，必须建立和健全档案鉴定工作制度。

（一）鉴定档案的标准

由党和国家及其档案事业管理机关制定统一的鉴定标准。我们在鉴定工作中执行冶金部颁发的《文书档案保管期限表》《科学技术档案保管期限表》《会计档案保管期限表》等为指导性文件。

（二）鉴定工作的组织领导

档案的鉴定工作必须有组织有领导地进行。应成立档案鉴定领导小组，鉴定小组组长由总工担任，在办公室主任的主持下，由档案部门和有关业务部门共同进行。鉴定工作结束后，应写出鉴定工作报告。

（三）销毁档案的批准制度和监销制度

经过鉴定，需要销毁的档案，必须办理批准手续，对确无保存价值的档案应编制销毁清册，经机关领导人批准后销毁。为了防止错销，对已批准销毁的档案除特殊情况外，一般均应缓期执行，暂时保存一段时间，到适当时候，确认已无利用价值时再行销毁。

总之，档案鉴定工作的目的是为了分清玉石，去粗取精，优化库藏，提高档案的质量。通过鉴定，可以检验文件材料归档时收集得齐全不齐全，案卷整理的质量高不高，还可以发现档案的准确程度以及整理分类、保管、利用等工作中存在的问题，以便有计划、有目的地改进和提高管理水平，促进档案管理工作整体水平的提高。

（作者单位：山东省莱芜市莱钢集团粉末冶金有限公司）