高职微视档案管理探究

文/于金霞

高职微视档案管理探究

文/于金霞

作为“高校记忆”的重要组成部分，微视档案具有直观、生动的特点。随着数字化理念和档案电子化管理的不断推行，微视档案资源的优化整合利用成为档案管理人员热点关注的话题

微视档案，全称微型视频档案。它是利用数字多媒体技术，对一系列实践活动进行拍摄、制作和展播等影像化处理，形成的声像记录视频文件。相比普通的纸质档案和音频档案，视频档案音像结合、图文并茂，能够更加真实的反映记录内容，有着更高的还原性。同时它在保持档案原有属性和特点的同时，重点突出一个“微”字，短则30秒，长则20分钟左右，具有现代新兴传媒“短、平、快、精”的特点。但就高职院校目前的微视档案的管理来看，无论是档案的资源整理、保存还是利用，都不尽如人意。

一、高校微视档案管理现状

第一，目前并没有形成微视档案统一的管理原则和制度。现有的高职院校的微视档案管理，主要有基层各组织单位和处室管理、每个科室自行管理和档案室统一管理三种形式。

第二，不重视微视档案的管理。微视档案主要有存储卡、硬盘、光盘等保存方式。大部分高职院校将微视档案直接置于文书柜内，只有极少数的高职院校拥有视频档案专柜。但当视频档案存储介质的外部物理环境，如湿度、温度、以及辐射保护环境都无法满足要求时，则将引起存储介质的损坏，从而遗失档案。

第三，微视档案过度分散、缺乏系统性的资源整合。高职院校的微视档案资源十分分散，各部门各单位都有微视档案，档案管理质量良莠不齐、缺乏统一的资源整合，使得微视资源无法发挥其应有的价值。

第四，档案管理存在壁垒。鉴于微视档案的独特性，其资源整理需要多个部门合作完成，而技术部门和档案管理部门之间缺乏沟通与协调，使得微视档案得不到有效的归档整理，资源被浪费，形成档案管理壁垒。

二、微视档案管理的思路

第一，严格规划过程管理。微视档案属于数字资源，需要有专门的技术标准和数字化工作流程、管理制度和标准管理流程加以约束，从而实现高效率管理。

第二，建立微视资源的专业化采集队伍。微视档案资源的采集过程，需要档案人员对原始视频进行制作、保存和销毁等处理，专业人员对数据的分类、编目，借助计算机技术和信息化技术进行后期管理，人力资源依赖程度高。

第三，完善硬件设施。微视档案本身具有的色彩、清晰度和音质等条件是微视档案的核心价值，因此，完善的硬件设施是微视档案管理的基础、必备条件。如严格控制微视档案的保存环境，配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

三、高职院校微视档案的资源整合与利用措施

1、建设微视档案管理数据库

根据《声像档案质量要求》和《数字声像档案著录规则（征求意见稿）》的规范建立微视档案管理的数据库，遵循系统性、完整性原则，规范数据库建设的标准，避免微视资源重复建设和低水平建设。

第一，建设内容。从微视档案的内容价值、价值利用需求、微视资源质量三个角度来建立数据库资源。

第二，著录信息管理。主要包括微视档案资源的责任者、版权、语种、格式、来源、关联、权限管理等。

2、视频档案的编研工作

高校档案部门可围绕重点活动内容来进行微视资源的编研选题，基于馆藏微视档案资源进行二次开发，运用多媒体技术手段，制作专题，形成微视档案资源开发的独特优势。

在编码的时候，整理归类记录不清楚的视频素材。视频素材保存为最普通的视频文件格式（MPEG、WMV格式），整理好的视频素材按“年份+主题内容”的命名方式进行命名，编辑好的视频按“时间+主题内容+分类+级别+储存位置”命名。

3、微视档案的质量控制和成本控制

视频文件质量缺损，包括不真实、不准确、不完整、不可读、不可用等不可逆的情况。低质量或不合格的微视档案不但造成微视档案资源价值贬值，还可能造成社会活动和科技生产活动的混乱，甚至造成经济、政治、历史文化等方面的损失。

（作者单位：宝鸡职业技术学院）