浅述公证告知义务

曾碧丽

广东省梅州市嘉兴公证处，广东 梅州 514000



浅述公证告知义务

曾碧丽

广东省梅州市嘉兴公证处，广东 梅州 514000

公证是公证机构及其工作人员对公民、法人、其他组织之间的法律行为、有意义的法律文书和事实进行证明的一种行为。即带有公信力的证明活动，其最大的特点就是公信力，正因为公信力才更强调公证员的义务跟责任，一位合格的公证员应当具备但不限于以下几项告知义务：一是法律上的告知义务和事实上的告知义务，二是实体上的告知义务和程序上的告知义务。履行好上述公证员告知义务，至少可以起到几方面的作用：预防纠纷，减少职业风险，提高工作效率。

告知原则；法律上的告知义务；事实上的告知义务；实体上的告知义务；程序上的告知义务；作用

公证是一项专门的法律职业活动，是公证机构及其工作人员对公民、法人、其他组织之间的法律行为、有法律意义的文书和事实进行证明的一种行为，是一项带有公信力的证明活动，公证的主体是法定公证机构和当事人，客体是法律行为、有法律意义的文书和事实，内容是对公证事项的真实性和合法性加以证明。

当今社会，[1]公证在引导服务、预防纠纷、监督保障和沟通服务方面发挥着重要作用，而公证功能的发挥主要体现在公证人的具体公证事项的办理过程中。从这一点我们可以看出公证有别于一般的公民证人和律师见证，也有别于其他机关颁发证明的行为，如公安机关颁发的护照和民政机关颁发的结婚证书，更有别于英美国家公证机关只证明它的真实性而不证实它的合法性。既然是带有公信力的证明活动，那么其最大的特点就是公信力，正因为公信力才更强调公证员的义务跟责任，随着依法治国、建设社会主义法治国家方略的深入贯彻实行，公证员等法律服务人员所扮演的角色越来越重要，法律服务尤其是公证服务能否适应时代和社会对法律服务业提出的更高要求，在很大程度上取决于全体法律服务人员特别是公证员队伍的整体素质，而这种素质除了法律知识、理论以及执业技巧等业务素质外，最重要的方面就是公证员的责任跟义务。

大多数当事人对法律规定、公证知识不甚了解，基于此，《公证法》第四章第二十七条第二款规定：“公证机构受理公证事项后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，并将告知内容及记录存档。”通过法律的形式将“告知”上升为公证机构及其公证员的法定义务，成为公证程序中不可或缺的一环，对提升公证行业的服务形象和质量，提高公证人员的执业水平都能起到促进作用。

从现在整个社会的诚信体系和社会的规范性考量，公证员正确地、切实地履行告知义务，可以使得公证法律关系得以顺利地存在、发展和延续，产生当事人预期的法律结果。那么公证员在公证程序中应当如何充分履行告知义务呢？结合公证实践，公证人员在履行告知义务时要遵循以下原则和准则。

一、公证告知的原则、标准

确定公证告知的原则、标准对公证实践有重要意义，不仅是保障公证当事人知情权，维护当事人合法权益的基础，也是完善公证工作，规范办证程序，提高公证人员执业水平，提升公证形象和质量的前提条件。

(一)一次告知

所谓一次告知是指承办公证人员要一次性告知当事人拟办事项所需要的资料、材料、依据、应具备的条件、注意事项、规定以及程序、时限等。一次告知能够提高公证工作效率，节约当事人时间、精力。这就要求公证人员不仅要有极强的责任心和职业道德，还需要有较高的执业素质和深厚的公证专业知识，在告知时做到一次性完全告知，避免遗漏告知内容，给当事人造成不便，甚至给当事人的利益造成损害。

(二)全面、充分告知

全面、充分告知是指公证人员在当事人咨询、办理公证时，必须考虑周全、讲解透彻、要求明确，让人明白应做什么、如何做，尽量减少当事人不必要的麻烦，杜绝让当事人来回跑的现象。这一规定贯穿整个公证程序，从受理当事人申请，到送达公证书或拒绝公证，都要告知当事人相关内容，如果告知不充分公证员就是一种失职，作为专职法律工作人员，公证员应当承担相应的责任。

(三)及时、合理告知

及时、合理告知是指公证人员在履行公证告知义务时，要将应当告知的内容及时告知当事人，并要以适当、准确的言词、技巧合理告知。要求公证员在办理公证时，要根据实际情况，需要告知的马上告知，尽量避免事后告知。许多告知内容会对当事人和公证员办证产生重要作用，如果事先没有及时告知，会影响当事人的陈述的情况和是否公证、采用何种方式公证的决定。在公证工作中，经常会碰到有的当事人来公证处就说我要将房子给某某人，公证一下，公证人员问他是遗嘱(遗赠)公证还是赠与公证，他也会因不懂而随便选一个。这就要求公证人员将这两者之间的区别告知当事人，特别是生效时间上的不同引起的现实效果的不同，帮助当事人根据其自身意愿选择正确的公证内容。

二、公证告知的内容

公证告知的内容纷繁复杂，不同的公证事项有不同告知内容，结合工作实践，本人认为一位合格的公证员应当具备但不限于以下几项告知义务：

(一)法律上的告知义务和事实上的告知义务

1.事实上的告知义务

由于文化环境的制约，现实生活中不可能人人皆熟悉法律，有些当事人并不是很了解公证的意义和功能，甚至还有误以为公证等同于法院诉讼活动的裁判公断行为，更有甚者双方当事人还处在某一法律关系纠纷争议中就到公证机构要求解决，此时应明确告知公证机构只对没有争议的事实进行公证，在双方对某一法律关系还存在争议时不能办理公证。

有些当事人采用以合法形式掩盖非法目的的手段要求办理公证，比如房屋买卖的双方当事人为了逃避国家税收，采取只签订房屋买卖合同而不办理房产过户手续，拿着买卖合同要求公证机构证实双方均承认已约定房屋所有权转移这一事实，这种行为显然是违法的，因为我国物权法实行的是物权法定原则，物权的产生、变更、消灭等等只能由法律规定，不允许当事人约定，而且对不动产物权权属变动采取的是债权形式主义的物权变动方式，房屋买卖合同只能说明债的产生并不能代表物权的变动，因此这种行为是违反法律强制性规定的，此时应明确告知并拒绝予以公证。

在办理涉外公证事项时，当事人对这方面的了解知识较之一般普通公证要少得多，甚至根本就是一窍不通，公证员要从一名专业人员的角度，尽量告知当事人公证书使用国对公证事项的特别要求、所需的译文文种等。虽然公证是依申请的行为，但是当事人的申请，往往不能准确表示公证的内容，也不可能很了解公证可以采取的方式。如按照国际惯例、国际条约或者双边协定的规定，自然人、法人在域外发生的法律行为或者要使在国内实施的法律行为在域外获得承认，其所主张的法律事实或提交的各种法律文书，一般要履行公证程序，而且在公证之后还需要进行认证。很多国家对他国公民、法人在本国开办企业、设立办事处、继承遗产、结婚、申请商标专利注册等，都要求当事人的有关证明必须办理公证，并经其驻外使领馆认证方能在其国内产生法律效力。这就要求公证员向当事人告知该情况，并告知用此方式公证的法律意义和后果，特别是有可能不被使用国认可的不利后果。

2.法律上的告知义务

即告知当事人所证明事项的法律意义以及产生的法律后果，比如告诉当事人经过公证后会产生证据的效力，根据《民事诉讼法》[2]第67条规定，经过法定程序公证证明的法律行为、法律事实和文书，人民法院应当作为认定事实的根据，但有相反证据足以推翻公证证明的除外，告知当事人以后如有争议可通过诉讼途径解决，法院在没有其他证据足以推翻公证证明的情况下可以直接作为证据采用。对于一些具有给付内容并赋予强制执行力的公证事项告诉当事人如债务人不履行义务时可以直接向有管辖权的人民法院申请法院强制执行。对于一些法律规定强制公证和当事人约定须经公证才发生法律效力的事项，在办理完公证后告知此时法律行为已经成立。由于申请公证的当事人并不是都很熟悉公证法的有关内容，比如哪些属于公证处的业务范围，哪些事项可以公证哪些事项不能公证，属于哪个公证处管辖，公证书何时发生法律效力等等，此时作为公证员也应当主动告知。比如告诉他可以公证的事项是法律行为、有意义的法律文书与事实，公证的内容是他的真实性与合法性，告知当事人可以向住所地、经常居住地、行为地或事实发生地的公证机关提出申请，申请办理涉及不动产的公证，应当向不动产所在地的公证机关提出，但申请办理涉及不动产的委托、声明、赠与、遗嘱的公证，可以向住所地、经常居住地、行为地、事实发生地的公证机关提出。两个以上当事人共同申办同一事项公证的，告知当事人可以共同到行为地、事实发生地或者其中一名当事人住所地、经常居住地的公证机关申办。当事人向两个以上可以受理该公证事项的公证机关提出申请的，由最先受理申请的公证机关办理。

(二)程序上告知义务和实体上的告知义务

1.实体上的告知义务

即公证法律内容的具体情况，由于当事人并不熟悉此项，因此应告知其相关事项，比如告知其公证只是一种证明行为，不产生、变更、消灭法律关系。告知不予办理公证的情形包括无民事行为能力的人和限制行为能力的人在没有法定代理人申请公证的，当事人与公证事项没有法律关系的、申请公证的事项属于专业技术鉴定、评估事项、当事人之间对公证事项有争议的、当事人虚构隐瞒事实或者提供虚假证明材料的、申请公证的事项不真实不合法的、申请公证事项违背社会公德的、当事人拒绝按照规定支付公证费的等等。在办理公证过程中当事人申请证据保全的，应当告知当事人证据保全的条件，在进入诉讼程序后当事人申请证据保全的应当他此时应当向人民法院提出。对于当事人没有主动提出申请公证事项但公证员在办理公证过程中发现到涉及我国法律规定必须强制公证的法定事项，此时也应当主动告诉当事人必须办理公证，否则不发生法律效力。目前，我国对法定应当公证的事项作出规定的法律法规仅有民事诉讼法和城市房屋拆迁管理条例，其中，民事诉讼法第240条规定在中华人民共和国领域内没有住所的外国人、无国籍人、外国企业和组织委托中华人民共和国律师或者其他人代理诉讼，从中华人民共和国领域外寄交或者托交的授权委托书，应当经所在国公证机关证明，并经中华人民共和国驻所在国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后才具有法律效力。国务院颁布的城市房屋拆迁管理条例第14条规定房屋拆迁管理部门代管的房屋需要拆迁的，拆迁补偿安置协议必须经公证机关公证，并办理证据保全。所以碰到上述两种情况时作为公证员应主动告知。

2.程序上的告知义务

即办理公证过程中各个环节的具体操作事项。一般分为申请、受理、审查，出具公证书，比如指导当事人怎样规范填写申请表，告诉当事人应提交的证据材料。公证机构在审查中认为申请公证的文书内容不完备表达不准确的，应当指导当事人补正或者修改，当事人拒绝补正修改的，应当在工作记录中注明。有代理人代理申请的，如果是代理遗嘱、遗赠、赠与、认领亲子、收养关系、解除收养关系、生存状况、委托、声明、保证等与公民人身有密切关系的事项应告知应由其本人亲自申办，不能代理申办。如果是无民事行为能力人或者是限制民事行为能力人申请公证的，应当告诉他应该由他的法定代理人代为办理。如果是法人申办公正的，应当告诉他由其法定代表人代表，如果是其他组织申办应由其主要负责人代表。如果是代理居住在香港、澳门、台湾地区涉及继承、财产权益或人身关系等应告知其授权委托书应经过其居住地公证人(机构)证明，如果代理上述事项的当事人是居住在我国国外的，除了履行其居住地公证机构证明外，还应经我国驻所在国使领馆认证或国际条约规定的手续方为有效，即双重认证手续。

(三)履行好上述公证告知义务，笔者认为至少可以起到以下几方面的作用

1.预防纠纷。除法定公证外，当事人之所以申请公证，目的是寻求能够给所证事项带来具有公信力的证明行为，以便自觉履行，公证是一种非讼制度，它的作用就是预防纠纷。其预防纠纷最主要的手段就是将当事人申办公证以后所享有的权利、所承担的义务、公证的法律意义和法律后果及注意事项告诉当事人。这一规定贯穿整个公证程序，从受理当事人申请，到送达公证书或拒绝公证，都要告知当事人相关内容，如果告知不充分，公证的预防作用就会大打折扣，而且公证员也是一种失职，作为专职法律工作人员，公证员应当承担相应的责任。[3]

2.减少执业风险。《公证程序规则》第二十四条规定：公证人员询问当事人和有关证人时，应告知其权利、义务、法律责任和注意事项，并制作谈话笔录。谈话笔录的制作既是公证人员了解公证事项的有关真实情况的过程，也是公证人员履行告知义务的过程，了解有关情况的同时必然有相应的告知内容。而要将告知的内容记入笔录，是因为公证员的主要任务就是保全证据，仅有口头告知是不足以为证的，记入笔录，不仅是作为保全证据，而且也是证明公证员已履行了义务，有利于划清公证员应承担的责任。[4]

3.提高工作效率。比如一次性告知当事人应提供的证据材料既可以减少当事人的重复后续行为，也为公证机构出具公证书提供方便，同时告知的内容越具体详细，也可以减少日后当事人对公证内容有怀疑时提起的复查行为或对公证有异议时提起的诉讼行为，大大提高公证效率。

综上所述，公证告知义务既是公证员的职责要求也是公证员的法定义务，与之相对应的则是当事人的权利，履行好公证的各项义务尤其是告知义务对维护国家利益和当事人的合法权益，增强公证员执业的自律意识、风险意识，树立公证员良好的社会形象都具有十分重要的意义。履行好公证告知义务能够确保当事人的合法权益，有利于加强公证员的事业心和责任感，有利于提高公证的质量与效率，有利于提高公证机构在群众中的声誉。公证告知义务是整个公证程序的重要组成部分，对于维护公证执业秩序，保证公证员依法执业，树立公证员良好形象，促进公证事业的健康发展，都具有十分重要作用。作为中国四大法律职业之一的公证职业，正确履行好公证员告知义务，与其他三大法律职业法官、检察官、律师一起共同为繁荣中国社会主义法制建设作出贡献。

[1]江晓亮主编.公证员入门[M].北京：法律出版社，2003，7：5.

[2]江伟主编.民事诉讼法[M].北京：北京大学出版社，2003.

[3]刘疆.公证基本原则新论[J].中国公证，2003.

[4]刘疆.公证基本原则新论[J].中国公证，2003.

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