浅析事业单位档案管理的现代化和电子化

张卫国青州市人力资源管理服务中心

浅析事业单位档案管理的现代化和电子化

张卫国
青州市人力资源管理服务中心

摘要：伴随互联网时代的到来和发展，事业单位的档案管理工作得到了不同程度的提高。但是受原有模式和管理思想的束缚以及事业单位自身的性质，事业单位的档案管理存在一些问题。想要解决这些问题，需要根据时代发展需要，加快事业单位档案管理的现代化和电子化发展。文章在阐述档案管理现代化和电子化特点及优势的基础上，着重分析我国现阶段事业单位档案管理现状及不足，并为如何实现事业单位档案管理现代化和电子化进行策略分析。

关键词：事业单位；档案管理；现代化；电子化

在信息技术的不断发展下，事业单位的档案管理工作急需实现现代化和信息化的发展，同时，这也是我国事业单位改革需要面对的重要任务之一。事业单位档案管理工作对事业单位其他工作的开展具有重要意义，时代的快速发展表明原有的档案管理模式和方法不再适应新的时代发展要求。为此，要求有关人员加强对档案管理方式的更新，加强对现代化、电子化信息管理方式的应用。

一、现代化和电子化档案管理体现的特征和优势

事业单位发展的各个方面需要相关档案进行记录，同时档案在提升事业单位工作人员的工作效率方面发挥了重要的作用。基于档案在事业单位发展中的重要作用，需要加强对档案的管理，在新时代的发展背景下，加强推进档案的电子化和现代化发展进程，从而提升事业单位档案管理的水平。

随着时代的发展，现在的档案管理不再采用原有的纸质媒体，而是加强了对多种档案管理方式的应用。其中，现代化是档案管理水平体现的重要方面，在档案的收集、检索以及应用等方面发挥了不可比拟的作用。电子化档案管理是指在计算机和多媒体的支持下实现事业单位的档案管理，是针对纸质档案管理不便而产生的一种管理方式。

现代化和电子化档案管理体现的优势主要体现在以下几方面：第一，在信息收集上。现代化和电子化档案更容易接受和存储档案的信息，且不会造成空间上的浪费，能够对各种类型的人事档案进行统一的管理。第二，在对档案的处理和选择方面。现代化和电子化档案比原有的纸质档案更加方便、快捷。现代化和电子化档案能够随时被调用，随时被有需要的人使用，同时在信息的选择上只需要点击相应的功能就能实现对大批量数据的处理。第三，在数据信息加工方面。现代化和电子化档案能够随之被处理和更新信息。

二、现阶段人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理制度不完善

现阶段，人事单位的档案管理不具备与之相对应完善的制度。在制度的缺乏下导致档案的内容不全面，甚至很容易导致档案的流失。同时，也没有相应对档案的保护制度。虽然，一些事业单位制订了相关的档案管理制度，但是在实际中没有完全落实，存在执行和计划的落差。一些人事单位档案管理工作人员对外人事档案管理工作是应付的心态，将时间用来做一些面子工程，没有体现档案管理工作的重要意义。

（二）对人事档案内容查询方式较为传统

在计算机网络技术逐渐普及到各行各业发展中时，人事单位的档案管理工作仍没有完全实现电子化和现代化发展。一些事业对档案管理采用的方式仍是传统的人工查询法，甚至一些事业单位对于检索工具存在错误的认知，这些单位为了实现检索工作的又好又快发展，投入了大量的人力、物力和财力来完成档案管理工作，但最终的结果往往却是适得其反。

（三）对档案的利用率不高

由于事业单位档案管理人员对档案管理工作缺乏科学的认识，导致他们利用计算机网络只会进行简单的档案存储。事业单位的档案对于在事业单位工作的人员能够帮助他们对以往的工作经验进行总结，从而归纳出适合自己发展方向，是充当记录者和见证人的作用。但是由于事业单位档案管理人员的认识不够，没有充分发挥出档案的这些作用。

（四）档案管理人员水平不高

事业单位档案管理人员的选拔和考核机制不完善，在对档案管理人员需求的同时，事业单位会从企业内部随意调动人员来进行档案的管理。这些人员不了解档案管理的工作细则，因而就很难保障档案管理工作的有效性。

三、实现事业单位档案管理现代化和电子化的策略

（一）建立健全完善的档案管理制度

在事业单位的不断改革发展下，其管理水平和管理手段都在一定水平上得到提高。为此，在管理水平提高的同时需要完善的管理制度与之相匹配。

（二）利用计算机对档案库房进行管理

利用计算机管理档案室实现档案现代化发展的重要方式。在档案管理制度的不断完善下，利用计算机技术加强对档案资料库房的管理，不仅能够方便工作人员对档案保存阶段的资料管理，而且能够实现对档案库房的安全保护。

（三）保证人事电子档案信息和数据的安全

电子设备和传统的纸质媒介相比，更加的方便、快捷。但是一旦电子设备出现故障，就会对所有的人事档案信息数据带来毁坏。因此，安全性是档案信息的首要发展目标。档案信息的安全需要提升档案管理人员的安全素质和意识。首先，加强对档案管理人员电脑安全应用技术培训，加强他们对各种网络黑客的识别，提升他们对数据信息的综合分析能力。其次，提升电子档案存储设备的时效性。

（四）加强对档案管理人员的组织培训

第一，事业单位决策管理人员在明确现代化、电子化档案管理方法重要性的基础上，要提升档案管理人员对现代化、电子化档案管理方法的认识，提升档案管理人员对管理数据的处理和分析能力。第二，事业单位要加强对档案管理人员的组织培训，在培训中向档案管理人员渗透最新档案管理的思想和方法，提升档案管理人员的管理水平。

四、总结

综上所述，档案管理工作对事业单位的发展意义重大，基于档案管理工作自身的特点，在具体的档案管理方面存在繁琐的问题，档案管理工作人员的工作负担沉重。随着现代化和电子信息技术的不断发展，为档案管理工作提供了便利条件。因此，为了促进档案管理工作的高效发展，事业单位必须提高电子化档案管理和分析处理的能力，提高档案管理人员的综合素质，从而保障档案管理数据信息的有效性和安全性。促进档案工作稳步进行。

参考文献：

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