新媒体背景下档案管理工作的开展思路解读

毕大鹏南阳医学高等专科学校

新媒体背景下档案管理工作的开展思路解读

毕大鹏
南阳医学高等专科学校

摘要：随着科技不断的发展，我国进入了新媒体时代。新媒体时代的到来对我国档案管理工作的开展，既是机遇也是挑战。而传统的档案管理工作开展过程中的问题也日渐的显现出来，需要档案管理人员进行合理的调整与优化。档案管理是一项处理大信息量的工作，具有繁杂和琐碎的特点，在正常的工作中难免会出现问题，新媒体为我国的档案管理工作带来了新的工作模式，分析传统档案管理工作中存在的问题，并对如何在新媒体背景下开展档案管理工作进行了阐述。

关键词：新媒体；档案管理；开展工作

档案管理是各企事业单位的重要工作内容，主要保证档案数据的完整性和真实性。各种资料和数据的分门类别整理和保管是档案管理工作中的难点。

一、档案管理工作开展中存在的问题

随着社会发展，我国现在的档案管理工作中存在的问题也显示了出来，影响着档案管理工作的顺利开展[1]。

（一）档案管理工作人员的素质有待加强

档案管理是一项比较繁杂的工作，也是对工作人员素质要求较高的工作。我国现在的档案管理人员素质还有待加强。新媒体背景下，不仅要求档案管理工作人员要具有相关的档案管理专业能力，还要适合现在信息化网络的发展，并能很好的适应其中，以熟练的操作技能进行档案管理。受到传统档案管理工作开展模式的影响，我国现在的档案管理工作人员，具有传统档案管理工作要求的管理能力，但是对新媒体背景下的一些新知识与技术的了解不足，对于先进的管理手段和操作方式掌握不全面，导致档案管理工作的展开受到了一定的阻碍。除了对于新技术等的接受方面，工作人员自身缺乏责任感也是档案管理工作中的一个问题，很多工作人员没有意识到档案管理工作的重要性，所以在实际的工作中没有激情，使得档案管理工作管理模式的革新无法顺利的进行。

（二）对于新媒体背景下的挑战，没做出积极应对

新媒体下的档案管理工作应该是以电子档案管理为主，但是有些单位的档案管理部门对于电子档案管理有些显得力不从心。新媒体背景下的电子档案管理，主要通过在网络上进行档案的存储与整理，而有些不法分子通过科技技术的运用，窃取一些重要的数据，导致数据的丢失，为相关单位带来了很大的损失。这些都是由于，档案管理部门没有对新媒体背景下的档案管理管理工作，做出科学有效的管理，导致档案管理工作在新的挑战下屡屡受挫。而且新媒体背景下的档案管理方式方法还不成熟，存在着很大的漏洞，容易被非法分子入侵。

（三）档案管理制度不完善

在我国很多的单位档案管理制度都不完善，导致档案管理工作出现了比较混乱的状况。我国一些档案管理单位，在档案的借阅和归还的管理上不严格，导致很多被借出的档案资料的借出和归还记录模糊，有时候连工作人员都不清楚档案是否被借阅。很多的档案管理没有完善的借阅管理制度，对于借阅人的限制，借阅日期的长短等都没有明确的规定。

二、新媒体背景下如何开展档案管理工作

（一）加强相关工作人员队伍的建设

对于档案管理工作来说最重要的便是档案的完整和安全。在新媒体的背景下，档案管理部门应该加强档案管理人员队伍的建设，提高工作人员的综合素质和专业管理技能。档案管理部门应该定期的为工作人员进行培训，如：为工作人员讲授先进的档案管理方法，教档案管理人员如何应用网络和数字化技术。除此之外还应该对档案管理工作人员进行思想教育，让工作人员了解档案管理工作的重要性，提高工作人员的工作热情。针对一些重要的档案进行特别的管理方式，如：光盘类的档案应该单独存放并保证存放地方的干燥，不影响光盘的播放质量。还可以将重要的档案制成电子档案保管。

（二）将新型的科技技术融入到档案管理工作中

在发达的今天，进行档案管理工作时，可以将一些先进的技术等融入其中，以便更好的开展档案管理工作。新媒体背景下的档案管理工作应该跟上时代发展的步伐，将新型的技术与档案管理工作相结合，如：大数据，互联网、数字化等。档案管理工作可以利用大数据和互联网，创新档案的管理方法，运用大数据可以储存海量信息的特点，将档案放到大数据档案数据库中，这样不仅解决了因为档案越来越多导致的储存空间不足问题，而且还方便了工作人员的管理，还可以对一些重要的档案进行加密保管，以防不法分子的盗窃。

（三）完善档案管理制度

将档案进行大数据管理以后，档案管理部门应该完善档案管理制度，对借阅进行严格的管理，了解档案的借出和归还情况，以免出现档案丢失。对于纸质版的档案借阅应该严格按照规定的借阅步骤进行，并规定借阅的时间，半个月到一个月不等。而对于电子版的档案进行借阅时，应该事先办一张档案借阅卡，通过刷卡，密码输入，用户登录，等步骤进行档案的借阅。这样有利于档案管理工作的顺利开展。

除此之外，在新媒体背景下的档案管理工作中还要做好档案的备份。档案管理中有很多的重要资料，需要相关的工作人员做好整理和保存工作，但是受到很多不确定因素的影响可能会导致资料的丢失，所以档案管理人员应该运用新媒体下的技术，对重要的资料做好备份，以备不时之需。对于进出档案管理室的人员做好严格的核查，想要进入档案管理室进行资料和数据的查阅，必须出示相关的证件，或身份证明，以防不法分子进入档案室导致数据的丢失。对于不同档案资料的整理和保存分配给不同的档案管理人员负责，每个工作人员都应该管理好自己负责的区域，进行明确的责任制，哪个部分的档案管理出现问题就由该部分的工作人员负责，这样有利档案管理工作内容的清晰化。

三、结束语

档案管理部门是一个工作单位的“数据库”，所有的资料都归于档案管理部门整理，所以相关工作人员应该负责好分内的工作，为公司单位的整体运作做好档案保障。档案管理工作在各单位中有着特殊的地位，是单位数据资料真实性和完整的保证。档案管理工作部门应该在新媒体背景下对档案管理工作进行创新，以便更好的管理方案。

参考文献:

[1]郑爱军.新媒体视角下高校档案管理工作探究[J].山西档案,2015(5):102-105.

[2]魏红.新媒体背景下档案管理工作职业发展研究[J].办公室业务,2014(17):211,213.

作者简介：毕大鹏（1982-），女，汉族，河南省南阳市人，助理馆员，本科，学士，研究方向：档案管理与服务。