浅谈信息时代高校档案数字资源建设

李亮对外经济贸易大学档案馆 北京 100029



浅谈信息时代高校档案数字资源建设

李亮
对外经济贸易大学档案馆 北京 100029

[摘要]信息时代的空前繁荣与发展已经影响到各行各业，在此背景下，高校档案信息化建设工作迎来了难得的机遇，同时也对信息化建设中的数据资源建设提出了更加严峻的挑战。针对此，本文在分析“信息时代”档案数据的特点和实际工作的基础上，提出在信息时代高校档案信息化建设过程中的数字档案资源建设的改变和途径，以促进高校档案信息化建设快速发展。

[关键词]信息时代；高校档案信息化；数字资源建设

信息化时代已经以惊人的速度推动着人们生产、生活和传播方式的变化，在历史发展过程中，作为具有承载信息、记录高校在教育、教学、科研、建设等工作进程的高校档案也在悄然朝着信息化管理方向发展。

档案信息资源建设的档案信息化建设的关键，在信息时代下，档案数据势必具有新的特点，正是如此，对信息时代下档案信息资源建设的探讨关系着档案信息化建设事业的前途，意义非凡。

1、档案信息资源建设的内容及重要性

2002年12月25日，国家档案局通过的《全国档案信息化建设实施纲要》中将档案信息化建设内容概括为6部分，即：档案信息化基础设施建设、档案洗洗资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设和档案信息化标准规范建设。其中，高校档案信息资源建设是高校档案信息化建设的关键和核心。

高校档案信息资源建设主要内容包括：高校馆藏档案的数字化、电子文件的采集和接收档案信息资源建设。

高校档案信息化建设的主体即为档案资源，只有将档案资源准确的、高效的、有机的建设起来，才能高水平的完成档案信息化建设。高校档案信息化建设如果没有丰富的、合理的、有机结合在一起的、优质的数字档案信息资源，那么，档案信息化建设就会成为“无本之木、无源之水、无米之炊”，档案信息化建设的目标和作用就无法实现，失去了档案信息化建设的意义。因此档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心内容，是档案信息化建设的“内在货源”保障，关系到档案信息化建设的成败。

2、信息时代档案数据特点

信息时代的变革减轻了手工劳动，规范了工作流程，其使得多种人工劳动发生了质的变化，同时影响着人们的思维方式。高校中的各业务也在这一时代中发生了翻天覆地的变化，均拥有着各自的业务系统为之服务。作为在高校教学、科研、党政管理以及其他活动中形成的归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录，是学校各种业务数据的终点，档案数据势必呈现出了新的时代特征。

（一）数据量大，增长迅速

高校档案记录着学校在教学、科研等各种活动中直接形成的、清晰的、确定的原始信息。在信息时代下，学校各业务部门的业务系统不断增多，进而产生大量数据，这些数据、信息有很大一部分属于归档范畴，直接导致档案数据量增大；同时档案数据种类也不断增多，不仅包括传统的文档，还包括图片、视频、音频、网页、日志等。再者，档案信息化资源建设还包括将馆藏档案进行数字化，这部分也是数量众多的部分。另外随着工作的推进，在信息时代下，档案资源还包括在纸质保管年代，因条件所限未能很好保存的数据信息，例如：浏览轨迹、访问日志、操作日志等。因此，在信息时代下，档案数据量将会以高速的速度增长。

（二）分布广泛，多源异构

学校各业务系统业务侧重点不同、开发工具不同、开发人员不同、采用数据库类型不同、上线时间不同，直接导致在此过程中各系统间产生的数据多样性增加，同时数据不可避免的分布在不同的业务系统、不同的数据库中。由此可见，在信息时代高速发展的今天，数字资源将广泛的存在于诸多不同的业务系统当中，作为众多业务系统数据终点的档案数据势必会带有明显的异构性，呈现出结构化信息、半结构化信息和非结构化信息融合的态势，形成分布广泛的大量异构数据。

（三）真实可靠、准确度高

信息时代，数据来源变得庞杂，对于学校各业务系统产生的过程数据及结果数据，利用者更需要精确的信息来源，而并非在众多庞杂的数据中寻求自己的需求数据。档案信息资源建设就是一个将众多庞杂的数据按照一定的规则、格式进行组合，是对原始数据的保存，同时也对原始数据重新整合，当使用者根据外部环境进行数据选择时，可精确的将所需档案信息进行锁定。因此，在信息时代，档案数据必将得到更大关注，因为它“是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源”。具备真实可靠，准确度高的特性。

3、信息时代下档案信息资源建设面临的改变

高校档案信息资源建设主要包括：高校馆藏档案的数字化、电子文件的采集和接收档案信息资源建设。

（一）高校馆藏档案的数字化：是档案资源建设的很重要一个基础部分，主要包括目录录入、档案数字化加工。就高校来说，档案信息的数字化主要包括：纸质档案数字化；照片、底片、图纸等纸质档案数字化；录音录像档案数字化。

在信息时代下，这些原本的纸质文件本身是由业务系统中的电子文件进行了纸质化处理，因此，一部分数字化工作可以省略，例如：冲印的数码照片无需进行数字化加工，只需留存电子版即可。

（二）电子文件的采集：是档案资源建设的主要内容，主要包括将各业务过程中产生的最终的电子文件进行收集整理，电子文件的采集首先要求的是积累那些经过审批的“最终版本”的电子文件。

在信息时代下，无纸化办公已经成为常态，诸多归档的文件本身即是由业务系统生成的报表，在进行收集时需按照固定格式将报表生成电子版并转化为档案固定不可修改格式进行保存，同时收集方式可以采用网络在线接收和介质移交接收。

（三）接收档案信息资源建设：各种具有档案性质的行业、专题资源库。各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是档案馆数字资源建设的重要采集内容。

在信息时代下，可通过网络在线采集网现有的各种信息资源库，也可以根据使用需求，采购一些全文光盘数据库补充档案馆数字资源建设的不足。

4、信息时代下档案信息资源建设的实施策略

信息时代背景下，档案信息资源建设必须考虑到时代的特征性，充分利用时代特征，以建设精准、丰富、有机的档案信息资源为目标，进而圆满完成档案信息化建设工作。

（一）有序、规范、有机的进行数字化加工

信息时代下对档案数字资源建设分为“增量档案电子化，存量档案数字化”，对存量档案的数字化加工，首先应该有原则、有顺序进行加工，例如根据利用率高低进行数字化，根据档案保存难以程度进行数字化，根据档案重要程度进行数字化等等。

信息时代下档案数字化加工更应该遵守统一的标准。数字化加工是一个技术性、规范性工作，应该严格遵守数字化加工的标准规范。目前用于档案信息资源建设的标准规范由如下有《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.2—1999）、《电子文件归档及管理规范》（GB/Tl8894—2002）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/ T31—2005）、《中国档案机读目录格式》（GB/T20163—2006）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47—2009）等。

信息时代下，有机的完成数字化加工工作。数字化加工绝不是简单的将非电子数据经过计算机、扫描仪等电子设备转化为非结构化数据进行简单存储，更为重要的是要与目录数据库的结构化数据相结合，结构化数据与非结构化数据有联系、有对应、有组合，只有形成一套完整的、系统的结构化与非结构数据的有机整体，才是真正的数字化。（二）整合资源，统一数据

信息时代背景下，学校各业务部门均有自己的业务系统，产生的业务数据在本系统内有统一性、规范性，不同系统间却有多样性。例如学校办公室OA系统、教务处成绩管理系统、科研处科研成果管理系统、财务处财务报表系统等采用的可能是不同的数据库，可能有Oracle、Informix、SQL sever、mysql等数据库，在尚无一个标准的数据接口下，可开发不同的转入工具使得不同数据库通过各自转入工具转化为统一的数据格式，分别与档案系统做借口，将各业务系统内需要归档字段与档案系统的字段做统一对应，则可完成数据高效利用，一定程度上消除信息屏障。另外，需提前做好调研，档案工作前端化，通过前端控制和全程管理，对其产生、使用、失效等过程进行有效管理，做到工作上主动性和前瞻性。

（三）以目标为导向，理清数据逻辑

档案的重要目的是利用，构建档案系统，完成信息化建设的首要思考问题应该是此系统的使用目的。由此根据理清数据间的关系进而去完成系统的设计与构建，“盘活”已有数据，最大限度优化系统。

例如在外语外贸类院校中出国学生比例较大，成绩翻译是档案利用工作的很重要的一个内容。采用手动录入、手动翻译当然可以解决问题，但是增加了劳动，重复建设数据，为此，可直接利用在务处成绩管理系统中已有学生的中文成绩，但是需与其中文成绩库做英文成绩库对应，理清其中学生学号、课程号、分数、课程的逻辑关系后，就可以很轻松的完成成绩英文翻译工作。

在完成中英文数据库一一对应之后，一份中文成绩单便成功翻译成了一份英文成绩单。

5、今后工作展望

（一）加强信息安全管理

信息时代背景下，数据是重中之重，访问系统首先要建立IAM（身份和访问管理）和隐私保护系统，实现统一身份认证、单点登录和访问权限控制，达到用户安全集成管理目标；其次，通过数据加密技术保护档案数据安全；再次，要建立完善的备份机制，提高系统容灾能力；最后要加强安全意识培训。

（二）加强标准规范建设

信息时代背景下，多样化业务系统、多样化数据已经成为常态，要消除信息孤岛，实现信息资源共享与整合就要协调各方利益，建立兼顾实用性、稳定性和国际性的档案数字资源整合的标准体系，完成不同协议、标准、规范的整合。

（三）加强人才队伍建设

信息时代的快速发展，迫使档案从业者要加强自身素质建设，在档案数字资源整合中承担起专家的角色，成为档案数字资源的提供者、组织者和领航者。要求档案从业者不仅具有过硬的档案专业知识，更要具备信息技术，不断学习跟随时代，才能做好档案资源建设，最终完成好档案信息化建设。

参考文献

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