关于企业机打发票日常管理的若干思考

谭莉桦 戈文萍

（重庆市计量质量检测研究院 重庆 万州 404100）

关于企业机打发票日常管理的若干思考

谭莉桦 戈文萍

（重庆市计量质量检测研究院 重庆 万州 404100）

随着社会的快速发展，机打发票在企业的发展和管理中也起到了越来越重要的作用。它不但在企业的日常管理中占据了主导地位，而且也便于国家税务部门的检查，对企业和国家税务的发展都十分重要。因此在企业的日常管理过程中一定要对机打发票进行合理的管理。

企业；机打发票；日常管理

在商品和劳务的交易过程中，发票是一种十分重要的凭证，它不仅可以起到载体的作用，而且还可以帮助国家的财务监管部门对税源进行合理的控制，对一些账务的重要源头进行进一步的审查[1]。不管企业的规模怎样，或大或小，只要是每天都有经营，就会和发票打交道。因此我们可以发现发票在企业的经营过程中是一个不可缺少的原始凭证。当前随着科学技术的不断发展，机打发票逐渐代替了传统的手写发票占据主导位置。通过使用机打发票，不但可以为客户带来方便，而且也给企业的机打发票管理提出了更高的要求。

一、企业领用机打发票管理

在企业机打发票的领用过程中需要从以下几个方面出发：首先，在企业的相关部门购入了机打发票之后，应该对纸质实物进行入库保存，然后再使用电脑开票系统登记入库；其次在领用的时候需要在《发票领用簿》上签字，分管人员需要到总管理人员那里领取发票；再次，分管理人员要按照步骤分次分量把发票分发给窗口的收费人员，没有经过授权的发票是不可以使用的。这可以有效的避免了收入和发票的外流；最后，相关人员在领发票的时候要看清编号是否是连续的，三联是否完好无损，一定需要设置专门的人来对发票进行使用管理，避免混乱现象发生。

二、企业使用机打发票管理

企业在具体使用机打发票的过程中需要遵循以下几点：第一，开第一张发票时需要输入纸质票面的发票编号和发票代码，以后各张在使用时就不用再输入编码了。第二，开发票前要仔细核对纸质发票和电脑开票系统中的编号是否一致，如果一致才可以开写发票；第三，机打发票需要在开票的系统中进行机打和填写；第四，不得超出机打发票的限额，否则发票是无效的；第五，发票的名称必须要填写公司的全称，不得写成单位简称或者填写的词汇比较多；第六，发票所有的填开项目都需要填写；第七，在信息填写完毕之后要仔细的和用户进行核对，如果没有错误就可以核对收到的金额和发票的金额，然后把发票联给用户。记账联则按照收费的顺序贴在原始凭证粘贴纸上；第八，如果发票出现了串行、破损时，不得进行涂改，按照作废来处理；第九，作废的发票不得任意的进行处理，要在电脑的开票系统山标注出来，然后再在纸质的发票上加盖相应的章，和正常的存根联一起交给财务。纸质发票作废和电脑开票系统作废需要同时进行，避免收入统计的错乱。

三、返还打印发票的管理

一般返还打印发票有两种形式，一种是返还没有使用过的空白发票；另一种是返还已经使用过的发票存根联。

第一，返还已经使用过的发票存根联时，要按照每一百组装成一本，每一本都需要有封皮。封皮包含：发票打印日期、发票的起止编号、有效使用数量、作废使用数量、发票的使用、检验和复核人以及返还的日子。使用过的发票不可以留有空白项。这些发票存根联经过相关人员的签字和盖章之后再交给发票的管理人。管理人员需要对封皮上所写的信息进行进一步的合适，确定无误之后再签字，而且还需要在发票领用簿上填写相关信息。对于返回来的发票存根联可以按照领用时候的顺序进行排列，一捆可以包含十本。进行集中存放，便于以后的税务检查。

第二，返还没有使用的发票时，管理人员需要对账务进行认真的合适，对返还的纸质实物发票数量和电脑发票系统中没有使用的发票信息进行合适，在核对无误之后，可以在电脑的开票系统中执行返还操作，登记了之后对纸质的发票进行回收。对于没有使用的返还发票要重新入库，不然会出现授权不成功的现象。

四、企业机打发票的验旧管理

我国所采用的是验旧售新的发票管理制度，当然机打发票也是包含在内的[2]。所以企业在日常的机打发票管理过程中要积极的配合国家的税务机关工作，按照月份或者季度来跟税务的专管员联系，对发票进行验旧。这个过程可以发现企业在机打发票管理过程中存在的问题，并及时纠正。在企业机打发票的日常管理活动中，发票的验旧过程也是一个十分重要的环节，必须要更加重视。

五、企业机打发票在日常管理中所需遵循的原则

机打发票的使用和管理是一个复杂的过程，因此必须要严格的按照国家的相关制度和法律规范来执行，具体需要遵循以下几个原则：

1.机打发票不可以转借和转让、虚开。企业在开具发票的时候不可以超过企业的经营范围；

2.发票不得损毁和丢失，更不可以擅自销毁发票。如果发生丢失，必须要在当前报告税务局，或者在公众媒体上发表发票作废的声明；

3.机打发票在开具的时候，开票企业和付款企业名称必须要保持一致，要坚持据实开具的原则；

4.如果遇到特殊情况，比如先开发票后付款等，业务人员需要填写相关的申请书，申请书中需要想起的写明开票的原因、时间和日期以及经办人、批准人等。在得到批准之后业务人员可以找专门的人员开具发票。特殊情况下所开具的发票需要限期准会款，否则按作废处理；

5.如果遇到一些用户通过采用各种优惠条件来让企业变通开具发票，实现其不良的目的，甚至有部分企业想要通过发票来逃税，要求企业进行错位开具发票。这些行为都是违法的，因此企业在具体开发票的过程中一定要坚决杜绝。

六、总结

计算机技术的发展为人们的生活带来了便利，以其为基础的机打发票代替了纸质发票在当今的企业经营中占据了主导地位，对企业的发展和国家税务的管理影响重大，因此我们必须要重视企业机打发票的日常管理工作，规范各方面机打发票的使用行为。

[1]杨翠平.浅谈企业机打发票的日常管理[J].商场现代化，2013，31：152-153.

[2]胡航，陈辉，袁高峰.要加强通用机打发票的控管[J].税收征纳，2012，09：12-13.