高校学生档案的管理现状与研究

吕 扬

（武汉职业技术学院，湖北 武汉 430074）

高校学生的档案是大学生通过全国统一考试，并被大中专院校录取之后的学生档案，其是干部人事档案管理工作中的重要组成部分。高校学生的档案主要是以文字记载的形式就学生在校期间的学习经历、学习能力和社会实践能力进行真实的记录，是高校教育成果的直接体现，同时也是大学生毕业之后，就业、组织聘用、升迁和考核的重要依据，与学生未来的就业前途和命运息息相关。最近几年，随着高校扩大招生，学校每到新生入学和毕业生离校之后，就需要面临巨大的档案工作压力，而现阶段高校的学生档案管理工作还存在着一定的问题，直接影响到学生就业、提干，甚至还会严重影响到高校学生档案功能的有效发挥。因此，及时采取措施解决高校学生档案管理过程中存在的问题就显得十分重要了。本文主要结合作者实际经验，就高校学生档案管理工作进行了研究。

一、高校学生档案管理工作的特点分析

高校学生档案管理工作的主要对象是学生，因为高等院校环境因素和个体发展阶段的特殊性，高校学生档案管理工作结合自身的特点，主要表现在以下几个方面：首先，学生档案收集的集中性。高校学生的档案收集工作和其他部门的档案材料收集工作有着明显的不同，高校学生的档案收集工作主要集中在每年六月下旬到七月上旬毕业生离校和九月初新生报道，在这两个阶段中学生的档案会大量的进入和流出，在这两个时期是学校档案管理部门最为繁忙的时期；其次，档案保存具有周期性。一般高校学生的档案都是随着招生结果自动进入到本校中，随着毕业生毕业离校而走出校园。因此，档案从进入学校到流出具备明显的周期流动性，档案的保存时间主要由学生的学制所决定；再次，学生档案材料具有多样性。通常情况下，高校的学生档案，包括在校本科生的档案和一些具备研究生招生资质院校研究生的档案。除了这些学生档案，还包括了学校的预科生、自考学生的档案，由于学生的学制和入学情况不一致，学校接受的档案内容具有很强的复杂性，在通常情况下，高校学生的档案是随着学生被学校录取而自动转入所在学校，档案的内容包含了学生在整个学习过程中生活中的方方面面，其内容十分繁杂。高校学生档案复杂和多样性，流动性强的特点，给高校学生档案管理工作带来了巨大的难题，同时，在教育体制不断深化改革的大背景之下，高校学生的档管理工作将会面临巨大的挑战。

二、高校学生档案管理存在的不足

1.学生档案管理理念落后，意识不足

学生档案管理过程中面临的各种问题，一个十分重要的原因就是档案管理部门的档案管理意识不足，对档案管理工作的重要性认识不足。很多高校都没有独立的档案管理机构，很多领导都认为学生档案管理工作让谁做都可以，多数情况下都将档案收集、整理和归档划归给学校的行政部门，管理十分的分散和落后，档案收集不及时，临时进行档案收集的现象十分明显，学校对学生档案管理工作的不重视，导致了学生档案的真实性不足，使得档案的利用价值没有得到全面的发挥。

2.学生档案信息不完善

从实际管理的情况分析，学生档案材料主要是学生个人填写的材料，材料的真实性难以考究，档案中反映学生个人综合素质以及企业希望了解学生个人能力、身心健康、创新能力等方面的材料较少，教师在学生档案中的评语以及学生客观素质发展状况的材料较少。同时，院校、系部、导员和班级干部所提供的坚定性材料，领导意见方面多数都是盖一个章，写一个同意就完事了，没有对学生进行客观和全面的评价。更有甚者为了提高学生的就业率，在档案离校之前，集中将学生所犯的过错和学校的处分临时撤销，不能全面体现出学生在整个学习期间个体发展的全貌，导致档案材料不完整，信息不完善，档案管理跟不上时代发展的步伐，使得档案不能真正发挥其应有的作用。

3.档案管理技术存在滞后性

现阶段，大多数的高校还是采用过去传统的陈旧模式对学生档案进行管理。管理理念和防范还停留在对纸质档案管理过程中。最近几年，随着高等院校招生规模不断扩大，学生档案呈现出存放时间短，流动速度快，投递单位多的发展特点，过去传统的档案管理方式已经不能适应社会发展的需求。而有些高校虽然已经积极应用计算机和互联网等现代信息技术设备的，但多数都是仅限于学生基本信息的录入和检索，未能将计算机高效的管理作用全面发挥出来，还不能实现无纸化办公。

三、高校学生档案管理工作的对策研究

1.及时完善相关制度规范

高校学生档案的内容十分复杂，因此，为了保证学生档案管理的质量，高校的档案管理部门应该在高校相应方案法规的基础上，结合学校的实际情况，制定比较完善的档案管理细则，对学生档案是收集、整理、存档、转递以及利用等各个环节做出相应的规范和要求，增强学生档案管理的可操作性，提高档案管理的质量和标准，确保学生档案管理工作的规范和完整。

2.提高师生的档案意识

高校的档案管理部门应该采取各种措施，从多个途径中对学生档案的重要性进行宣传和教育，一方面要积极强化专业导员对学生档案意识的教育工作，另一方面学校还可以通过采用专题讲座、大课堂教学等方式对学生宣传档案管理的重要性。此外，还可以利用校园网络、广播和校报的等形式加强学生档案意识，让学生能够清楚的认识到档案对自己未来就业、升迁、组织考察以及调用等各个方面的重要性，促进学生保护好自己档案，

3.加快学生档案管理的数字化建设

最近几年，随着计算机技术、网络技术等信息技术在教育系统中应用和发展，学生档案管理数字化建设势在必行。因此在未来，学生档案数字化建设要紧紧依托学校的网络平台，通过对学生基本信息进行登记和录入，将学生在大学期间的学习成绩、奖励情况、社会实践内容、特长以及获得资格等信息进行数字化管理，并将这些信息及时的更新和补充，同时，对相应的学生纸质档案进行数字化建设，实现数字档案的网络查询和检索，这样能够显著提升毕业生电子档案的转递效率。而学生本人可以通过设定名称和登录密码利用校园网查阅自己的档案信息，而在促进毕业生到企业工作过程中，学校也可以利用学生的电子档案和用人单位进行沟通，从而凭借一站式的档案检索和查询，最大程度的发挥毕业生档案资源应有的作用。

4.提高档案管理人员的专业素质

学生的档案虽然不是学校永久需要保存的档案，但他却是学生人事档案的前身，与学生未来的就业、工作和生活紧密相关。因此，就要求高校的档案管理人员在对学生的档案进行管理过程中应该具备较高的思想政治素质、职业道德精神和专业素养能力，严格按照相关法律制度和规程做好学生档案的管理工作。同时，高校的档案管理人员在日常工作过程中，还要不断巩固自身的专业知识，注重自身知识结构的更新，不断提升自身的业务素质和档案管理质量。在实际档案管理和理论学习过程中不断发现新问题，不断探索解决新问题的方法和对策，改变过去档案管理工作的被动局面，深化学生档案服务的内容，充分发挥好档案在学生就业、生活等方面的重要作用。

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