基于流程再造的高校电子教务管理系统的建设

娄坤+李理

【摘 要】随着信息化时代的来临，我国高校已全面步入电子教务时代。相对于传统的教务管理，电子教务的内在要求在于流程再造，以及所带来的组织结构的不断优化和工作效能的不断提高。本文通过阐述电子教务流程的识别分析，提出了电子教务流程再造的原则和五个途径。

【关键词】流程再造     高校    电子教务    建设

一、电子政务、电子校务与电子教务

电子政务，是在全球经济一体化、网络化、信息化的时代趋势下的产物，是政府在进行公共行政管理和社会服务的过程中，利用电子信息技术，在互联网平台上开展的政务活动和行为。经过十余年的建设和发展，电子政务已普遍运用于世界各国。电子校务则是指应用现代化的电子信息技术和管理理论，对传统政务进行持续不断的革新和改善，以实现高效率的大学管理和服务，它包含了教务、科研、学生、财务、资产、人事、图书等系统。作为以教育教学为重要职责的高等院校，电子教务是电子校务中最重要的组成部分。

电子教务，是指在学校的日常运行和管理中，利用现代信息和通信技术手段，建立起来的一个提高教务管理效率，实现教学资源共享，提供领导决策信息，促进教育教学，服务全校师生，不断革新管理流程的校务体系。其行为主体包括学校、教务管理人员、校内各部门（院系）和全校师生等四个主体。电子教务平台包括了信息发布系统、网上受理应用系统、在线事务处理系统和数据交互共享系统。

二、电子教务流程的识别分析

高校的教务管理是一个复杂而庞大的体系，涉及成百上千的学科专业和课程，不同层次、年级和专业的学生，课程的编排、考试的安排、教学资料的发放等等，涉及教学运行、学籍管理、考务管理、教材建设、质量监控、实践培训、教育教学改革等多种业务。为了提高管理部门的办事效率，改善服务模式，需要对教务流程实施改革或者再造，而成功的再造必须建立在对学校现存教务流程客观识别的基础之上。

（一）电子教务流程的组成元素。包括活动、数据信息、参与者、逻辑关系以及传递时间。活动，又可称为任务，是完成教务管理的基本工作单元，也是流程的基本构成要素。一个完整的流程由若干个活动组成，哪些活动需要提前完成，哪些活动需要同步进行，都由整个流程的特性所决定。数据信息是流程推进的重要依据，是为了完成整个业务流程所需要的数据信息的输入和输出。参与者，既包括业务任务的承担者，也包括流程的服务对象;既包括业务流程中的人力资源，也包括完成活动中所涉及的物质资源。逻辑关系是指对业务流程活动之间的时间逻辑和处理逻辑关系，它是教务流程再造的内在逻辑构建的关键所在，将决定着流程的执行。传递时间，是指从一个工作环节到下一个工作环节的时间间隔，它代表着教务管理工作的效率高低，当前均倾向于减少业务传递时间，提高服务响应效率，打造“一站式”服务模式。

（二）电子教务流程的活动类型。在日常的教学管理中，教务活动涉及方方面面，并且在学校的时间纬度和任务经度两方面始终贯穿于始末。教务流程就是这许许多多的教学活动的集合，而这些活动之间又相互联系、相互影响、相互作用。这种关系主要表现为以下四个方面：

1.顺序型。是指相关教务活动之间存在着前后的逻辑关系，必须完成前一项教务活动方可进行下一项教务活动。例如，学生通过电子教务管理系统在完成课程选择后，方可进行上课，进而参加考核取得成绩获得学分。这样的活动顺序不允许混乱和颠倒。

2.循环型。是指某项教学活动根据一定的工作周期周而复始的运行。例如，每一学期或学年的期初、期中、期末教学工作安排，或者从新生进校到毕业离校的教学过程，电子教务管理系统可以使得执行这样的教务活动更为科学有效，有利于教务流程的梳理和改造。

3.选择型。是指在某项或某几项教务活动进行过程中，出现了两种或两种以上需要进行选择的情况。例如，二级院系面对教学计划、教学安排、实践实训、教材选择等教务活动时，可以通过电子教务管理系统进行咨询、选择和执行。这样的活动往往数据信息量较大且可选度较高。

4.并列型。是指多个教务活动需要同时被执行的情况。例如，学校教学管理部门，往往要同时面对全校几十个教学单位，执行同一项或多项教务活动，而各教学单位的信息又相互独立和不同，需要教学管理部门依赖于电子教务系统进行梳理、分类和执行。

三、电子教务流程再造的原则和途径

电子政务兴起初期，其研究重点在于“电子”而非“政务”。这种本末倒置的研究方向限制了电子政务的发展和应用。电子政务不是纯技术项目，它本质上是引领变革的政务活动。对电子政务的研究，也不能只进行技术分析，更需要进行公共行政学的分析。电子政务的内在要求在于流程再造，以及所带来的组织结构的不断优化和工作效能的不断提高。

高等院校的教务管理部门面对着校内几十个部门、院系、馆所，以及几万名师生员工，从课程设置、教学安排、教材配备、质量监控、资源调配、学籍管理、成绩录入、咨询服务等方面维持了学校日常而庞杂的教学运转。电子教务的流程再造将有助于学校提高管理质量和工作效率，提升服务水平，优化资源配置。

（一）电子教务流程再造的原则。电子教务流程再造的中心理念是秉持教书育人的大学精神，以服务为中心，以师生需求为导向，转变单纯管理的职能，充分利用现代信息和通信技术，建立标准化作业程序，优化业务流程，提高工作效率，最终提供优质、高效、及时、全方位的教学服务。

（二）电子教务流程再造的途径。一是以满足师生需求为导向，设计合理高效的流程再造项目。教务管理的本质就是维持教学正常运转，服务全校师生。因此，电子教务的建设必须强调改善教务部门的公共服务，提高其公共服务水平和质量，加强业务程序的设计，评价考核体系的建设，调动师生广泛参与，提升教务管理的透明度和公开性。

二是以提高教务管理效率为目标，系统整合教务管理流程。电子教务有助于学校利用先进的现代网络通信和计算机技术，将内部和外部的管理和服务职能进行简化、整合、重组并在网上实现，从而打破教务工作受时间和空间的限制，为师生以及自身提供一体化的高效、优质、廉洁的管理和服务。要在管理制度上确立适用于电子教务的业务管理模式，扩大一线工作人员的工作处理弹性，建立信息公开制度和个人信息保护制度，注重打造跨部门、跨业务、跨地域的管理流程主线，打造网络上的“一站式”服务模式。

三是以先进的信息化技术为条件，确保业务流程的正常运转。电子教务的核心在于“教务”，但却不能脱离“电子”而单独存在，否则就是传统的教务管理。电子教务与传统教务的区别在于，电子教务能够不断优化业务程序，改进工作模式，创新工作方法，提高工作效率。这所有的一切均离不开先进的信息化技术的支持。高校的电子教务平台应站在信息化技术的前沿，运用先进的管理理念，将信息技术融入流程再造中，为高校电子教务提供技术保障和不竭动力。

四是以组织机构和人才队伍建设为保障，普及电子教务的应用。电子教务作为电子校务的核心组成部分，是全校性工程。学校要成立相关的信息化建设小组，学校主要负责人担任组长，相关职能部门和所有院系共同参与。一是要加强各部门一把手的培训，让其重视电子教务管理的重要意义;二是要加强教务管理人员的培训，使其熟悉掌握电子教务的使用方法;三是要加强信息技术人员的培训，做好校园信息化维护、系统应用和扩展、设备维护、技术支持和培训等工作。

五是以公共行政理论为指导，转变和改进管理服务理念。无论是传统的教务管理，还是新形势下的电子教务管理，其本质都是服务于教学，服务于师生。相比之下，电子教务由于依托信息化技术和现代通信技术，具有不断革新和改善，可持续探索和发展的优势。充分发挥电子教务的优势，就必须借鉴公共行政的先进理念，将教务流程扁平化，强调人本主义，主张工作效能和服务质量，打造“一站式”服务模式，降低运行成本，进一步转变教务人员的管理服务理念。

【参考文献】

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