OA办公自动化系统在单位信息化管理中的应用

李　沙中核建中核燃料元件有限公司，四川宜宾　644000

OA办公自动化系统在单位信息化管理中的应用

李沙
中核建中核燃料元件有限公司，四川宜宾644000

随着信息技术、网络技术、电子签章技术、文档批注技术和工作流技术等发展产生了OA办公系统，而OA办公系统已经逐渐得到很好地建设、推广与应用，使得单位的工作效率被提高了；同时，办公所用的成本不高。在本文中，通过分析单位在使用OA系统方面的特点，以及简单分析了OA系统的一些方面，包括：具有核心功能的模块、权限设计的思想、以及在推广、使用等过程中的经验。

办公自动化；单位；信息化建设

1　单位使用OA系统的必要性

在2013年，随着党的十八大的召开，在各个单位进行了深化地改革，改变了以往的局面，即不高的办事效率、繁琐的业务程序、不透明的信息等，为了提高服务的水平，从制度的建设开始，还要提升在单位的信息化的建设等水平，使得OA办公具有自动化的系统。

目前，软件平台的特点为成熟的技术、低廉的成本、普及率高等，被作为单位首先推进信息化的建设，即作为第一个被推广的对象，对于OA办公系统，包括以下特点。

1.1信息公开、信息共享

在单位，每一天进行的工作，包括：处理公文，对公文进行拟稿、核稿、会签、审签、制文、盖章和归档等，对于这些工作，按照一定的工作流的方式来完成，在以前各科室所收发的公文，往往是经办的人员所能看到的，在OA系统的使用后，不包括那些密件、敏感件，其他的公文，在单位内部的人员均是透明的，即在内部实行了监督和信息的共享。

1.2优化流程、明确时限

之所以单位在办事方面的效率不高，是因为一层一层进行审批，在这个进程中，上、下级之间的审批工作是避免不了的，但是，同一级别的审批能够优化进行，即并联审批，如同一等级的处室通过并发会签、梳理流程，来忽略一些环节，以及对每一个环节的办理时间给予设定，以超时督办为方式而加速办文的时间，进而提高整个工作的效率。

1.3远程办公

对于任意一份公文，在最终阶段均需厅（局）领导的签批，而领导出现错误的时候也很多，这样，造成公文被积压很多，工作的进度受到阻碍，而在OA办公系统的使用之后，方便了领导的工作，即用平板电脑把远程与内部的局域网连接起来，这样就能够及时及地进行批阅。

1.4捆绑推送业务系统

对于OA办公系统的发展，包括四个阶段：第一阶段，单机阶段，以个人事务为主，其借助的是OFFICE办公软件，这样使得个体工作形成自动化；第二阶段，流程化的发展阶段，通过计算机、网络技术的模拟的业务办理的流程，使得群体能够协同工作；第三个阶段，管理型OA阶段，对于OA，除了承担企事业单位在办公流程方面的管理，还对知识进行传播与共享。第四个阶段，业务智能型的OA阶段，使得行政与业务在办公方面结合为一体，这样形成了超越功能的、全面的信息与流程得到整合，以及智能型OA，这是未来发展的趋势。对于OA的特点，除了具有第二、三阶段OA特点之外，正朝着第四阶段进军，而用户不好改掉以往的工作习惯，尤其是业务软件的开发与完成，受到束缚，不好得到推广与应用，对于单位OA系统，通过深度的整合，使得业务系统，包括：行政审批系统、地籍管理系统、上地开发整理系统等，通过使用捆绑的方式而进行推送，而用户在平时，在使用OA系统时，方便接受业务系统［1］。

2　OA系统在单位的应用

2.1OA系统功能设计

对于OA系统的组成，包括两大部分，即常用功能、收发文功能，其中，而常用功能，包括：新闻、短信、邮件、通知、公告、任务的处理等功能，还包括：领导的日程、问题的反馈等特殊的功能，而收发文功能，若按照政府部门在办公时候的特点来划分，包括：发文、收文、请示、报告等。下面详细介绍常用功能的一些方面，对于新闻，可以引入的新闻是国际的、国内的、省内的、单位的、环境的等，这些新闻，任何用户均可以随便进行查寻或者观看，从而把握单位系统在工作中的动态；而对于短信，是在单位的OA系统中，建立了组织机构树，涉及到省厅、市（县）局、乡镇单位等，人数大约是3 000人，所有的人员均能够按照系统所授的权力来利用组织机构树，即向少数人或所有人发出短信消息，这样便于沟通和工作，与此同时，电子邮件的功能和短信一样，能够解决一些不好的问题。

对于任务办理，包括：个人需要执行流程的任务、领取流程的任务、己挂起流程的任务，以及用户对公文进行批阅于处理等。而领导日程，由于领导们公务多，领导的秘书或本人通过这个功能来发布一周的日程，这样便于工作。另外，由于用户多，利用这个模块来提问题，确保问题及时响应与解决，对于系统，具有时效性、流程性、可追溯性等特点，最后一个功能是收发文功能，方便用户在网上进行签写、审批等，另外，通过行政许可审批系统、地籍管理系统、信访管理系统，实现软件的复用［2］。

2.2OA系统权限设计

对于OA办公系统，按照纵向来分，包括：省单位厅的OA办公系统、省单位厅下属事业单位的OA办公系统、市或者县单位局的OA办公系统、市或者县国上、局下属的事业单位的OA办公系统等，每一个子系统，在编辑、查询的设计上，以上级对下级的查看为主，而同一个等级之间不能查看，对于省单位厅的人员，对本级所收发的文件可以编辑与查看，而省厅的下属事业单位的人员，对事业单位所收、发的文件，或者由市、县局所收、发的文件进行查看。但是一些公文敏感件，仅仅由经办的人员进行查看，若用户要看，则凭借“公文借阅流程”，待领导审核之后，方可查看。对于这种做法，往往与OA办公系统的功能不一样，所以，单位要设计OA系统的查看权限［3］。

2.3OA系统内部建设与推广

在OA办公系统的初期，针对内部建设与推广来看，任务比较艰巨，需要借鉴以下几点：第一，“一把手”，即厅长、局长，关注政府等机关所执行的负责制，即“一把手”，使得OA系统得以顺利运行，同时，对每一个部门的调研，需要与负责人积极配合。第二，在OA办公系统的过渡期，采用的是纸质件、电子件来审批。第三，建立了管理制度，包括：用户管理、签章密钥等，并有配套的工具、软件，这样就提高了OA系统的权威，对任一个用户所发放的是电子签章密钥，其具有法律的效力，而用户要妥善保管，一旦用户入职、离岗、变换时，均要办理相关手续。

3　结论

总而言之，在OA办公系统中，往往利用的是一些成熟的技术，包括工作流的技术、电子签章的技术、文档批注的技术、网络的技术等，给用户打造一种全新办公模式，实现了信息的公开、流程的规范、效率的提升、成本的降低等，借助OA办公系统，使得单位内部员工观念得到转换，而信息化建设、应用的水平也得到提高。

［1］邓晋琦.OA系统使用现状浅析［J］.中国高新技术企业，2010 （1）.

［2］刘媛媛.OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用［J］.西南军医，2009（3）.

［3］薛松，岳晓静.OA办公自动化系统运行中存在问题的探讨［J］.煤，2008（10）.

TP3

A

1674-6708（2015）152-0058-02

李沙，工程师，本科，工作单位：中核建中核燃料元件有限公司，研究方向：办公自动化