高校档案计算机管理系统的设想

邵海丽

（青海大学医学院，青海西宁，810001)

0 引言

传统档案管理多采用纸质及手工方式进行，由于未能对档案信息进行规则存取，进而使得查找与借阅时发生各种不便，不但管理工作效率不高，而且还会出现找不到档案资料的情况。随着经济全球化发展以及计算机技术的广泛应用，在档案管理工作中应用计算机技术已成为当前的发展趋势，并逐步成为高校档案管理工作现代化水平的一项重要的衡量标志。

1 高校档案计算机管理系统的设计思想

高校档案计算机管理系统主要利用关系模型数据库系统进行开发研究，其设计方法以模块化程序为主。此系统具有数据库维护功能，且档案馆能以实际需求为标准，对数据信息进行及时的添加、删除及修改等。此外，高校各部门还可利用此系统在计算机中录入各自的档案信息，并进行实时查询、修改、维护、传送档案信息等操作。除了对纸质文件进行管理外，此系统还可对电子文件、图片、音频、磁盘等多媒体信息进行管理，实现了数据存储的数字化以及档案馆信息收集与查询自动化。其中，此管理系统的核心为信息输入及维护。

2 系统的需求探究

高校档案计算机管理系统需要满足普通用户、高级用户、普通管理员及高级管理员四个方面的需求。其中，普通用户可对公开的档案信息进行直接查询，如果需要借阅，则首先需要将档案编号查出，再向普通管理员提供简单的个人信息及证件进行借阅；高级用户则主要为学校领导人员设计的，对于这类用户，高级管理员可根据其级别高低对其权限进行设置；普通管理员主要负责办理用户借阅及归还等，将借阅人员的基本资料进行登记，并且还可对档案基本信息进行修改、添加、统计、打印、销毁等，其管理权限主要由高级管理员进行设置；而系统高级管理员则可管理具有较高保密性的档案资料，对整个系统的用户管理模式进行修改、添加、删除用户等操作，并单独对每个用户的权限进行设置。此外，高级管理员还可对档案类型进行修改、合并、删除，以及备份数据等操作。

3 系统数据库的设计

档案计算机管理系统主要运用关系型的数据库，尽管对结构的设计有着较高的要求，但它可确保数据信息的一致性与完整性。此系统还具有相应快，操作直观简便等优势。

系统档案根据高校实际情况可分为党群、行政、教学等11种，管理系统将每种类型的档案作为一个数据库进行管理。由于随着软件的实际使用，档案类型会发生变化，因而管理系统中的表格及数据库的数量均会发生动态变化，但每个数据库的组成表格是不会发生变化的，具体有①档案表：包括档案号、正题名、副题名、保管期、密级、责任人、数量等内容；②档案类型表：主要包括高校的分类号及名称等；③借阅表：内容包括借阅人、接待员、证件、档案号、正题名及归还时间等。此外，在系统中还包括用户表、类型表、备份日志表等不属于任何数据库的自由报表。

4 系统的组成模块

将上述11 种类型的档案数据根据录入、查询、打印、系统设置、维护等功能设计成多种不同模块，便构成了如图1 所示的系统模块。

图1 高校档案计算机管理系统模块图

5 系统的实现方法

在设计高校档案计算机管理系统时，可根据系统功能的模块对系统进行开发，以下就档案管理系统部分功能的实现展开探究。

5.1 档案管理系统的设置

在档案管理系统的设置中，用户设置占据主要地位，同时也是高级管理员的重要工作之一。系统在添加新的用户时，需要输入用户名、密码、初始档案类型等，在将用户填加后，高级管理者便可删除、修改用户相关信息等。

用户在使用系统时，其操作随着设置的权限不同而发生改变。在此系统中，用户具有修改及添加档案资料、借阅及规划档案资料、销毁资料、对不同类型档案进行操作、数据恢复与备份、系统管理及用户权限管理等权限，可分别进行设置。其中，管理员对用户设置的权限将在此用户登录时的菜单设置上直接显现出来，系统便会依照系统用户不同的权限设置而显示出不同的功能模块。

此外，档案管理系统设置还包含分类设置，其指的是将高校各个类型的档案在数据库中事先进行设置，以便在录入档案信息时可进行准确选择，防止出现输入错误现象。其中部门单位的设置与编号的对照则是根据新旧档案的编号及单位内部的归档进行对照操作。

5.2 档案管理模块的实现

档案管理模块是集立卷、归档、修改、查询、借阅、归还等多项功能于一身的管理模块，其中档案资料录入为所有环节开展的基础。

在将表格添入档案资料中时，首先需输入档案的编号。档案编号主要由年份、档案类型码、案卷编码及档案编码四个部分组成，其中年份由四位数字组成，表示档案形成的年份时间；对于档案类型码，例如党群类的类型码为拼音DQ，并细分为党务综合（DQ11）、纪检（DQ12）等多个子类型，这部分主要在下拉列表中选择，在表单初始化时便需对它的值进行设置，且选择的值会随着当前操作的不同类型而不同；案卷编号则是由三位数字组成的编号；档案编号同样由三位数字组成，倘若添加了一个案卷，那么这一项便为空。在设置档案编号时，要对档案编号是否输入以及已输入的编号是否充分进行仔细检查，如果“是”将会作出提示，并要求管理员重新输入一次，其他各项根据实际情况填写即可。倘若添加案卷，那么卷内分数为一项时，系统的默认值便为0，以后在此卷内添加新的案卷时，其默认值便会自动增加。

输入完档案的信息后，便可进行查询与修改操作。查询指的是以用户提供的条件为依据，在系统数据库中筛选出符合要求的结果，并将结果返回到一张表格中以供用户进行使用。在修改时，需注意档案编号重复操作的情况。图2 即为某高校学生档案信息修改界面。

图2 学生档案信息修改界面图

需注意的是，在此档案管理系统中，还具备组合查询的功能。在实际工作中，通常会出现只记得档案信息的大概题目或时间等不确定信息，而通过利用组合查询功能，系统便可将用户想要的信息查询出来。用户在表单中可选择标题、时间、档案编号等需要查询的内容，并选择＜（小于）、= =（全等于）等关系运算符号，再输入已知的相关信息便可准确进行查询。倘若还知道其他更多条件，可选择“or”或“and”等逻辑关系，组合多项条件后再对档案信息进行查询。

5.3 借阅管理模块的实现

在高校档案计算机管理系统的借阅管理模块中，主要包括档案借阅、归还、销毁等几个子模块。

（1）档案借阅子模块

通过档案编号进行借阅为档案的唯一借阅方法，倘若用户对要借阅的档案编号不是十分清楚，可先在档案管理模块中进行查询，再进行借阅。当档案已经被借出时，便会出现对话框提示，用户可通过查询对借出档案的去向进行了解。此外，对于被销毁的档案，系统也会给出一定的提示信息。

在将档案编号输入系统时，系统会将所需档案的基本资料自动调出来，并显示进入系统的管理员及当前的时间，借阅人员为成功借到档案信息，需填写个人基本信息，在借阅时，系统会在借阅表中纳入档案的编号、当前时间及借阅人员资料等，以便进行查看。待确认借出后，系统档案表中的档案份数便会自动减少1。

（2）档案归还子模块

在将档案归还时，同样需要以档案编号为准。对于多份具有相同编号的档案，可能会被多个用户同时借阅，在归还时，应填写借阅人员的姓名，并从借阅表中将借阅人信息调出并进行确认。待归还后，借阅表便会将已归还的档案进行自动删除，并在归还表中自动添加已归还的档案标号、当前时间及借阅人员资料等，同时系统档案表中的档案份数会自动加上1。

（3）档案销毁子模块

档案的销毁也需根据档案的编号进行。对于不可销毁的已借出的档案，如需销毁其中的某一个案卷，只需输入案卷号的三位数字即可；如需销毁案卷里的某一档案，则需将档案编号完全输入。

5.4 报表管理模块的实现

案卷的打印包括案卷封面、封底、卷内目录等内容的打印，报表的打印则包括各类别明细、档案移交等日常报表的打印，同时还可根据自身需要对报表进行自动以打印。自定义报表实际上是指查询出来的数据。

5.5 系统的维护模块

系统维护模块主要是对系统数据库的初始化、定期进行恢复及备份等操作，防止出现数据丢失的现象。

6 结语

综上所述，在知识与技术快速发展的当今时代，信息产业化给高校档案事业的带来的挑战的同时，也带来了机遇。我们应当充分把握机遇，不断以创新寻求长远发展，力争达到档案的现代化管理，通过自身的良好建设从而为高校档案的使用人员提供更为优质的服务。

[1] 李雪梅,李俊旺.高校档案计算机管理系统[J].电力学报,2010,8(12):133-135.

[2] 徐莉.高校档案计算机管理系统的设想[J].平顶山工学院学报,2011,14(03):48-50.

[3] 张月琴,段富,路景贵.档案计算机管理系统的设计与实现[J].科技情报开发与经济,2010,23(16):138-140.