民生档案资源建设的科学方法与途径

王赛春

面对新时期档案工作要建立“三个体系”的要求及社会各界服务民生的一致呼声，青龙满族自治县牢固树立“大档案”意识，积极开展民生档案资源建设，坚持以科学发展观为指导，充分认识服务民生的重要性和紧迫性，增强工作的主动性和敏锐性。结合工作实际，发扬改革创新精神，科学分析，探索民生档案资源建设的科学方法与有效途径，并在本县内逐步建立起覆盖当地人民群众的民生档案资源体系，以满足社会各方面对档案资源的需要，充分发挥档案资政惠民作用。

一、县域民生档案资源储备情况

从民生档案的存放情况看，一部分保管在县档案馆，一部分保管在县直涉民部门、乡镇、村，还有一部分保管在其它社会组织或个人手中。从民生档案的形成数量看，招工、知青、户籍、婚姻登记、干部职工、养老保险、医疗保险、学籍、计划生育、新农合、低保、病历、土地（水面、山林）承包（延包）、流转、林改、宅基地、房产、公证、诉讼等民生档案约占我县档案储存量的60﹪。此外，随着经济和社会的快速发展以及各项民生政策的落实，县域的民生档案资源越来越丰富，种类越来越多，储藏量也越来越大。

二、县域民生档案管理的现状及存在的问题

近年来，各级档案管理部门都加强了民生档案的规范化管理和服务利用。2009年，青龙满族自治县制发了《关于加强民生档案工作的意见》，加快了民生档案资源体系建设步伐。县档案局（馆）加强了对重点民生档案的指导，同时，克服库房紧缺、保管条件较差的实际困难，加大了林改、土地承包（延包）、流转、移民、知青、招工、婚姻、公证、企业改制、计生、新农合等重点民生档案的接收、征集力度。目前，青龙满族自治县馆藏档案已超过20万卷，民生档案约占馆藏总量的50﹪。民生档案在收集、整理、保管、信息化方面正在逐步规范，利用效果日益突显。但民生档案工作还存在着档案意识薄弱、业务水平不高、管理不规范、保管不集中、库房不够用、人员不充分等问题。主要表现在以下四个方面：

（一）认识不同，管理水平不一。

由于民生档案形成单位较多，各单位领导及档案管理人员的档案意识、业务水平参差不齐，调换频繁，兼职较多，造成部分单位档案管理混乱。有的单位认为档案可有可无，未将关系百姓切身利益的材料纳入档案管理范围，未经系统整理;有的单位自行设计民生档案整理方法，未考虑档案的专业要求，只是简单装订，写上封面，无编号，无目录，档案标准化程度较低;还有的单位甚至有乱堆乱放现象，如：部分乡镇、村所保存的土地承包（延包）、流转、林改等档案，由于受两委换届、人员更换等因素的影响，已有损毁或遗失现象。

（二）形成主体多样，管理不集中。

一是各科（股）室形成的民生档案，未按时移交单位档案室集中管理。例如：有的单位没有专门档案室的设置，无法集中保管;有的科（股）室为了自己“随用随找”，未向单位档案室移交。二是不同的形成主体形成的同一种民生档案分散保存在不同单位。如：城市三年大变样档案，分别保存在城乡规划局、住房和城乡建设局以及棚户区改造办公室等单位。三是民生档案形成单位为了自身工作之便，未按要求向县档案馆移交。这些因素都造成了查阅者在不同程度上跑了冤枉路，给查阅利用者带来了极大的不便。

（三）数量庞大、库房不够用。

随着档案工作逐步走向规范化，档案数量快速增加，重点民生档案单位和县档案馆的库房空间已远远不够。如：青龙档案馆的馆藏量早已突破20万卷，却因种种原因，新馆建设迟迟未开工，这些档案仍然被安置在临时的库房中，现已很难按规定接收档案。因此，与日俱增的民生档案也给各单位造成了极大的库藏压力。

（四）社会需求大，人员不充分。

青龙满族自治县地处山区，所辖25个乡镇，396个行政村，覆盖面积广，人口多。众多的人口相应形成了数量庞大的民生档案，民生档案利用日益频繁。如：目前，仅县档案馆日均接待查档就不少于15人次，民生档案的查阅率上升到80﹪。但县档案馆人员编制少，工作任务重，显然影响了档案的查阅利用效率，影响了档案工作在利用者心中的位置，影响了档案事业的健康发展。

三、加强民生档案资源建设的科学方法与途径

随着各项机构改革和民生工作的开展，各级档案管理部门要切实采取有效措施，把与百姓生活息息相关的全部档案纳入民生档案工作的范围，加强民生档案资源建设和开发，使民生档案真正造福于百姓。

（一）转变观念，扩大宣传，全面提升社会民生档案意识。

档案部门要首先转变观念，认清使命，紧随时代步伐，扛起民生档案建设大旗，充分利用广播、电视、网络等媒体，对档案工作进行宣传，使领导干部和人民群众都能意识到民生档案的重要性及档案工作的重要意义，快速提升全社会档案意识。其次，要积极推进新馆建设，争取足够的人力、财力支持，加快推进档案信息化建设和数字档案馆建设，促进档案事业科学、快速、持续发展。

（二）统筹规划，有效监管，科学有序整合民生档案资源。

民生档案来源于不同的行业和部门，种类较多，内容丰富。档案部门要建立健全民生档案管理的法规和制度体系，统筹规划，有效监管，科学有序整合民生档案资源。首先，加强调查研究工作，了解各单位形成的档案门类，明确民生档案材料收集和归档范围。第二，根据实际，打破部门界限，制定科学的接收、指导计划。第三，积极调整档案馆馆藏档案收集范围，主动协调，将利用率较高的重点民生档案按时或提前接收进馆，建立民生档案资源数据库，充分发挥档案保管的主渠道作用。对一些专业性较强，受各种因素制约难以按时移交进馆的民生档案，可通过目录移交、电子文件在线接收、全文数字化等方式，实现民生档案信息数据的集中统一管理。第四，要求各涉民部门把民生档案作为本单位档案的有机组成部分，纳入档案管理体系，实行集中统一管理。总之，通过档案实体和信息数据两种方式的整合，改变民生档案的分散状态，最大限度地实现民生档案信息资源的社会共享。

（三）协调联动，齐抓共管，合力推进民生档案资源建设。

民生档案工作涉及面广、难度大。档案行政管理部门要以实施国家档案局8号令为契机，从源头抓起，逐步推进依法治档工作进程。一是要积极争取各级党委和政府的大力支持，把民生档案工作列入党委和政府的议事日程，纳入当地经济和社会发展规划。二是要加强与劳动、民政、教育、卫生、计划生育、食品安全、环保等涉民主管部门的协作，共同研究，联合制发或修订各类民生档案的规范性文件，联手推动各领域的民生档案工作。三是深入基层，对乡镇、社区、行政村的规范化建档和服务利用工作进行有效监管，基本形成一个由各级党委政府领导、涉民主管部门各负其责、档案部门依法监管的合力推动民生档案工作的良性机制。

（四）突出重点，优先数字化，快速提升民生档案服务能力。

为解决民生档案查找不方便、不快捷的问题，发挥民生档案资源的最大效用，青龙满族自治县自2008年起，通过机关人员自行著录、常年雇佣小工、服务外包等方式，运用计算机技术和网络技术，已将民生档案全部著录，并优先对婚姻、招工、知青、公证等利用最频繁的档案进行数字化处理，极大地提高了服务民生的办事效率。

档案行政管理部门和立档单位要依据《档案法》和《档案法实施办法》等法律法规，继续将民生档案工作作为档案工作的重中之重，轻重缓急地处理民生档案工作中存在的问题。对于数量庞大且短期保管的档案，可采取简易整理等方式进行临时处理，以缓解档案工作人员的工作压力。此外，树立“大服务”理念，不断完善民生档案利用制度，简化利用程序，加大数字化力度。在传统利用方式的基础上，在保护公民个人隐私的前提下，积极探索推进“异地查档、跨馆服务”等便民利民新举措，大胆尝试利用网络、微信、微博、手机短信等新平台，全方位多角度提供档案信息服务。

总之，档案信息资源整合、共享已成为新时期高层次的信息资源模式和未来档案事业发展的必然趋势，民生档案工作是最重要的一环。档案部门要采取多种有效措施，对所辖区域内的民生档案资源进行整合，优先对利用频繁的民生档案进行数字化处理和信息发布，不断提升档案部门公共服务能力，有效地为经济社会发展和社会和谐稳定服务。

（作者单位：青龙满族自治县档案局（馆））